Inlägg

Spotlight – smart doldis i Zoom

, ,
Vad är poängen med Spotlight och Pin i Zoom, egentligen?
Ja, den frågan kan man ju ställa sig – förutsatt att man först upptäckt att de finns.
Nästan aldrig har jag sett någon annan använda Spotlight. Inte har det blivit så ofta för egen del heller.
Det är ganska smart, faktiskt. Men man får tänka efter och ha lite fantasi.

Så här hanterar du Spotlight

Vi börjar med en förklaring:
Kanske Spotlight är som mest användbart vid större möten, men det är inte tvunget.
För att det ska fungera krävs minst tre deltagare med kameran på.

Henrik och Sara i spotlight

Du vet hur många mötesprogram ofta visar den som talar i större bild (beroende på inställningarna)? Vid stora möten kan det bli lite stökigt, särskilt om deltagarna har halvtaskig mikrofondisciplin. Det är illa nog med störande bakgrundsljud eller hostningar och harklingar. Om bilden dessutom växlar blir det ännu jobbigare.

Spotlight går ut på att värden eller en co-host kan välja en eller flera deltagare som visas på samma sätt – oavsett vem som talar för ögonblicket. Det blir lite mer stabilitet i vem som syns i rutan, utan växlingar för minsta harkling.
För deltagare finns Pin – som bara påverkar den egna skärmen – men fungerar likadant, i stort sett.
Spotlight hanterar du enklast genom att först öppna deltagarlistan.
Välj en deltagare, hovra med muspekaren över namnet så den lilla blå knappen dyker upp till höger
Klicka på den blå knappen vid namnet så menyn öppnas

  • plus Ulrika

    Välj Spotlight for Everyone för den första personen.

  • Add Spotlight om du vill lägga till personer i stor bild (upp till nio).
  • Eller Replace Spotlight om du vill ta bort spotlighten från någon.
Klart!
För att ta bort Spotlighten från någon deltagare gör du precis likadant men väljer Remove Spotlight
Du kan också starta genom att hovra med muspekaren över deltagarbilderna, men personligen föredrar jag från deltagarlistan.

Använd Spotlight till…

De uppenbara användningsområden för Spotlight är:

🟠Paneldiskussion

Sätt panelens deltagare i Spotlight så de syns tydligt och stabilt i bild.
Ungefär som att ha kameran riktad mot panelsoffan, fast deltagarna kan sitta var som helst i världen.
Välj själv om moderatorn också ska vara i Spotlight eller inte.

och Helen

🟠Frågestund

Sätt experten i fokus med Spotlight. Kanske även moderatorn.

🟠Förtydliga talarordningen

Kanske mest aktuellt ifall mötesdisciplinen brister eller diskussionen blir extra livlig.
Sätt den i Spotlight som har fått ordet. Även om andra kanske försöker avbryta så visar du visuellt vem som egentligen har ordet och det blir tydligt att den som avbryter gör just det. Avbryter alltså.

🟠Fler förslag?

Har du andra idéer om hur Spotlight kan komma till användning kan du gärna dela med dig i en kommentar.

För deltagare motsvaras Spotlight av Pin, men då bara för den egna skärmen

Men varför, kan man undra. Vad är poängen?
När jag höll stort webbinarium ”Bli vass på Zoom” januari 2021, i regi av He jEngagemang, nämnde jag att möjligheten fanns men också att jag inte kommit på vad det skulle vara bra för.
”Det kan vara ganska bra om den du Pinnar är teckenspråkstolken” kom det i chatten.
Så klart! Men så långt hade ju inte jag tänkt.
Säkert finns det andra fördelar med Pin, men ingen som jag kommit på ännu. Vet du?
Tack till Henrik Gustafsson, Sara Lawett, Ulrika Skoglund, Helen Gustavsson och Christer Järild för er hjälp att illustrera detta inlägg.
/0 Kommentarer/av

Digitala möten – är de egentligen svårare eller är svårigheterna bara andra än de vi vant oss vid i konferensrummet?

,

Är möten i konferensrummet så problemfria som vi mindes dem?

Under de senaste två årens hemarbete har det ofta gnällts friskt över svårigheterna med digitala möten: mik på/av, kamera på/av, skärmdelning, uppkoppling och så vidare. Det verkar som om gammaldags möten var helt smidiga och problemfria. Men var de det?

När många nu återvänt till kontoren, åtminstone delvis, misstänker jag att en del vaknar upp ur sin minnesförlust. För ibland har det verkar som om vi drabbats av kollektiv minnesförlust vad gäller utmaningarna med att arbeta och ha möten på kontoret.

