Inlägg

Amys presentation – en sann solskenshistoria

, ,

Denna berättelse är ur verkliga livet till skillnad från förra inlägget om skolledarna Karin och Sara, och deras arbete för att skydda elever mot tvångsäktenskap. Men tekniken bakom är densamma. Och den är hur verklig som helst.

Berättelsen publicerades först i IBM Sveriges THINK-Blogg för nästan exakt två år sedan, medan jag fortfarande arbetade för IBM.

Amys kund hade utmanat henne. ”Gör en presentation som enkelt och tydligt förklarar de viktiga skillnaderna mellan Connections (Den marknadsledande plattform för samarbete inom organisationer som IBM då använde och sålde, men som numera har fått nytt liv hos HCL) och Microsoft SharePoint, för användarna och för oss som företag”, hade han sagt. Amy, som arbetat länge med samarbetslösningar på IBM i Nederländerna, lever som hon lär. Hon arbetar öppet och tillsammans med kollegor över hela världen- så även med denna utmaning.

Idén delas med alla kollegor

Hon delade enkelt en bild av sin första brainstorming på sin profilsida på Connections, öppet för alla IBMare jorden runt. Precis som i vilket onlinenätverk som helst nära dig, visades uppdateringen automatiskt för hennes kontakter. Dessutom nämnde hon några specifika kollegor, däribland mig, som hon särskilt trodde kunde hjälpa henne och spred därmed skissen även till deras nätverk utöver sitt eget.

Ytterligare förbättring tack vare delning

Med den feedback Amy fick, gjorde hon sin första version av presentationen. Den sparade hon i sin MyDrive på sin dator och den synkades upp i vårt Connectionsmoln. Där gjorde hon, än en gång, den tillgänglig för alla kollegor runtom i världen att se och kommentera, men hon behöll själv exklusiv rätt att redigera. Än en gång delade hon explicit med mig och några andra kollegor och bad oss kommentera. Än en gång spreds hennes alster både i hennes eget och i våra nätverk.

Kommentarer, som väntat

Hemma i Malmö, eller på det hotellrum eller den flygplats jag råkade vara, hade jag lite tid över. Jag gick igenom presentationen och gav feedback, ganska mycket och ganska detaljerat. Bild för bild. Eftersom presentationen var ”publik inom IBM” genererade mitt kommenterande en hel del uppdateringar på våra profilsidor, Amys och min. Men också på hemsidorna i Connections för alla kontakter i bådas våra nätverk.

Oväntade kommentarer anländer

In från höger dyker Jonathan Cross upp. Vi har ”känt” varandra flera år nu, men bara online via Connections, som vi båda flitigt använder för att göra vårt jobb. För Jonathan är samarbete bara ett medel för att få jobbet gjort enkelt och bra. Jonathan arbetar inom HR, i Newcastle tror jag. Vad jag vet, kände inte Jonathan och Amy varandra alls sedan tidigare.

Jonathan såg alla mina uppdateringar och undrade kanske ”vad katten håller den där Peter på med?”, blev nyfiken och tittade närmare på både konversationen och presentationen. Och gav sig in i leken. Det kunde han göra, eftersom Amy så enkelt gjort den tillgänglig även för andra än ”sitt vanliga gäng”.

”Ursäkta att jag blandar mig i”, skrev Jonathan, ”men genom att göra det så enkelt belyser jag kanske en av de viktigaste skillnaderna som du vill demonstrera, Amy. Aldrig att det varit så enkelt, eller ens möjligt, för en okänd kollega som mig att se och ge synpunkter på din presentation om vi inte haft Connections.” Dessutom delade han länkar till tre andra presentationer han hittat ”som inspiration”, bland annat en jättebra och okänd för mig, gjord av en kollega i Thailand.

Levde de sedan lyckliga i alla sina dagar?

Amy tackade för hjälpen, färdigställde presentationen och delade det färdiga resultatet i Connections, med alla 350.000 IBM’are (ungefärlig siffra). Döm om min förvåning, och glädje, när jag såg Anders i mitt team presentera för andra kunder här i Sverige någon månad senare och jag plötsligt känner igen en av Amys bilder – med input från Jonathan och mig! Snacka om att arbeta tillsammans för allas bästa!

