Inlägg

Spotlight – smart doldis i Zoom

, ,
Vad är poängen med Spotlight och Pin i Zoom, egentligen?
Ja, den frågan kan man ju ställa sig – förutsatt att man först upptäckt att de finns.
Nästan aldrig har jag sett någon annan använda Spotlight. Inte har det blivit så ofta för egen del heller.
Det är ganska smart, faktiskt. Men man får tänka efter och ha lite fantasi.

Så här hanterar du Spotlight

Vi börjar med en förklaring:
Kanske Spotlight är som mest användbart vid större möten, men det är inte tvunget.
För att det ska fungera krävs minst tre deltagare med kameran på.

Henrik och Sara i spotlight

Du vet hur många mötesprogram ofta visar den som talar i större bild (beroende på inställningarna)? Vid stora möten kan det bli lite stökigt, särskilt om deltagarna har halvtaskig mikrofondisciplin. Det är illa nog med störande bakgrundsljud eller hostningar och harklingar. Om bilden dessutom växlar blir det ännu jobbigare.

Spotlight går ut på att värden eller en co-host kan välja en eller flera deltagare som visas på samma sätt – oavsett vem som talar för ögonblicket. Det blir lite mer stabilitet i vem som syns i rutan, utan växlingar för minsta harkling.
För deltagare finns Pin – som bara påverkar den egna skärmen – men fungerar likadant, i stort sett.
Spotlight hanterar du enklast genom att först öppna deltagarlistan.
Välj en deltagare, hovra med muspekaren över namnet så den lilla blå knappen dyker upp till höger
Klicka på den blå knappen vid namnet så menyn öppnas

  • plus Ulrika

    Välj Spotlight for Everyone för den första personen.

  • Add Spotlight om du vill lägga till personer i stor bild (upp till nio).
  • Eller Replace Spotlight om du vill ta bort spotlighten från någon.
Klart!
För att ta bort Spotlighten från någon deltagare gör du precis likadant men väljer Remove Spotlight
Du kan också starta genom att hovra med muspekaren över deltagarbilderna, men personligen föredrar jag från deltagarlistan.

Använd Spotlight till…

De uppenbara användningsområden för Spotlight är:

🟠Paneldiskussion

Sätt panelens deltagare i Spotlight så de syns tydligt och stabilt i bild.
Ungefär som att ha kameran riktad mot panelsoffan, fast deltagarna kan sitta var som helst i världen.
Välj själv om moderatorn också ska vara i Spotlight eller inte.

och Helen

🟠Frågestund

Sätt experten i fokus med Spotlight. Kanske även moderatorn.

🟠Förtydliga talarordningen

Kanske mest aktuellt ifall mötesdisciplinen brister eller diskussionen blir extra livlig.
Sätt den i Spotlight som har fått ordet. Även om andra kanske försöker avbryta så visar du visuellt vem som egentligen har ordet och det blir tydligt att den som avbryter gör just det. Avbryter alltså.

🟠Fler förslag?

Har du andra idéer om hur Spotlight kan komma till användning kan du gärna dela med dig i en kommentar.

För deltagare motsvaras Spotlight av Pin, men då bara för den egna skärmen

Men varför, kan man undra. Vad är poängen?
När jag höll stort webbinarium ”Bli vass på Zoom” januari 2021, i regi av He jEngagemang, nämnde jag att möjligheten fanns men också att jag inte kommit på vad det skulle vara bra för.
”Det kan vara ganska bra om den du Pinnar är teckenspråkstolken” kom det i chatten.
Så klart! Men så långt hade ju inte jag tänkt.
Säkert finns det andra fördelar med Pin, men ingen som jag kommit på ännu. Vet du?
Tack till Henrik Gustafsson, Sara Lawett, Ulrika Skoglund, Helen Gustavsson och Christer Järild för er hjälp att illustrera detta inlägg.
/0 Kommentarer/av

Presentera som Hollywood gör film

,

Du kan inte övertyga den som sover, eller kollar mailen, eller Insta, eller…

Nr 3, Golden Retrievern, är din publik vid digitala möten

Distraktionerna är många och enkla att kasta sig in i, och ”vem märker väl om jag bara gör något annat en liten stund?”

 

Om tråkiga presentationer var ett gissel redan före C19 så har de digitala mötena gjort dem till rena katastrofen.

Istället för att deltagarna bara blir uttråkade och kanske zoomar ut kan de nu enkelt börja göra något helt annat. Dessutom blir det mycket svårare att se vilka som är med och vilka du har förlorat, särskilt om de inte har kameran på.

Omväxling, förändring och något nytt

Länge har jag predikat att det absolut viktigaste för att inte misslyckas med digitala presentationer är ett ständigt flöde av omväxling. Om en lång presentation med massor av bilder var tråkig i konferensrummet är den rena döden på skärmen. Döden för åhörarnas engagemang och uppmärksamhet liksom för budskapets effekt. Det gäller att hålla deltagarna engagerade HELA tiden.

Gör som Hollywood, introducera något nytt var 6:e till 7:e minut.

När jag lyssnade på Linda Björcks LinkedInpodden, Nr 170 (!!!) – ”Därför ska du använda video på LinkedIn” nämnde Helene Åberg från Stockholm Pixelhouse att vi kunde lära oss av hur Hollywood gör filmer. Tydligen är tumregeln att introducera något nytt med 6-7 minuters mellanrum. En ny scen, en ny karaktär, en överraskande twist på storyn till exempel. För de har lärt sig av erfarenhet att efter den tiden tappar publiken fokus. Det duger nog som tumregel även för oss som presenterar i digitala möten.

Vilken sorts omväxling kan vi arbeta med i digitala möten då?