Låt mig ge några exempel från min egen erfarenhet:

  1. NÄR kan vi ha mötet-1? – vid ett traditionellt möte måste vi ta in restider och logistik i planeringen – och kostnader för både tid och transport.
  2. VAR kan vi ha mötet-1? – Ska vi ha mötet där de flesta deltagarna hör hemma eller där det blir bäst för de minst tillgängliga deltagarna?
  3. VAR kan vi ha mötet-2? – Att hitta ett ledigt konferensrum av rätt storlek med rätt utrustning och till rätt kostnad (om externt)
  4. Kostnader? Godkännanden! – I många organisationer krävs budget, beviljanden och omständliga processer för att få lov att lägga ut pengar för konferenskostnader och resor
  5. NÄR kan vi ha mötet-2? – i så fall krävs ofta rejäl framförhållning
  6. Skicket på konferensrummet – Hur många gånger har jag inte hittat (interna) konferensrum med fullklottrade whiteboards och/eller blädderblock, rester av fika och måltider kvar, stolar i oordning, sladdar och kablar över hela bordet – eller borta. Och gärna lite ringar efter kaffemuggar och några smulor här och där. Och dålig luft. Just det, gärna med någon som skrivit på whiteboarden med permanent penna!
  7. Funkar projektorn? – Finns rätt adaptrar och är lampan ok? Klarar den som ska använda den av att ansluta? Och behöver hen wifi, förresten? (vad var nu inloggningen för gäster?)
  8. Eller ska de leverera en presentation för värden att visa? När? I vilket program? Format? Hur? (Hur många gånger har grejerna inte sett ut som det var tänkt?)
  9. Är batteriet ok i ”klickaren”
  10. Funkar pennorna eller är de torra? Finns de färger du tänkt använda?
  11. Finns det en sudd till whiteboarden? Funkar den eller är den så fullsmetad med gammal färg att den lämnar ett grått smuts-spår?
  12. Finns det blädderblock?
  13. Och tillräckligt med utrymme att fästa dem? På ytor där man får lov att fästa upp grejer?
  14. Och något att fästa dem med? Som inte skadar underlaget?
  15. Och sedan när mötet är över: Sudda tavlan, samla ihop blädderblock och post-itlapparna (men glöm för allt i världen inte att ta bilder först och för dokumentationen som du behöver göra i efterhand), städa och torka bord, släng muggar eller bär ut dem till diskmaskinen och ställ i ordning stolar, ordna kablar och så vidare – för du vill ju kunna klaga med gott samvete på andra som lämnar konferensrum i en enda röra – ALLT med nästa gäng som bokat konferensrummet otåligt flåsande utanför dörren.
  16. Därefter blir det kanske till att dokumentera vad ni kommit fram till – inklusive att tyda alla svårlästa handstilar – och kanske att spara de där blädderblocken och post-itlapparna i garderoben ifall någon skulle få för sig att ifrågasätta din dokumentation.

Känner du igen någon av punkterna? Några? Alla?

För min del är svaret: Alla! Inte bara en gång.

Men digitala möten då? Menar jag att de är problemfria?

Inte alls. Visst finns det utmaningar även med digitala möten. Nya utmaningar som kräver nya lösningar, upplärning och kanske att vi tänker lite annorlunda. För den stora skillnaden är att de gamla problemen jag listade ovan är just gamla problem där vi redan har beprövade lösningar på det mesta:

  • Vi vet att vi måste planera långt i förväg för att hinna med punkterna 1-5
  • Punkt 6 löser vi genom att boka rummet med marginal till när mötet ska börja, så vi hinner röja efter slarviga kollegor
  • Då passar vi också på att kolla projektorn och adaptrar har vi antagligen väskan full av. Liksom av pennor (10), post-itlappar, tejp, häftmassa och extrabatterier.
  • Dessutom har vi lärt oss att inspektera rummet i förväg för att se att utrymmet fungerar och att väggarna duger att sätta upp blädderblock på.

För att hantera utmaningarna med digitala möten tvingas vi däremot lära nytt, anpassa oss, testa och riskera att misslyckas. Därför tycker vi att de är jobbiga.

Nya utmaningar. Nya, obekanta, lösningar.

Digitala möten: Nya problem – OK, men också nya möjligheter!

Punkterna 1-6 reduceras till nästan ingenting för digitala möten:

  • Timingen behöver varken ta hänsyn till logistik, tillgång på konferensrum eller kostnader för desamma – bara tillgänglighet för deltagarna!
  • Dessutom öppnar de för att få med nya deltagare, nya experter och specialister som annars hade varit omöjliga att få fatt i
  • Det bli mycket enklare att planera digitala möten!
  • Dessutom, med covid i färskt minne är vi nog snabbare till att backa ur konferensrumsmöten om vi känner oss lite krassliga eller fått lite hosta, men i digitala möten kan vi fortfarande vara med! Särskilt betydelsefullt om den krassliga är nyckelperson.