Hur gick det då för Amy och hennes kund? Jo, kunden använder Connections, men har en bit kvar att gå vad gäller att förändra företagskulturen så att de kan arbeta lika öppet som Amy, Jonathan, jag och alla andra hos oss. Men, och det är min poäng här, hur många andra kollegor har, likt Anders, haft nytta av det arbete Amy gjorde med hjälp av bland andra Jonathan och mig och inte minst av ett öppet arbetssätt och ett verktyg som stödjer detta? Hur mycket tid har de sparat? Hur många kunder har de övertygat? Det är de här vinsterna som gör att jag är en så stark anhängare av transparent samarbete.

Är du det också? Vad hindrar dig/er?

Vill du veta mer vad som krävs för att kunna samarbeta som Amy, Jonathan och jag gjorde? Hör bara av dig så talar vi vidare om det.

/0 Kommentarer/av

Karin och Sara hjälper varandra och andra

, ,

Karin var bekymrad.

Som skolledare för en högstadieskola oroade hon sig för om alla elever skulle komma tillbaka efter sommarlovet eller om några inte skulle dyka upp, bortgifta mot sin vilja med någon de absolut inte valt själv.

Hur skulle de hantera situationen om den inträffade? Hur kunde hon agera i allmänhet för att minska risken? Hur skulle hon och övriga skolan kunna agera om de kände att någon elev löpte extra stor risk? Kommunen hon arbetade i hade ju ingen utarbetad policy eller handlingsplan. Hon kände sig vilsen och orolig.

Så fick hon en idé.

Hon loggade in på skolnätet där all personal på Sveriges skolor kunde mötas, kommunicera, samarbeta och hjälpa varandra. Där fanns ju en sluten grupp där skolledare kunde utbyta erfarenheter och diskutera frågor som angick dem speciellt. Liksom där fanns en massa andra grupper för lärare inom olika specialiteter, geografiska områden eller andra delade intressen.

Min kommun saknar policy och handlingsplan för att förhindra och hantera tvångsäktenskap. Är det någon som har något bra att dela med sig av? Skrev hon till gruppen.

Sara, som inte bara hade en policy och handlingsplan utan dessutom hade varit delaktig i att utforma dem för sin kommun, fick syn på Karins fråga. Javisst har jag det. Till vilken epost ska jag skicka den? Skrev hon till svar.

Själaglad gav Karin sin epostadress och fick dokumenten som bifogade filer av Sara. Där skulle historien kunnat sluta. Karin fick hjälp och Sara kände sig nöjd med att ha kunnat hjälpa henne med en så liten ansträngning.

Men, dagarna därefter fick Anders, Stefan, Lisen, Jenny, Göran, Christer och Emma syn på dialogen mellan Sara och Karin. De var i samma sits som Karin och skulle också vilja ha dokumenten. Oj, tänkte Sara, bad om epostadresserna och mailade dem också, med dokumenten bifogade. Så fortsatte det ett tag. Fler frågade och Sara skickade dokument.

En dag fick Sara ett mail tillbaka. I vår kommun råkade vi ut för att det var en kille, inte en tjej, som inte kom tillbaka efter förra sommarlovet. När jag läste i dokumenten du delade verkar det som om problemet bara gäller tjejer.

Oj! Tänkte Sara. Det stämmer ju. Vi får arbeta om handlingsplanen för att ta hänsyn till att det även kan gälla killar. Sagt och gjort. Snabbt gjorde Sara ett förslag till ny plan och fick den godkänd i kommunen, förvånansvärt snabbt.

Men nu då, tänkte hon. Hur gör jag med alla dem som jag skickat de gamla dokumenten till? Skicka igen? Det blir ju jobbigt. Och hur gör jag nästa gång vi ändrar i planen? Vänta, man kan ju ladda upp filer också på skolnätet. Och dela länkar till dem istället, så att den som klickar på länken alltid kommer till senaste versionen.

Sagt och gjort. Sara laddade upp den nya versionen på skolnätet i den slutna gruppen för skolledare och gjorde den tillgänglig för alla i gruppen. Men fortfarande så att ingen annan än hon kunde redigera och ladda upp nya versionen. Det var ju ändå sin kommuns officiella plan hon delat. Sedan letade hon upp alla hon tidigare skickat den till och gav dem den nya länken. Tänk så mycket enklare det hade varit om jag gjort så här från början, tänkte hon.

Efter hand som dagarna gick, kunde hon se hur dokumentet laddades ner av allt fler, men fortfarande i så där lite lagom takt. Då fick hon ännu en idé.