Listan är lång, men här kommer några förslag. Lägg gärna till dina egna i en kommentar.

  1. Växla mellan att visa presentation och att tala i helbild. Ett bra sätt är att prata i helbild och sedan sammanfatta med en enkel bild (Tack Anna Bellman för det tipset)
  2. Byt mellan vad du presenterar. Om du presenterar bilder, stick in en film eller ett ljudklipp, eller kanske en demo
  3. Be din co-host att läsa upp eventuella frågor från chatten (för du bör alltid ha en co-host som håller koll på chatten, besvarar vissa frågor direkt och sparar andra till att be dig svara live). Co-hosten kan gärna nämna vem som ställt frågan, för att ytterligare engagera deltagarna
  4. Ställ en fråga till deltagarna, antingen att besvara i chatten eller med något verktyg som Svava, Mentimeter eller något annat. Även om den inte tillför mycket till innehållet så skapar den omväxling
  5. Nämn en deltagare vid namn. Ställ en riktad fråga till en namngiven deltagare (som kan förväntas ha något vettigt att komma med) eller – om det är riktigt illa – till någon som verkar ha zoomat ut.
  6. Ta in en annan talare. Eller kan ni ha en dialog ni båda hela tiden. Som en intervju snarare än en presentation.
  7. Växla mellan att presentera fakta och att illustrera konsekvenserna av det du presenterar med en engagerande berättelse.
  8. Skicka ut deltagarna i breakout rooms. Alla ÄLSKAR breakout rooms.
  9. Bryt för en bensträckare, eller kanske lättgympa – minst en gång i timmen. På IBM brukade vi tala om en ”one function break”. Så kort att man hinner hämta en nypa luft, förgifta den och sig själv med en cigg, fylla på med kaffe…eller tvärt om. Men bara en av dessa. Inte två.

Lycka till sedan med att trollbinda dina åhörare!

Bidra gärna med dina egna förslag eller erfarenheter i en kommentar nedan.

/0 Kommentarer/av

Zoom, i särklass störst möjligheter för dig som värd att hantera deltagare och vad de får göra

Vi talar ofta om digitala möten som om de alla var i samma format. Men precis som möten på plats är av olika storlek och karaktär, och därför behöver olika stora konferensrum och utrustning, är digitala möten olika och ställer olika krav på teknik och på mötesledare.

Zooms verkliga styrka är de lite större mötena, de där det ska presenteras och där deltagarna är så pass många, så pass viktiga eller stökiga att det krävs att man kan hantera deltagarna löpande, och styra vad de får göra och inte. Där slår Zoom allt annat jag sett på fingrarna, åtminstone bland de bredare och billigare tjänsterna. Vill man dessutom använda breakout rooms för smågrupper, blir skillnaden ännu större. Givetvis finns det specialtjänster som fokuserar på visa typer av möten, t.ex. webbinarier och konferenser, som är bättre på just det, men bland de vanliga mötesleverantörerna är Zoom i särklass för den här typen av möten. För vanliga videosamtal kan du använda nästan vad som helst.

Redan i inbjudan kan du lägga grunden för att styra upp ditt möte.

Redan när du skapar möten kan du bestämma en massa praktiska saker:

  1. Zooms meny att ställa in deltagarnas möjligheter redan när du skapar mötetOm deltagarna ska komma in direkt i mötet eller få vänta tills du släpper in dem – Med väntrummet på kan du ju verifiera att det är rätt personer som ansluter till mötet. Annars kan ju vem som helst dyka upp som lyckats få tag i länken. Samtidigt kan det bli överdrivet formellt för enklare möten.
  2. Om det ska krävas att vara inloggad på ett Zoom-konto för att kunna vara med – ifall alla i din organisation har Zoom-konton kan du ju använda detta för att hindra utomstående deltagare (men det är nog sällan aktuellt)​
  3. Om deltagarna ska komma in med kamera på eller av – Eftersom de kontroller jag beskriver här gör att du faktiskt kan köra nästan som ett webbinarium med bara ett vanligt konto, kan det ju vara så att du inte vill att deltagarna ska ha kameran på. Bättre då att de kommer in med den av än att ni ska behöva stänga av den åt dem.
  4. Om de ska komma in i mötet med mikrofonen på eller av – Samma sak med mikrofonen av. Då slipper man många störande bakgrundsljud från nytillkomna.
  5. Om de ska kunna komma in i mötet några minuter i förväg – En av de saker som folk ofta säger att de saknar är småsnacket före mötet. Men låt dem småsnacka en stund före mötet då!
  6. Om du bara ska tillåta deltagare från vissa länder eller regioner – har jag aldrig behövt använda själv, men möjligheten finns väl av en anledning
  • De tre sista gömmer sig under ”Advanced Options”
  • Även om du skickat inbjudan, kan du justera dessa inställningar, så länge du inte redan öppnat mötet.

När du öppnat mötet, men före deltagarna ansluter kan (och bör) du finputsa

I säkerhetsmenyn kan du bestämma en massa andra saker. Det är bra att styra upp dem innan deltagarna kommer in i mötet.