Punkt 7-9 – projektorstrulet – ersätter vi med att vi ska lära oss att dela skärm och att ge rätt deltagare tillåtelse att göra det

Punkt 10-16 (samtliga) löser vi genom att använda digitala whiteboards eller verktyg som till exempel Svava

  • Då får vi – på köpet – möjlighet att spara vår whiteboard till nästa möte – för att antingen kunna referera tillbaka till den eller bygga vidare på resultatet från förra mötet
  • Dessutom har vi därmed löst frågan med dokumentationen, med tydandet av handstilar och med att röja rummet med nästa gäng flåsande i nacken.

 

Känner du igen min lista över mötes-strul? Något jag har glömt?

Hur resonerar du kring knepigheterna med digitala möten i förhållande till de möjligheter och förenklingar de medför?

 

Om du är nyfiken på hur vi kan skapa bättre digitala möten är jag värd för en rad spännande nätverksträffar under 2022 som du kan läsa om och anmäla dig till här:

/0 Kommentarer/av

Zoom, i särklass störst möjligheter för dig som värd att hantera deltagare och vad de får göra

Vi talar ofta om digitala möten som om de alla var i samma format. Men precis som möten på plats är av olika storlek och karaktär, och därför behöver olika stora konferensrum och utrustning, är digitala möten olika och ställer olika krav på teknik och på mötesledare.

Zooms verkliga styrka är de lite större mötena, de där det ska presenteras och där deltagarna är så pass många, så pass viktiga eller stökiga att det krävs att man kan hantera deltagarna löpande, och styra vad de får göra och inte. Där slår Zoom allt annat jag sett på fingrarna, åtminstone bland de bredare och billigare tjänsterna. Vill man dessutom använda breakout rooms för smågrupper, blir skillnaden ännu större. Givetvis finns det specialtjänster som fokuserar på visa typer av möten, t.ex. webbinarier och konferenser, som är bättre på just det, men bland de vanliga mötesleverantörerna är Zoom i särklass för den här typen av möten. För vanliga videosamtal kan du använda nästan vad som helst.

Redan i inbjudan kan du lägga grunden för att styra upp ditt möte.

Redan när du skapar möten kan du bestämma en massa praktiska saker:

  1. Zooms meny att ställa in deltagarnas möjligheter redan när du skapar mötetOm deltagarna ska komma in direkt i mötet eller få vänta tills du släpper in dem – Med väntrummet på kan du ju verifiera att det är rätt personer som ansluter till mötet. Annars kan ju vem som helst dyka upp som lyckats få tag i länken. Samtidigt kan det bli överdrivet formellt för enklare möten.
  2. Om det ska krävas att vara inloggad på ett Zoom-konto för att kunna vara med – ifall alla i din organisation har Zoom-konton kan du ju använda detta för att hindra utomstående deltagare (men det är nog sällan aktuellt)​
  3. Om deltagarna ska komma in med kamera på eller av – Eftersom de kontroller jag beskriver här gör att du faktiskt kan köra nästan som ett webbinarium med bara ett vanligt konto, kan det ju vara så att du inte vill att deltagarna ska ha kameran på. Bättre då att de kommer in med den av än att ni ska behöva stänga av den åt dem.
  4. Om de ska komma in i mötet med mikrofonen på eller av – Samma sak med mikrofonen av. Då slipper man många störande bakgrundsljud från nytillkomna.
  5. Om de ska kunna komma in i mötet några minuter i förväg – En av de saker som folk ofta säger att de saknar är småsnacket före mötet. Men låt dem småsnacka en stund före mötet då!
  6. Om du bara ska tillåta deltagare från vissa länder eller regioner – har jag aldrig behövt använda själv, men möjligheten finns väl av en anledning
  • De tre sista gömmer sig under ”Advanced Options”
  • Även om du skickat inbjudan, kan du justera dessa inställningar, så länge du inte redan öppnat mötet.

När du öppnat mötet, men före deltagarna ansluter kan (och bör) du finputsa

I säkerhetsmenyn kan du bestämma en massa andra saker. Det är bra att styra upp dem innan deltagarna kommer in i mötet.

  1. Ska de kunna dela skärm, presentera eller inte? Om du vill att bara vissa ska kunna dela skärm eller presentera är det enklaste att klicka på de blå prickarna bredvid deras namn och göra dem till Co-host (Jag älskar co-hosts förresten!)
  2. Ska de kunna chatta över huvud taget? Du kan finjustera hur de kan chatta, i inställningarna i själva chatten, se nedan.
  3. Ska de kunna ändra hur deras namn syns i mötet? Ofta bra att kunna göra det eftersom en del kommer in med obegripliga epostadresser och andra kanske vill kunna vara anonyma men ändå vara med i mötet för att det är viktigt för dem. Då kan de ju bara byta namn till ”Kalle Kula”, stänga av sin kamera och ligga lågt.
  4. Ska de kunna sätta på sin mikrofon? Beroende på mötets karaktär kanske du vill att de inte ska kunna prata alls, eller när som helst som de själva vill, eller bara när du explicit ger dem lov?
  5. Ska de kunna sätta på kameran alls? Kanske mest aktuellt om det är väldigt många deltagare

Som du kanske märker kan du använda dessa inställningar för att göra ditt möte väldigt likt ett webbinarium, utan att behöva en webbinarielicens!