Sara skrev ett inlägg i bloggen som hörde till skolledarnas slutna grupp. Där berättade hon om dokumenten och bakgrunden. Och delade länken till de uppladdade dokumenten, så klart.

WOW! Så stort intresset var, tydligen! Nedladdningarna sköt i höjden. Över hela landet! Och så mycket tacksamhet hon fick i kommentarer till bloggen från skolledare över hela landet som saknat råd och ledning i sina kommuner. Och ett och annat förslag till finjusteringar i dokumentet också. Saras (eller snarare hennes kommuns) policy och handlingsplan för att förhindra och hantera tvångsäktenskap hade utvecklats till en de facto-mall för massor av skolor över hela Sverige. Massor av skolledare fick hjälp i sitt arbete och sparade massor av tid, tankemöda och frustration. Och förhoppningsvis fick ungdomar i riskzonen för tvångsäktenskap bättre hjälp över hela landet.

Plötsligt, en tisdag förmiddag, ringde Saras telefon. Det var Skolverket som hade uppmärksammat det hela och frågade henne om hon ville vara med i en arbetsgrupp kring tvångsäktenskap och hederskultur….

Fiction baserat på fakta

Tyvärr finns inte det skolnät på riktigt som min uppdiktade Karin och Sara använde. Men denna och liknande utmaningar finns i alla våra olika verksamheter. Hur ofta sitter vi inte och kämpar med en fråga och tänker att Någon måste ju har gjort detta tidigare! Tänk om jag kunde använda eller bygga vidare på deras resultat. Tänk hur mycket bättre vi alla skulle kunna lyckas om vi byggde vidare istället för att bygga om igen, om och om igen? Och hur mycket roligare vi skulle ha.

Men tekniken finns!

Precis så här arbetade många av oss under min tid inom IBM, hjälpte varandra, utvecklades, löste problem, spred kunskap och erfarenhet, och engagerade oss och varandra. Om detta och mera talar jag med fantastiska Beata Wickbom i Engagemangspodden, avsnitt 73

De viktigaste komponenterna för att det ska fungera, förutom tekniken så klart, är trygghet, transparens och en god samarbetskultur.

Trygghet – Alla använder sina riktiga namn och har någon sorts juridisk relation till organisationen, anställning, kontrakt eller liknande. Trollfritt.

Transparens – Baserat på tryggheten och tekniken kan man arbeta och diskutera öppet. Bara om det finns bra skäl begränsar man tillgången, som forumet i storyn som bara var öppet för skolledare. Fransklärarna, däremot, kanske inte har så mycket att hålla hemligt så deras forum kan vara öppet för alla som är intresserade av franska och Frankrike.

Samarbetskultur – Alla kan inte veta allt och om jag hjälper någon idag kan jag nog räkna med att någon hjälper mig när jag behöver det. Kanske inte samma person, men någon annan som råkar ha kunskapen som behövs och ett par minuter över. (Ofta är kultur den största utmaningen)

Skulle du vilja kunna arbeta så här?

Vill du veta mer om hur ni kan göra det möjligt?

Hör då bara av dig till mig via kontaktformuläret eller via info@brightsider.se

Alla kommentarer är välkomna, så klart!

PS. Med tanke på hur de flesta av oss irriteras över inboxar och chattar fulla med oviktigt strunt men som ändå stjäl massor av vår tid är det ju fullt begripligt om man undrar över vad effekten skulle kunna bli en en sådan miljö som det fiktiva skolnätet i exemplet. Lugn, det är tvärt om. Problemet med epost och chattar är ju att meddelandena där skickas till oss av andra som tycker att vi ska läsa och agera – oavsett om det är sådant som intresserar oss på riktigt. En sådan miljö som skolnätet hämtar istället sådant som du visat intresse för. Det är i princip samma logik som skapar filterbubblor på Facebook, Twitter och liknande. Ju mer intresse du visar för personer eller ämnen – genom att gilla, kommentera, dela och så vidare – desto större andel av ditt flöde kommer att handla om det. Flödet kanske blir stort, men det kommer i alla fall att vara relevant. För medan filterbubblor är av ondo och leder till polarisering på öppna fora som Facebook, är de av godo i interna nätverk. Där hjälper de oss att fokusera på sådant som intresserar oss och att hitta ny kunskap och nya experter inom de områdena.