  1. Ska de kunna dela skärm, presentera eller inte? Om du vill att bara vissa ska kunna dela skärm eller presentera är det enklaste att klicka på de blå prickarna bredvid deras namn och göra dem till Co-host (Jag älskar co-hosts förresten!)
  2. Ska de kunna chatta över huvud taget? Du kan finjustera hur de kan chatta, i inställningarna i själva chatten, se nedan.
  3. Ska de kunna ändra hur deras namn syns i mötet? Ofta bra att kunna göra det eftersom en del kommer in med obegripliga epostadresser och andra kanske vill kunna vara anonyma men ändå vara med i mötet för att det är viktigt för dem. Då kan de ju bara byta namn till ”Kalle Kula”, stänga av sin kamera och ligga lågt.
  4. Ska de kunna sätta på sin mikrofon? Beroende på mötets karaktär kanske du vill att de inte ska kunna prata alls, eller när som helst som de själva vill, eller bara när du explicit ger dem lov?
  5. Ska de kunna sätta på kameran alls? Kanske mest aktuellt om det är väldigt många deltagare

Som du kanske märker kan du använda dessa inställningar för att göra ditt möte väldigt likt ett webbinarium, utan att behöva en webbinarielicens!

Mycket av detta, och mer därtill, kan du också styra i deltagarlistan

I botten av deltagarlistan kan du stänga av allas mikrofoner med en enda knapp.

Under ”More” där intill gömmer sig en massa möjligheter. En del saker återkommer från de andra menyerna.​

  1. Där kan du be alla att sätta på sina mikrofoner
  2. Här kan du också se till att deltagare kommer in i mötet med mikrofonen av – om du glömde att göra det när du skapade mötet
  3. Det är här du styr om det ska plinga när deltagare ansluter. – Ett diskretare alternativ till väntrum, men kanske ingen bra idé vid ett långt möte där du vill att deltagare ska komma och gå för att bara vara med på vissa delar av agendan.
  4. Här kan du låsa mötet så att inga fler kan ansluta – om ni ska snacka hemliga grejer.
  5. Och du kan koppla på väntrummet även efter att mötet startat – om du glömde göra det när du skapade mötet.
  6. Även här kan du styra ifall deltagarna ska kunna sätta på mikrofonen, ändra sina namn eller starta videon

I listan över deltagare, till höger om deltagares namn dyker en blå meny upp om du pekar med musen. Där kan du styra mycket på deltagarnivå. Det viktigaste är nog:

  1. I Zooms deltagarlista kan du välja att skicka en deltagare i "skamvrån" (väntrummet alltså) eller kicka ut dem helt ifrån mötet!Chatta med just den personen – Likadant kan alla deltagare göra om du givit dem tillåtelse att chatta med varandra
  2. Stänga av deras kamera
  3. Göra dem till ”Host” (brukar jag inte göra) eller till ”Co-host”. Co-host rekommenderar jag varmt att man använder. En co-host kan presentera och dela skärm även om övriga deltagare inte kan. De kan också hjälpa dig att hålla styr på deltagare.
  4. Du kan ta ner deras uppsträckta hand – om de har räckt upp en digitala hand i Zoom, men glömmer ta ner den, kan du eller din co-host fixa det här (men det syns inte i bilden eftersom där inte fanns några uppsträckta händer. Kvarglömda uppräckta händer kan ju bli förvirrande för dig som mötesledare men det är också så att uppsträckta digitala händer automatiskt hoppar upp till vänster i Gallery View (för att hjälpa dig som värd att uppmärksamma dem och hålla ordning på turordningen) och låser därmed alla deltagarbilder i vyn.
  5. Du kan byta namn på dem – om de inte klarar av det själva. Typiskt något som en co-host kan hjälpa dig med
  6. Du kan också skicka ut dem i väntrummet eller kasta ut dem ur mötet helt och hållet – och sedan är det kanske en bra idé att låsa mötet eller koppla på väntrummet.

Du kan till och med styra hur de kan chatta!

Längst ner i chattfönstret, till höger, hittar du tre små prickar. De öppnar ännu en meny där du kan styra upp hur deltagarna får använda chatten:

  • Inte alls
  • Bara med värden
  • Bara så det syns för alla
  • Med ”alla” och enskilt med varandra

Visst är det en hel del att hålla reda på, men fundera en stund på vilka fantastiska möjligheter det ger! Du kan anpassa ditt möte PRECIS efter mötets karaktär, dina behov och och preferenser. Med alla dessa möjligheter kan du ju faktiskt arrangera något som upplevs nästan precis som ett webbinarium men utan att behöva betala extra för en webbinarielicens och med bibehållen möjlighet att använda breakout rooms!

Inte att undra på att Zoom är min favorit, eller hur?

OBS! Verktygen för digitala möten utvecklas ständigt och i olika takt. Det som står här gäller vid inläggets publicering. Givetvis uppdaterar jag efter hand, men inte löpande, så möjligheterna och hur du hanterar dem kan förändras – förmodligen till det bättre. Tydligen har MS Teams kraftigt förbättrat motsvarande funktioner de senaste månaderna, så det ska jag kolla snarast.

/0 Kommentarer/av

Start your online presentation like a pro

Start your online presentation like a pro. NOT like this.

Usually, we aren’t very photogenic when trying to navigate our computers

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

”How many ways are there really to shift to slideshow-mode?” I found myself wondering recently as one presenter after the other displayed yet a different way of going to slideshow in PowerPoint and Keynote during a three-day series of sessions with multiple speakers/presenters.

”But why on earth do they waste time, momentum and audience attention by not having done it beforehand?” was my next thought.

Because that is what happens. We lose pace, momentum …and authority by starting our presentations like that.

The all too common way online presentations start

The host builds expectations ahead of your presentation….”And now, here is…..drumroll…the session we all have been waiting for!!!”

Next:

  • ”I’m just gonna share my screen”
  • (How the heck do I do that?)
  • ”Hello, Host, can you please give me permission to share my screen?”
  • (Hmmm, should I share my entire screen or just PowerPoint/Keynote?)
  • (Oh, yeah, I need to push that darned share-button too) – in Zoom, that is
  • (Where’s my presentation now) – searching for all to see
  • Sure, show your slides to all of us while you search for how to go into slideshow mode – the know-it-alls in the audience think
  • Then shift into slideshow-mode in yet another way
  • ”Do you see my screen now?”