Mycket av detta, och mer därtill, kan du också styra i deltagarlistan

I botten av deltagarlistan kan du stänga av allas mikrofoner med en enda knapp.

Under ”More” där intill gömmer sig en massa möjligheter. En del saker återkommer från de andra menyerna.​

  1. Där kan du be alla att sätta på sina mikrofoner
  2. Här kan du också se till att deltagare kommer in i mötet med mikrofonen av – om du glömde att göra det när du skapade mötet
  3. Det är här du styr om det ska plinga när deltagare ansluter. – Ett diskretare alternativ till väntrum, men kanske ingen bra idé vid ett långt möte där du vill att deltagare ska komma och gå för att bara vara med på vissa delar av agendan.
  4. Här kan du låsa mötet så att inga fler kan ansluta – om ni ska snacka hemliga grejer.
  5. Och du kan koppla på väntrummet även efter att mötet startat – om du glömde göra det när du skapade mötet.
  6. Även här kan du styra ifall deltagarna ska kunna sätta på mikrofonen, ändra sina namn eller starta videon

I listan över deltagare, till höger om deltagares namn dyker en blå meny upp om du pekar med musen. Där kan du styra mycket på deltagarnivå. Det viktigaste är nog:

  1. I Zooms deltagarlista kan du välja att skicka en deltagare i "skamvrån" (väntrummet alltså) eller kicka ut dem helt ifrån mötet!Chatta med just den personen – Likadant kan alla deltagare göra om du givit dem tillåtelse att chatta med varandra
  2. Stänga av deras kamera
  3. Göra dem till ”Host” (brukar jag inte göra) eller till ”Co-host”. Co-host rekommenderar jag varmt att man använder. En co-host kan presentera och dela skärm även om övriga deltagare inte kan. De kan också hjälpa dig att hålla styr på deltagare.
  4. Du kan ta ner deras uppsträckta hand – om de har räckt upp en digitala hand i Zoom, men glömmer ta ner den, kan du eller din co-host fixa det här (men det syns inte i bilden eftersom där inte fanns några uppsträckta händer. Kvarglömda uppräckta händer kan ju bli förvirrande för dig som mötesledare men det är också så att uppsträckta digitala händer automatiskt hoppar upp till vänster i Gallery View (för att hjälpa dig som värd att uppmärksamma dem och hålla ordning på turordningen) och låser därmed alla deltagarbilder i vyn.
  5. Du kan byta namn på dem – om de inte klarar av det själva. Typiskt något som en co-host kan hjälpa dig med
  6. Du kan också skicka ut dem i väntrummet eller kasta ut dem ur mötet helt och hållet – och sedan är det kanske en bra idé att låsa mötet eller koppla på väntrummet.

Du kan till och med styra hur de kan chatta!

Längst ner i chattfönstret, till höger, hittar du tre små prickar. De öppnar ännu en meny där du kan styra upp hur deltagarna får använda chatten:

  • Inte alls
  • Bara med värden
  • Bara så det syns för alla
  • Med ”alla” och enskilt med varandra

Visst är det en hel del att hålla reda på, men fundera en stund på vilka fantastiska möjligheter det ger! Du kan anpassa ditt möte PRECIS efter mötets karaktär, dina behov och och preferenser. Med alla dessa möjligheter kan du ju faktiskt arrangera något som upplevs nästan precis som ett webbinarium men utan att behöva betala extra för en webbinarielicens och med bibehållen möjlighet att använda breakout rooms!

Inte att undra på att Zoom är min favorit, eller hur?

OBS! Verktygen för digitala möten utvecklas ständigt och i olika takt. Det som står här gäller vid inläggets publicering. Givetvis uppdaterar jag efter hand, men inte löpande, så möjligheterna och hur du hanterar dem kan förändras – förmodligen till det bättre. Tydligen har MS Teams kraftigt förbättrat motsvarande funktioner de senaste månaderna, så det ska jag kolla snarast.

/0 Kommentarer/av

Enkelt att hålla koll på när du hörs i videomötet!

Så här blir det alldeles för ofta innan vi kommer ihåg att sätta på mikrofonen

  • Oskar, Oskar, OSKAR! Stäng av din mikrofon!
  • Oj, jag snackade visst på mute.
  • [väntan medan talaren letar efter var hen kopplar på mikrofonen]
  • VAD var det för ljud? Och från VEM?!