= a sure way to lose momentum and audience enthusiasm, and to have to start by recapturing participant attention and focus.

We all know the importance of the first seconds of a presentation. Of capturing and engaging the audience. This way is everything but that.

Follow these simple steps instead

Instead, just use these dead simple steps. They work in Zoom, MS Teams and most other meeting services.

  1. Remind the host to give you permission to present – ahead of your session
  2. Bring your presentation into slideshow-mode AHEAD of your turn
  3. Then use clicking TAB while pressing Alt on your PC to move between your slideshow and the meeting software (or any other open applications on your computer, for that sake). Command + Tab on Macs. (When first publishing these tips in Swedish on LinkedIn, I quickly realised that this shortcut was unknown to surprisingly many people. Personally, I don’t know how I would have coped for the latest decennia without it.)
  4. Then share:
    • ONLY your presentation if you’re only going to show slides (then you minimise the risk of showing off your irrelevant notifications to your audience)
    • YOUR ENTIRE SCREEN if your going to demo or show more than slides only (but then you should put you computer in night mode or turn off as many other software and notifications as possible or be ready to show them off to the world)
  5. Do NOT ask ”Do you see my screen now?”. Follow my simple advice here instead: No more “Do you see my screen now?”
  6. Practice ahead of time. Not just the running of your presentation, but the actual handling of the meeting service and the sharing of your screen/deck.

Because, what’s the point in investing time and effort in a great and convincing presentation if you’re prepared to erode that investment by the way you start it all.

Do you have any presentation hacks to share as well? Please do so in the comments.

 

/0 Kommentarer/av

No more ”Do you see my screen now?”

,

Do you see my screen now?

How many times haven’t we heard this question in digital meetings since the spring of 2020.

Completely unnecessarily!

No more ”Do you see my screen?”

Instead of asking this superfluous question, revealing your insecurity at handling modern meetings, find out yourself what they see! Simply join the meeting on a second device – as participant. Use your mobile phone or your iPad as in did for the picture. Or on a PC if you usually use a Mac or the other way around.*

Just make sure to avoid joining the audio part of the meeting, to avoid disturbing sound feedback.

 

You actually get two extra benefits:

  • *You get a better understanding of the meetings looking different on different devices (especially between mobile units and computers, but also between PC and Mac)
  • If you use breakout rooms, your ”participant device” will get assigned to one of the rooms which will give you a visual indication of how things are going in there. Do they look comfortable or confused?

You might want to rename your extra device to indicate that it is a passive participant. I sometimes rename mine ”Peter’s ghost participant”.

/0 Kommentarer/av

3 simple settings to avoid committing harakiri by Keynote in your next video meeting

Not the right mood for a great presentation.
Image by Usman Yousaf on Unsplash

Learn from my mistake. Don’t commit harakiri by Keynote.

You might well have watched ”Death by PowerPoint, the TEDX talk by JD Phillips, on how to avoid boring your audience to death with uninspiring presentations presentations.

This post is different. It’s not for your audience. It’s for you, the presenter. It’s about how to avoid committing harakiri in public in your next online meeting, be it Zoom or MS Teams.

Or, in other words, it’s about avoiding making the same mistake I did in the spring of 2020.

Checking three simple settings in Keynote will save you from public humiliation.

An hour I will always remember, but want to forget

Spring 2020. Loads of people get sent home from their offices, most of them utterly unprepared. Well, I thought, I have worked remotely for over a decade and trained innumerable users in the why’s and how’s of remote collaboration. I have knowledge and experience that others desperately need. So I started doing webinars and sharing tips and tricks. Then came the day when I was due to deliver my first webinar for UP, where I had recently become a member.

UP is the World’s first cloud agency and has worked remotely from the start ten years ago. UP being in advertising, the presentation template was in Apple Keynote of course. So I transferred my slides to Keynote from PowerPoint which I had used before.

As soon as I went into slideshow mode, my nightmare began. When I needed to shift back to Zoom (as you do a lot when presenting online), I couldn’t use Command + Tab to shift between running applications. Then, I suddenly realised that my mouse pointer didn’t show either. It was like navigating blindfolded! I’m rarely struck with tech panic, but this pushed me over the edge and my presentation turned into my worst performance ever. I write this to save you from the same embarrassment.

Blame the sleek style perfectionists at Apple

Apple design is all about less is more. Sleek is just the first name. So, when the designers at Apple made a presentation software years ago, they obviously had in mind that presenting should be sleek and minimalistic. But they designed for presenting on stage, with a beamer. Not for presenting online where you constantly need to shift between your slides and the meeting service. To keep an eye on audience feedback, comments, the chat or shift between showing slides and presenting with you in focus, or participants.

So, they created settings to minimise disturbances on screen. Like ”Show the mouse pointer only on slides with links” and set it ON as default. So, Unless you have a link on your slide, you hav no chance of seeing where your mouse is! Navigating blindfolded in other words.

The next setting was probably intended to avoid mistakenly shift tasks while presenting. They disabled task shifting using the short keys ”Command + Tab” (on Mac) or ”Alt + Tab” (in Windows). That completed my harakiri. Not only could I not see my where my mouse was on the screen. I couldn’t shift back and forth between my presentation and Zoom (or any other meeting software for that sake).

Check your settings, or be doomed

So, before you use Keynote in Slideshow mode for an online presentation, go to the Settings, select Slideshow and make sure to have them as in the second image. NOT as in the first.

Avoid these three settings for any online presentations.

Make sure to have these three settings like this.

/0 Kommentarer/av

Vill du hålla webbinarium? Kanske ett ”Allemanswebbinarium” i Zoom?

,

Vill du hålla webbinarium men inte är pigg på att ta extrakostnaden på toppen av Zoomlicensen? (Ja, sorry, detta tipset är bara möjligt i Zoom för närvarande.) Alltså en föreläsning med begränsade möjligheter för deltagarna att ställa frågor till dig eller interagera med varandra. Eller, helt enkelt, minskad risk för dem att störa din föreläsning.

Eller du kanske vill kombinera webbinarium med breakout rooms? (som av någon outgrundlig anledning inte ingår i Zooms vanliga webbinarietjänst)

Då är detta för dig!

Detta är också för dig som vill minska risken för att deltagare råkar störa dina möten. Eller att de kanske gör det med avsikt.

Använd Zooms stora möjligheter att kontrollera deltagarnas möjligheter till att hålla ”Allemanswebbinarium” OCH ha breakout rooms, om du vill!

Zooms ger väldigt stora möjligheter att kontrollera deltagarnas rättigheter i mötet. Dessa kan du använda dig av för att skapa något som liknar webbinariernas envägskommunikation.

Nycklarna till detta hittar du i Säkerhetsmenyn, Deltagarlistan och i Chatten (och faktiskt även när du satte upp mötet från början, åtminstone delvis.) Flera av dessa inställningar, men inte alla, blir kvar till nästa möte. Därför är det klokt att gå igenom dem före VARJE möte!

Säkerhetsmenyn

I säkerhetsmenyn kan du styra mycket av vad deltagarna kan göra i mötet.

Som du ser i bilden kommer mina deltagare att kunna chatta och ändra hur deras namn visas för övriga deltagare och för dig, värden så som jag beskrivit tidigare.

Men jag har stängt av deras möjlighet att dela sin skärm och att starta både mikrofon och kamera.

Om du delar skärm bör du kolla ifall de har möjlighet att Annotate. Den möjligheten vill du nog oftast stänga av. Åtminstone om du inte vill att de ska kunna rita på det material du delar på skärmen, som på en whiteboard. Vill du köra workshop kan det däremot vara bra att använda. Tyvärr kan du inte stänga av den möjligheten förrän du verkligen delar skärm, och behöver göra det varje gång du delar skärm, om du inte stoppat den i Settings för ditt konto på Zoom.us.

Deltagarlistan

I deltagarlistan kan du se till att alla deltagare kommer in i mötet med mikrofonen av, som jag gjort här till höger. Knappen Mute All som du ser överst i mitten av bilden har många hittat, men den tystar bara de deltagare som är i mötet när du trycker på den. Om du inte har valt Mute All Upon Entry kan eftersläntrare komma in i mötet med mikrofonen på och störa mötet ändå. Så att du för köra Mute All flera gånger om. Jag har varit med på sådana möten flera gånger – som deltagare. Skitjobbigt!

Zoom ber dig att bekräfta ditt val ==>

Chatten

I chatten kan du numera styra vem deltagarna kan chatta med. Hur du vill göra är din sak och påverkas så klart av antalet deltagare och ämnets natur, men du har möjlighet att låta dem:

  • Inte chatta alls, bara lyssna. Kanske extra relevant med väldigt många deltagare.
  • Chatta bara med dig som värd och med co-hosts.
  • Chatta med alla, men bara med alla.
  • Även chatta med varandra enskilt.

Min personliga preferens är att öppenhet alltid är bäst, men det kan ju ibland bli så att chatten får eget liv och distraherar från det budskap som du eller andra för fram i presentationer och diskussioner. Då skulle även jag kunna tänka mig att jag själv eller en co-host begränsar möjligheterna för deltagarna att chatta publikt eller enskilt med varandra.

MED möjlighet till Breakout rooms!

En extra fin fördel med att använda Zooms vanliga möten till webbinarium på det här viset är att möjligheten till breakout rooms blir oförändrad. Zooms regelrätta webbinarietjänst har ju inga breakout rooms.

Då kan man ju tänka sig att man inleder med mer enkelriktad kommunikation i webbinarieform och sedan delar upp deltagarna i grupprum där de kan diskutera vidare och sedan återsamlas. Eller att ha en serie webbinarier som följs av breakout rooms där deltagarna kan ställa följdfrågor till olika föreläsare i olika rum!

Se även Mingel i det digitala mötet!

Har du fler tips eller funderingar kring att styra upp deltagarna i Zoom-möten? Skriv gärna en kommentar!

 

 

 

/0 Kommentarer/av

Distansmöten – hjälpare som kan bli stjälpare om du inte ser upp

,

Vi människor är sociala varelser. De allra flesta av oss mår och arbetar bäst i grupp. Är vi vana vid att ha vår ”flock” omkring oss kan det lätt bli ensamt och svårt med engagemanget om vi bara kommunicerar i text och lite telefonsamtal. Då kommer distansmötena in i bilden.

Tänk på att distansmöten har en begränsning som inte fildelning och gruppchatt har – visserligen överbrygger de rum, men inte tid. Alla måste vara tillgängliga samtidigt. Även distansmöten kräver koordinering. Och distansmöten över tidszoner kan tvinga fram arbete på rejält konstiga tider.

 

Olika karaktär på olika distansmöten

Videomöten är nog det första vi tänker på numera. De är kanonbra men konsumerar resurser: bandbredd, batteri och processorkapacitet. Det gäller att ha bra nätaccess och wifi, full-laddat batteri eller strömsladd redo och att stänga ner så mycket annat i datorn som möjligt. Särskilt om du presenterar. I alla seriösa videokonferensverktyg kan man numera även visa en presentation eller dela skärm med övriga deltagare (tror jag).