Hur många pinsamma tillfällen har vi inte varit med om under det gångna året och lite till? Oftast för att deltagarna i digitala möten inte haft koll på eller vett att hantera mikrofonen ordentligt.

 

Enkelt att hålla koll på mikrofonen med mellanslagstangenten

Det är ju BUSENKELT, åtminstone i Zoom och MS Teams (fast olika)! (På dator alltså. Jag känner inte till motsvarande knep på mobil/platta)

Använd bara MELLANSLAGSTANGENTEN!

  • Zoom – Håll ner mellanslagstangenten medan du pratar (för att avmjuta mikrofonen). När du släpper blir du mjutad igen.
  • Microsoft Teams – Klicka på mellanslagstangenten för att byta mellan mikrofon på och av

Alltså kan du lämna mikrofonen överkryssad och avstängd under resten av mötet. Zooms lösning känns en aning säkrare eftersom den eliminerar risken att du glömmer stänga av mikrofonen (vem fortsätter att hålla nere en tangent under mötet, liksom?) medan det ju fortfarande är möjligt i MS Teams att glömma det där andra klicket för att stänga av igen.

 

Din dator är inte mer tankeläsare än du och jag. Faktiskt ännu mindre.

Funkar det inte? Antagligen är det för att du gjort något på datorn – i något annat fönster – och din dator naturligtvis då tror att det är där mellanslaget (mellanslagen?) hör hemma.

Klicka bara i fönstret för Zoom/MS Teams så ska det nog lösa sig.

Datorer är ju inte tankeläsare så de vet inte att din uppmärksamhet hoppat från vad det nu var du höll på med till att plötsligt vilja snacka. Den tror ju att du vill fortsätta där du var.

Jag har själv fyllt ett antal chattar med mellanslag innan jag insett vad som hände.

Ytterligare en anledning att inte falla för frestelsen att försöka multitaska.

 

Enkelt eller hur?

 

Känner du till motsvarande knep för andra mötestjänster? Tipsa gärna i kommentarerna!

Eller andra bra knep oavsett mötestjänst? Dela gärna med dig i en kommentar.

 

/0 Kommentarer/av

Start your online presentation like a pro

Start your online presentation like a pro. NOT like this.

Usually, we aren’t very photogenic when trying to navigate our computers

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

”How many ways are there really to shift to slideshow-mode?” I found myself wondering recently as one presenter after the other displayed yet a different way of going to slideshow in PowerPoint and Keynote during a three-day series of sessions with multiple speakers/presenters.

”But why on earth do they waste time, momentum and audience attention by not having done it beforehand?” was my next thought.

Because that is what happens. We lose pace, momentum …and authority by starting our presentations like that.

The all too common way online presentations start

The host builds expectations ahead of your presentation….”And now, here is…..drumroll…the session we all have been waiting for!!!”

Next:

  • ”I’m just gonna share my screen”
  • (How the heck do I do that?)
  • ”Hello, Host, can you please give me permission to share my screen?”
  • (Hmmm, should I share my entire screen or just PowerPoint/Keynote?)
  • (Oh, yeah, I need to push that darned share-button too) – in Zoom, that is
  • (Where’s my presentation now) – searching for all to see
  • Sure, show your slides to all of us while you search for how to go into slideshow mode – the know-it-alls in the audience think
  • Then shift into slideshow-mode in yet another way
  • ”Do you see my screen now?”

= a sure way to lose momentum and audience enthusiasm, and to have to start by recapturing participant attention and focus.

We all know the importance of the first seconds of a presentation. Of capturing and engaging the audience. This way is everything but that.

Follow these simple steps instead

Instead, just use these dead simple steps. They work in Zoom, MS Teams and most other meeting services.

  1. Remind the host to give you permission to present – ahead of your session
  2. Bring your presentation into slideshow-mode AHEAD of your turn
  3. Then use clicking TAB while pressing Alt on your PC to move between your slideshow and the meeting software (or any other open applications on your computer, for that sake). Command + Tab on Macs. (When first publishing these tips in Swedish on LinkedIn, I quickly realised that this shortcut was unknown to surprisingly many people. Personally, I don’t know how I would have coped for the latest decennia without it.)
  4. Then share:
    • ONLY your presentation if you’re only going to show slides (then you minimise the risk of showing off your irrelevant notifications to your audience)
    • YOUR ENTIRE SCREEN if your going to demo or show more than slides only (but then you should put you computer in night mode or turn off as many other software and notifications as possible or be ready to show them off to the world)
  5. Do NOT ask ”Do you see my screen now?”. Follow my simple advice here instead: No more “Do you see my screen now?”
  6. Practice ahead of time. Not just the running of your presentation, but the actual handling of the meeting service and the sharing of your screen/deck.