Fördelen är främst i närvaron. Man ser de man talar med, deras minspel och en del gester. Även den mentala närvaron blir bättre, bättre fokus. I andra typer av distansmöten är det otroligt lätt att man lockas att ”bara” göra något annat vid sidan av…och plötsligt har man tappat tråden och kanske även intresset.

Läs här för en djupdykning i tips för Produktiva videokonferenser

 

Telefonkonferenser har vi haft länge. Fördelen med dem är den enkla tekniken. Man behöver bara begripa sig på att slå rätt nummer (vilket kan vara nog så svårt om man är i utlandet).

Nackdelarna är i närvaro och struktur. Det är ruskigt lätt att börja göra annat vid sidan av. Med ökat antal deltagare ökar också risken snabbt för förvirring och missförstånd. ”Vem var nu det som sade så?”, ”Vad menade hen egentligen?”. Mitt råd är att använda telefonkonferenser bara som backup ifall du inte kan använda någon annan form av distansmöte eller om det är med en ganska liten grupp och ett enkelt ämne.

Övriga distansmötestjänster har ofta en sorts telefonkonferens som ”backup” för ljudet, för att spara bandbredd, processorkapacitet och ökad kvalitet och tillförlitlighet.

Läs här för en djupdykning i tips för Produktiva telefonkonferenser

 

Webbmöten är ungefär som en videokonferens med presentation eller delad skärm men utan video på deltagarna. Alltså alla ser presentationen och kan tala med varandra (och oftast chatta också).

De brukar vara mindre krävande på tekniken, som bandbredd, processor och batteri. Men å andra sidan tappar de i närvaro och kontakt mellan deltagarna. Förmodligen en utdöende företeelse. Vanligtvis en ”storföretagsföreteelse”.

Läs här för en djupdykning i tips för Produktiva webbmöten

 

Webinarier, slutligen, skiljer sig från de andra tre genom att det här gäller broadcast, envägskommunikation alltså, inte tvåvägskommunikation annat än möjligtvis via chatt, handuppräckning eller polls under mötet. Dessutom brukar antalet deltagare vara betydligt fler, upp till fyrsiffriga tal. Tänk TV eller föreläsning på distans.

Fördelarna är uppenbara. Främst i effektivitet och enkelhet för deltagarna. Det brukar vara tekniskt enkelt att vara deltagare. Klicka på en länk, kanske installera någon plugin och sedan är man igång som åskådare. Dessutom slipper man restid och reskostnader och man kan vara med på mycket som annars varit utom räckhåll.

För arrangörer och presentatörer är utmaningarna betydligt större, särskilt om man har ambition att det ska ge ett professionellt intryck. Uppkoppling, byte mellan presentatörer och deras datorer, mikrofoner och mikrofonlogistik, visa filmklipp och faktiskt få med ljudet också…. Grundtipset är att dubbelkolla allt, flera gånger och att förbereda, förbereda och kolla igen.

Verktygen brukar antingen vara dedikerade tjänster eller de mer avancerade betalversionerna av video- eller webbmötestjänsterna.

Läs här för en djupdykning i tips för Effektiva webinarier

 

 

Gör livet med distansmöten lättare

Förutom de specifika tipsen för olika mötestyperna – för deltagare, värdar och presentatörer – som du hittar via länkarna ovan, finns det några generella tips och goda vanor som gäller för alla sorters distansmöten:

  • Förbered minst lika noga som för ett livemöte, vanligtvis mer. Eftersom frestelsen är så stor att försöka göra något annat vid sidan av gäller det att anstränga sig extra mycket att inte tappa deltagarnas intresse.
    • Tydliga budskap. Slipa extra noga för att ha kristallklara budskap.
    • Krydda flitigt med ”uppmärksamhetshöjare”. Oväntade fakta, byte av medium, ljudeffekter, byte av talare…
    • Engagera deltagarna genom frågor, enkäter, nämn någon vid namn etc
    • Testa och träna på tekniken – i god tid. Anslutning, ljud och bild, visa presentation, skärmdelning, byte av talare/presentatör, stänga av ljud och bild för deltagare som råkar/lyckas starta sin kamera eller mikrofon, hantering av frågor… (Webinarieverktyg har ofta en möjlighet för värdar och presentatörer att ansluta i förväg och förbereda sig, men det är ofta lite ovant och inbjudingarna är lätta att missa – baserat på egen pinsam erfarenhet)
  • Kortare möten. Ju kortare möten desto lättare att hålla fokus. Vissa möten kan man gärna ”flippa”. Skicka ut alla presentationer i förväg med beskedet att alla förväntas ha gått igenom dem noga i förväg för mötet kommer bara att diskutera kring innehållet.
  • Ställtid. Många bokar slentrianmässigt möten på hela eller halva timmar för 30 eller 60 minuter. Resultatet blir lätt stress, överlappande möten, sena starter, väntetid, frustration och irritation. Starta kvart över i stället! Och boka möten för 20, 25, 40, 45 eller 50 minuter. Så att det blir lite bufferttid mellan mötena.
  • Använd chatten. De flesta mötestjänster ger möjlighet att chatta vid sidan av presentationen.
    • Chatten är perfekt för att samla och besvara frågor och kommentarer från deltagarna utan att avbryta presentatören, och att distribuera länkar till sådant som nämns i presentationen (t.ex. till dokument eller webbplatser. Alltså, skicka inte dokumenten i chatten utan länken till dem – enligt samma logik som jag tjatat om i de andra blogginlägg som jag länkar till nedan)
    • Delegera uppgiften att moderera chatten till någon som inte presenterar. Det är dödssvårt och distraherande att presentera och fånga frågor i chatten samtidigt. Bättre då att någon annan kunnig svarar på så många frågor som möjligt i chatten och samlar andra till presentatören till lämpligt tillfälle
    • Hjälp deltagarna att hitta chatten från allra första början genom att uppmana alla att skriva något, t.ex. var de befinner sig och hur vädret är där. Inled själv
    • Det kan ofta vara praktiskt att ha en ”sidochatt” för arrangörer och presentatörer för möteslogistik. gärna via en annan enhet än den som används till mötet
  • Se till att ha bra uppkoppling och alla apparater laddade eller nätanslutna – även trådlösa headset.
  • Om flera deltagare sitter tillsammans i en grupp händer det lätt att de glömmer bort distansdeltagarna. Få saker ökar känslan av att vara distanserad lika drastiskt. Då gäller stenhård mikrofondiciplin i gruppen, eller att repetera frågor från gruppen och att inte gruppen för parallelldiskussioner som antingen stör eller får distansdeltagarna att känna sig extra utanför. Som alternativ kan man bryta upp gruppen så att alla deltar på lika villkor eller kan man arrangera och presentera så att distansdeltagarna kommer på första parkett. (t.ex. genom att presentatören talar i headset och att man INTE använder högtalartelefon i gruppen.)
  • Förekom standardfrågorna. Börja alltid med att tydligt berätta om mötet spelas in, om och hur presentation och eventuell inspelning kommer att delas och när. Gärna också hur frågor hanteras.
  • Om du presenterar:
    • Varning för dubbla skärmar. Det fungerar oftast men kräver extra träning och uppmärksamhet. Till exempel kan det ibland bli svårt att hitta vad man ska dela med deltagarna.
    • Anpassa presentationen. (jag vet att inte alla håller med mig om detta). Jag anser att det finns skäl att släppa lite på vad vi lärt oss i presentationskurser och använda mer text i sin presentation. Dels för att vissa kan ha problem med uppkopplingen eller störande ljud i sin bakgrund. Dels för att motverka den oftast sämre uppmärksamheten hos deltagarna genom att de flesta bättre tar till sig information i kombination av ljud och visuellt. Slutligen är mitt intryck att presentationer från distansmöten i högre grad laddas ner för senare referens – och då finns inte berättarrösten med utan ditt presentationsmaterial måste stå på egna ben. Det kan då snarare likställas med en rapport.
    • Var försiktig med animationer. Vissa tjänster har problem att hantera animationer, i synnerhet om man laddar upp presentationen i mötestjänsten (vilket har andra fördelar som snabbare och bättre synkade bildbyten, och minskat beroende av presentatörens dator och uppkoppling.
    • Glöm inte vattenglaset 😉

Läs mer om hur du bäst arbetar med verktyg för distanssamarbete i stort och med specifika typer av verktyg här:

Dela gärna med dig av fler tips i en kommentar. Eller du kanske inte håller med? Du är hjärtligt välkommen att kommentera och förklara då också, så klart!

/0 Kommentarer/av

Effektiva webinarier

,

I dessa tider av reserestriktioner på grund av coronaviruset förväntar jag mig att antalet distansmöten skjuter i höjden. Och att många som är ovana vid distansmöten kan behöva tips för att mötena ska bli produktiva och trevliga, som deltagare eller som värdar eller presentatörer.

Efter femton år i internationella och globala roller inom ett av världens mest globalt integrerade företag (IBM), dessutom under större delen av den tiden som expertkonsult på distanssamarbete, har jag varit med om tusentals distansmöten i olika former, många av dem som värd eller presentatör

I en snabb serie av bloggposter tänkte jag dela med mig av tips och trick, uppdelat per typ av distansmöte:

Förslag, reflektioner och frågor från läsare är hjärtligt välkomna!

Vill ni ha mer handfast konsulthjälp med distanssamarbete kan ni gärna kontakta mig, så klart.

Effektiva webinarier

Tipsen är avsedda för möten med ljud (och oftast chat) och där en presentatör kan dela sin skärm eller visa en uppladdad presentation. Men, till skillnad från webbmöten sker kommunikationen bara på ett håll (förutom i chatten). Typiskt för större föreläsningar och stormöten med 50 deltagare och uppåt. Även andra finesser, som minienkäter kan förekomma. Ljudet kan antingen gå via dator eller via telefonkonferens.

Deltagare:
  1. Förbered dig i tid: Har du länken till mötet? Telefonnumret du ska ringa till? Hörlurar om du sitter bland andra? Har du installerat och testat den app eller den plug-in du kanske behöver? Har du över huvud taget kollat om du behöver installera något? Vid webinarier slipper du leta efter en bra miljö. Vid webinarier kan ingen höra dig skrika eller bryr sig om din bakgrund för den delen.
  2. Att använda ljudet via mötestjänsten eller ringa separat via telefon kan ibland bara vara en smaksak, men beroende på uppkoppling och ålder/kraft hos din dator kan det ibland bli för mycket att ta ljud och bild samma väg. Då blir det oftast bättre att ringa in.
  3. Om du inte kan eller vill använda ljudet via mötestjänsten finns oftast två möjligheter att ringa in via telefon: Direkt (kostnaden hamnar på ditt abonnemang) eller att bli uppringd från telefonkonferensleverantören. Uppringningstjänsten är ofta ganska dyr för arrangören, så om det är företagsinternt möte och arbetsgivaren ändå betalar ditt abonnemang blir det oftast billigare om du själv ringer in.
  4. Använd lokalt nummer för att ringa in till telefonkonferensen om du väljer det alternativet.
  5. Är din dator/surfplatta/telefon tillräckligt laddad eller har du tillgång till både laddarkabel och eluttag? Vissa webbmötesprogram slukar batteri något otroligt!
  6. Fokusera på webinariet. Låt bli att pyssla med annat bredvid (väldigt lätt hänt). Multitasking är en myt.
  7. Om mötestjänsten har chattfunktion – använd den. Jättebra möjlighet att kommentera eller ställa frågor diskret, utan att avbryta talare som kan kika på chatten emellanåt och besvara kommentarer och frågor därifrån när det passar.
  8. Håll reda på om din fråga ställs bara till arrangören eller visas för samtliga deltagare
Värd/Presentatör
  1. Inbjudan: Bifoga länken till ditt webbmöte och uppmana deltagarna att testa i förväg att de har tekniken i ordning.
  2. Lägg gärna upp en välkomstbild som väntar medan deltagare ansluter. Utöver att visa att de kommit till rätt möte kan den göras extra nyttig genom att:
    1. Visa bilder på presentatörer och eller deltagare (eftersom det saknas video)
    2. Introducera presentatörer
    3. Hjälpa deltagare att bli bekanta med funktioner i mötestjänsten, t.ex. med pilar till chattfunktion och andra verktyg
  3. Vänta inte för länge på eftersläntrare
  4. Överväg i stället att kanske börja mötet kvart över istället så folk med ständiga möten får marginal att antingen vara sena från förra mötet, skriva rent någon anteckning, hälla upp en kaffe eller smita på toa.
  5. Om ni broadcastar ett stormöte med stor livepublik:
    1. Överväg att ordna ”viewing parties” på andra kontor där man kan samlas kring en storskärm
    2. Överväg att presentera från en dator för livepubliken och en annan för webbpubliken. Även om tekniken förmodligen skulle fungera blir det säkrare och mer flexibelt så.
    3. Koppla gärna upp den datorn via LAN-kabel. Det är så snopet om ni får problem med wi-fit vid ett så stort möte
    4. Om ni har flera presentatörer kan ”mikrofonstafetten” bli lite knepig. Det finns ”myggmikrofoner” att koppla till mobiltelefoner. Koppla in sådana till mobiltelefoner, sätt telefonerna i flygplansläge (för att undvika störande inkommande samtal), sätt på wifi, anslut till mötet och ge tillåtelse att tala.
    5. Filma gärna scenen med separat kamera som sänds i webbmötestjänsten
    6. Kanske till och med filma från större ”viewing parties” för att visa deltagandet även på andra kontor
  6. Ha gärna en chat igång samtidigt med deltagarna, i synnerhet med eventuella presentatörer – i mötestjänsten eller vid sidan av. Då kan de få besked om att förbereda sig; ”Din tur om två minuter”, och frågor kan ställas utan att behöva avbryta presentatörer.
  7. Avdela någon deltagare, gärna i samma rum som du, att moderera chatten, svara direkt på de frågor som går och vidarebefordra andra till presentatören vid lämpliga tillfällen
  8. Hjälp gärna mötesdeltagarna att hitta till chatten genom att skriva något allmänt som de kan ta upp och följa efter, t.ex. ”Hej från Malmö. Här regnar det horisontellt som vanligt men inne är det varmt och gott. Hur är det hos er?”
  9. Om du, som presentatör på distans, vill ha en chat igång för att kommunicera med värden eller andra presentatörer, ha den gärna på en annan apparat (telefon eller surfplatta) eller – om du vägar – på en extern skärm vid sidan om
  10. INGA ANIMATIONER i presentationer. Tjänsterna klarar det olika bra. Ta inga risker. Om du vill bygga upp bilden stegvis; gör då först den slutliga bilden, duplicera den till så många steg du vill ha och radera element bakifrån och fram så att du ”simulerar” animeringen fast utslaget på flera bilder
  11. Vissa tjänster tillåter dig att ladda upp presentationen i stället för att presentera från din dator. Ger oftast bättre resultat för deltagarna, bl.a. snabbare bildbyten.
  12. Om du delar skärmen från din dator; stäng av så mycket annat i datorn som möjligt för att inte slöa ner systemet – i synnerhet alla aviseringar som annars visas för alla deltagare.
  13. Om presentatören får frågor från en livepublik, se då till att frågorna upprepas så att distansdeltagarna får höra dem också. Den som ställde frågan var antagligen alldeles för långt ifrån en mikrofon.
  14. Om deltagare från flera tidszoner skall bjudas in till mötet finns World Time Buddy, en fantastisk liten tjänst som förenklar att se vad klockan kommer att vara på olika ställen när du ska planera för mötet  (tre zoner gratis)

Har du frågor, funderingar eller fler tips är du hjärtligt välkommen att kommentera eller höra av dig till mig.

Tänk på att distanssamarbete inte bara är en fråga om möten och annat som kräver att kräver att alla deltagare är tillgängliga samtidigt (oavsett tidszoner). Om man verkligen vill samarbeta över både organisatoriska och geografiska gränser blir det intressant med fildelning, bloggar, gemenskaper, forum och annat som öppnar fantastiska möjligheter att samarbeta transparent, både i nutid och över tid med allt vad det kan innebära av agilitet, erfarenhetsdelning, inspiration, innovation och vidgade horisonter.

Om du har du tur har du tillgång till HCL Connections där allt detta finns inbyggt i ett och samma paket – tillsammans med tjänster för video och webbmöten. Ungefär som att baka samman LinkedIn, Dropbox, Zoom, WordPress och lite till i ett samlat paket – innanför brandväggen – dessutom med samma filterbubbla-logik som i LinkedIn och Facebook; du får mer av sådant du visar intresse för, men i arbetet är det ju positivt.

/0 Kommentarer/av