Because, what’s the point in investing time and effort in a great and convincing presentation if you’re prepared to erode that investment by the way you start it all.

Do you have any presentation hacks to share as well? Please do so in the comments.

 

/0 Kommentarer/av

No more ”Do you see my screen now?”

,

Do you see my screen now?

How many times haven’t we heard this question in digital meetings since the spring of 2020.

Completely unnecessarily!

No more ”Do you see my screen?”

Instead of asking this superfluous question, revealing your insecurity at handling modern meetings, find out yourself what they see! Simply join the meeting on a second device – as participant. Use your mobile phone or your iPad as in did for the picture. Or on a PC if you usually use a Mac or the other way around.*

Just make sure to avoid joining the audio part of the meeting, to avoid disturbing sound feedback.

 

You actually get two extra benefits:

  • *You get a better understanding of the meetings looking different on different devices (especially between mobile units and computers, but also between PC and Mac)
  • If you use breakout rooms, your ”participant device” will get assigned to one of the rooms which will give you a visual indication of how things are going in there. Do they look comfortable or confused?

You might want to rename your extra device to indicate that it is a passive participant. I sometimes rename mine ”Peter’s ghost participant”.

/0 Kommentarer/av

3 simple settings to avoid committing harakiri by Keynote in your next video meeting

Not the right mood for a great presentation.
Image by Usman Yousaf on Unsplash

Learn from my mistake. Don’t commit harakiri by Keynote.

You might well have watched ”Death by PowerPoint, the TEDX talk by JD Phillips, on how to avoid boring your audience to death with uninspiring presentations presentations.

This post is different. It’s not for your audience. It’s for you, the presenter. It’s about how to avoid committing harakiri in public in your next online meeting, be it Zoom or MS Teams.

Or, in other words, it’s about avoiding making the same mistake I did in the spring of 2020.

Checking three simple settings in Keynote will save you from public humiliation.

An hour I will always remember, but want to forget

Spring 2020. Loads of people get sent home from their offices, most of them utterly unprepared. Well, I thought, I have worked remotely for over a decade and trained innumerable users in the why’s and how’s of remote collaboration. I have knowledge and experience that others desperately need. So I started doing webinars and sharing tips and tricks. Then came the day when I was due to deliver my first webinar for UP, where I had recently become a member.

UP is the World’s first cloud agency and has worked remotely from the start ten years ago. UP being in advertising, the presentation template was in Apple Keynote of course. So I transferred my slides to Keynote from PowerPoint which I had used before.

As soon as I went into slideshow mode, my nightmare began. When I needed to shift back to Zoom (as you do a lot when presenting online), I couldn’t use Command + Tab to shift between running applications. Then, I suddenly realised that my mouse pointer didn’t show either. It was like navigating blindfolded! I’m rarely struck with tech panic, but this pushed me over the edge and my presentation turned into my worst performance ever. I write this to save you from the same embarrassment.

Blame the sleek style perfectionists at Apple

Apple design is all about less is more. Sleek is just the first name. So, when the designers at Apple made a presentation software years ago, they obviously had in mind that presenting should be sleek and minimalistic. But they designed for presenting on stage, with a beamer. Not for presenting online where you constantly need to shift between your slides and the meeting service. To keep an eye on audience feedback, comments, the chat or shift between showing slides and presenting with you in focus, or participants.

So, they created settings to minimise disturbances on screen. Like ”Show the mouse pointer only on slides with links” and set it ON as default. So, Unless you have a link on your slide, you hav no chance of seeing where your mouse is! Navigating blindfolded in other words.

The next setting was probably intended to avoid mistakenly shift tasks while presenting. They disabled task shifting using the short keys ”Command + Tab” (on Mac) or ”Alt + Tab” (in Windows). That completed my harakiri. Not only could I not see my where my mouse was on the screen. I couldn’t shift back and forth between my presentation and Zoom (or any other meeting software for that sake).

Check your settings, or be doomed

So, before you use Keynote in Slideshow mode for an online presentation, go to the Settings, select Slideshow and make sure to have them as in the second image. NOT as in the first.

Avoid these three settings for any online presentations.

Make sure to have these three settings like this.

/0 Kommentarer/av

Vill du hålla webbinarium? Kanske ett ”Allemanswebbinarium” i Zoom?

,

Vill du hålla webbinarium men inte är pigg på att ta extrakostnaden på toppen av Zoomlicensen? (Ja, sorry, detta tipset är bara möjligt i Zoom för närvarande.) Alltså en föreläsning med begränsade möjligheter för deltagarna att ställa frågor till dig eller interagera med varandra. Eller, helt enkelt, minskad risk för dem att störa din föreläsning.

Eller du kanske vill kombinera webbinarium med breakout rooms? (som av någon outgrundlig anledning inte ingår i Zooms vanliga webbinarietjänst)

Då är detta för dig!

Detta är också för dig som vill minska risken för att deltagare råkar störa dina möten. Eller att de kanske gör det med avsikt.

Använd Zooms stora möjligheter att kontrollera deltagarnas möjligheter till att hålla ”Allemanswebbinarium” OCH ha breakout rooms, om du vill!

Zooms ger väldigt stora möjligheter att kontrollera deltagarnas rättigheter i mötet. Dessa kan du använda dig av för att skapa något som liknar webbinariernas envägskommunikation.

Nycklarna till detta hittar du i Säkerhetsmenyn, Deltagarlistan och i Chatten (och faktiskt även när du satte upp mötet från början, åtminstone delvis.) Flera av dessa inställningar, men inte alla, blir kvar till nästa möte. Därför är det klokt att gå igenom dem före VARJE möte!

Säkerhetsmenyn

I säkerhetsmenyn kan du styra mycket av vad deltagarna kan göra i mötet.

Som du ser i bilden kommer mina deltagare att kunna chatta och ändra hur deras namn visas för övriga deltagare och för dig, värden så som jag beskrivit tidigare.

Men jag har stängt av deras möjlighet att dela sin skärm och att starta både mikrofon och kamera.

Om du delar skärm bör du kolla ifall de har möjlighet att Annotate. Den möjligheten vill du nog oftast stänga av. Åtminstone om du inte vill att de ska kunna rita på det material du delar på skärmen, som på en whiteboard. Vill du köra workshop kan det däremot vara bra att använda. Tyvärr kan du inte stänga av den möjligheten förrän du verkligen delar skärm, och behöver göra det varje gång du delar skärm, om du inte stoppat den i Settings för ditt konto på Zoom.us.

Deltagarlistan

I deltagarlistan kan du se till att alla deltagare kommer in i mötet med mikrofonen av, som jag gjort här till höger. Knappen Mute All som du ser överst i mitten av bilden har många hittat, men den tystar bara de deltagare som är i mötet när du trycker på den. Om du inte har valt Mute All Upon Entry kan eftersläntrare komma in i mötet med mikrofonen på och störa mötet ändå. Så att du för köra Mute All flera gånger om. Jag har varit med på sådana möten flera gånger – som deltagare. Skitjobbigt!

Zoom ber dig att bekräfta ditt val ==>

Chatten

I chatten kan du numera styra vem deltagarna kan chatta med. Hur du vill göra är din sak och påverkas så klart av antalet deltagare och ämnets natur, men du har möjlighet att låta dem:

  • Inte chatta alls, bara lyssna. Kanske extra relevant med väldigt många deltagare.
  • Chatta bara med dig som värd och med co-hosts.
  • Chatta med alla, men bara med alla.
  • Även chatta med varandra enskilt.

Min personliga preferens är att öppenhet alltid är bäst, men det kan ju ibland bli så att chatten får eget liv och distraherar från det budskap som du eller andra för fram i presentationer och diskussioner. Då skulle även jag kunna tänka mig att jag själv eller en co-host begränsar möjligheterna för deltagarna att chatta publikt eller enskilt med varandra.

MED möjlighet till Breakout rooms!

En extra fin fördel med att använda Zooms vanliga möten till webbinarium på det här viset är att möjligheten till breakout rooms blir oförändrad. Zooms regelrätta webbinarietjänst har ju inga breakout rooms.

Då kan man ju tänka sig att man inleder med mer enkelriktad kommunikation i webbinarieform och sedan delar upp deltagarna i grupprum där de kan diskutera vidare och sedan återsamlas. Eller att ha en serie webbinarier som följs av breakout rooms där deltagarna kan ställa följdfrågor till olika föreläsare i olika rum!

Se även Mingel i det digitala mötet!

Har du fler tips eller funderingar kring att styra upp deltagarna i Zoom-möten? Skriv gärna en kommentar!

 

 

 

/0 Kommentarer/av

Vill du byta namn? I Zoom-mötet alltså?

,

Vill du ändra ditt namn? I Zoom-mötet alltså?Har du hittat funktionen i Zoom som heter ”Rename”?

Med den kan du ändra hur ditt namn visas för övriga deltagare i Zoom-mötet. Om värden har tillåtit det, alltså.

Om du inte har ett eget Zoomkonto kan det ofta bli så att det som visas är bara ditt förnamn eller kanske din epostadress, kanske som du matat in dem vid något tidigare Zoom-möte i ett annat sammanhang.

VARFÖR ändra sitt namn i Zoom?

  • Många stora organisationer har kryptiska e-postadresser. Initialer och några siffror, till exempel. Om den visas kan det bli lite svårt för övriga deltagare att hålla reda på vem du är.
  • Du kanske har registrerat dig med din privata e-postadress tidigare och den följer med till jobbmöten. Eller tvärt om.
  • Ditt namn kanske är svårt för andra eller stavas på ett ovanligt sätt?
  • Du kanske är egenföretagare, som jag, och vill att ditt  företagsnamn ska synas tydligt – eller till och med dina kontaktuppgifter
  • Det kanske kan vara intressant att betona på vilken ort du befinner dig.

Eller

  • Det finns kanske en bra anledning för dig att vilja vara anonym? I synnerhet om mötet spelas in. Ofta säger ju då mötesledaren att om deltagarna inte vill vara med på inspelningen blir de tvungna att lämna mötet. Icke! Byt i stället till ett fantasinamn och stäng kameran så kan du fortsätta vara med. (Du kanske vill förklara för värden i chatten)

HUR ändrar man då sitt namn i Zoom?

Förutsatt att inte mötesvärden stängt av möjligheten för deltagare att byta namn är det ganska enkelt.

Du kan göra det på TVÅ olika ställen:

  • Deltagarlistan
    1. För muspekaren till höger om ditt eget namn i listan
    2. Två blå knappar dyker upp: Mute och More. Klicka på More, så öppnar sig en meny i stil med denna
    3. Välj Rename och ändra ditt namn.
    4. Klart!
  • Deltagarbilderna
    1. Uppe till höger finns en grupp små rutor där du kan ställa in hur bilderna av deltagare och presentatörer visas för dig
    2. Välj Gallery View, alltså att alla deltagare visas i lite stora rutor
    3. Leta upp din egen bild eller dina initialer (om du inte laddat upp en bild av dig själv)
    4. Om du för muspekaren till övre högra hörnet av din ruta dyker en liknande blå knapp upp, med tre små prickar i
    5. Klickar du på den öppnas en liknande meny där Rename finns med.
    6. Välj Rename och ändra ditt namn
    7. Klart!

Som deltagare behöver du inte vara orolig för att råka ändra någon annans namn av misstag. Det kan bara värdar och co-hosts göra. På ungefär samma sätt.

Än så länge har jag inte hittat samma möjlighet i MS Teams. Men det kommer säkert så småningom.

/0 Kommentarer/av

Håll kontakt med ditt team – vare sig de är på kontoret eller på språng

, ,

”Min dörr är alltid öppen. Ni kan komma och tala med mig när som helst” har man ju hört chefer säga.

En bra ambition för de i teamet som är på kontoret! Men för de som inte är där, då?

De som är på resande fot? De som är baserade på något annat kontor? Eller de som arbetar hemifrån?

Risken är stor att teamet delas upp i ett A-lag på kontoret och ett B-lag på distans.

Och att ha två team i ett lag fungerar nog bara i amerikansk fotboll där man ju har ett offensivt team och ett defensivt. Men inte annars. Inte i arbetslivet.

 

 

Det gäller att hålla kontakten med HELA teamet. Då finns det två enkla och bra metoder.

Ring dem!

Inget nytt, jag vet. Men det fungerar fantastiskt bra särskilt om du gör det ofta. Och när du ringer har jag två bra tips som båda kommer från Johan Book:

  • 50/50-regeln – En chef som Johan arbetade med träffade medlemmarna i sitt team högst en gång i månaden men fick ändå fantastiska resultat, både i medarbetarundersökningen och vad gäller lönsamheten. Han ringde sina medarbetare VARJE DAG och pratade 50% bull och 50% business.
  • Tre frågor – Johan har också berättat om sin första chef, hans bästa. Nästan varje dag ställde han samma frågor: 1) Hur går det idag? 2) Hur mår du? och 3) Är det något jag kan göra för att ditt jobb ska bli enklare och roligare?

Tänk så enkelt det kan vara.

Någon som känner sig nostalgisk?

Digital öppen dörr

Om du vill ha öppen dörr, öppna den för alla genom att göra den digital. Det här tipset fick jag av Malin Holm. Stort tack för det.

Bjud in medarbetarna till ett återkommande digitalt möte med frivillig närvaro. I det digitala mötet, se till att aktivera väntrummet (Lobby i MS Teams och Waiting Room i Zoom. Då kan du lätt låta någon vänta i väntrummet medan du talar med kollegan som kom först. Ungefär som i gamla tider när lampan lyste röd eller gul utanför chefens stängda dörr. Med den skillnaden att medan man väntar i det digitala väntrummet kan man ju faktiskt göra något produktivt.

Dessutom kan du, åtminstone i Zoom, skicka meddelanden till de som väntar i Waiting Room via chatten, till exempel med en gissning på hur länge till de kommer att behöva vänta eller be att få återkomma till dem senare.. Du ser ju vem som väntar.

 

Har du andra förslag till hur man som chef kan hålla öppen dörr och bra kontakt med hela sitt team, oavsett var de befinner sig? Skriv gärna en kommentar.

 

/0 Kommentarer/av