/0 Kommentarer/av

Samarbete är en fråga om kultur och ledarskap, inte teknik

, ,

Under mina mer än tio år inom internt onlinesamarbete har jag gång på gång förundrats över hur många som faktiskt verkar tro att bara man introducerar något standardverktyg så börjar medarbetarna samarbeta kors och tvärs.

Få, om någon, har lyckats med den metoden. ”Pay and pray” som vi brukade kalla den.

Vilken större organisation har inte beklagat sig över bristande kommunikation och samarbete medarbetarna emellan? Särskilt över gränser, både geografiska och organisatoriska. Brist på samarbete som leder till dubbelarbete, samordningsproblem, annan ineffektivitet och motstridiga tolkningar av både mål och strategi.

Men att då bara skaffa ett verktyg och implementera det utan anpassning och utan att arbeta med organisationen är som att sätta plåster på en bruten arm.

Är medarbetarna bara tillräckligt motiverade och företagskulturen uppmuntrande kommer de att samarbeta om de så bara har penna och papper. De får visserligen anstränga sig mycket mer, men de kommer i alla fall att försöka.

Ju vidare krets och ju transparentare samarbete, desto större betydelse får kulturen och ledarskapet för om det ska hända eller ej. Att samarbeta inom befintliga team och avdelningar är basnivån (även om inte ens det alltid fungerar). Samarbete inom team brukar vara fokuserat på effektivitet. Att inte slösa tid och resurser. Medan samarbete bortom teamet ger helt andra effekter i form av inspiration, innovation, tydlighet, förståelse för den egna rollen och bättre reaktionsförmåga. Detta har jag redan behandlat i Samarbete är inte samma sak

Hjälp! Har någon mött samma utmaning tidigare?

Ett av paradexemplen för öppet samarbete över hela organisationen är möjligheten att be om hjälp när man kört fast. Tänk att kunna fråga, precis som på Facebook eller Twitter, ”Jag har kört fast på en utmaning och undrar om någon annan har något bra knep att dela med sig av?”. Med rätt verktyg skulle ju vem som helst kunna höja armen och dela med sig av sin erfarenhet så att du får hjälp att lösa ditt problem mycket snabbare och bättre än om du skulle prova dig fram eller ”ringa en vän”. Eller – ännu bättre – så har den där okända kollegan redan delat med sig av sin erfarenhet online på ett sätt som gör det lätt för dig att söka och hitta erfarenheten utan att ens behöva besvära dem, t.ex. i en blogg, ett forum, en sökbar konversation eller på en webbsida.

Men, tänk en gång till. Tänk på vad som krävs för att exemplet ska fungera, förutom en bra teknisk lösning:

  1. En förstående kultur där du inte behöver bekymras av att visa att du behöver hjälp
  2. En hjälpsam kultur där kolleger är beredda att dela med sig av både kunskap och tid för att hjälpa en okänd kollega i knipa
  3. Att inte de eller deras chef påverkas negativt av att de hjälper till bortom avdelningen
  4. Och att ni båda förstår att möjligheten finns och klarar av att använda verktygen som hjälper er att samarbeta

Organisationskultur

1 & 2 är båda frågor om organisationskultur. De speglar ledningens attityd och agerande, nu och tidigare. För att dessa båda ska förändras krävs att ledningen både kommunicerar värderingarna men, än viktigare, visar i handling vad de går ut på.

Målstyrning

Punkt 3 beror av hur organisationen sätter, distribuerar och mäter mål. Alltför många distribuerar bara resultatmål neråt i organisationen, men inte mer ”mjuka” övergripande mål, som att förbättra kommunikation, samarbete eller erfarenhetsdelning. Eller andra bevis för att talet om medarbetarna som organisationens viktigaste resurs var just bara det – tal, men inget mer. Ofta talar man om tjusiga mål, men mäter bara försäljningssiffror, kostnader, resultat och liknande. Dessutom nedbrutet per avdelning och kvartal. I en sådan situation blir det ju uppenbart vilka mål man arbetar för, de man mäts på. Särskilt om man har variabel lön. De som talas om men inte mäts, de faller snabbt bort. Så att hjälpa kolleger utanför avdelningen blir ett slöseri med tid och energi, hur mycket det än hjälper organisationen. Det hjälper ju inte avdelningen att nå sina mål (och därmed inte chefen att nå sina).

Anpassning till användarnas behov

Den sista punkten är dels en fråga om förändringsledning i allmänhet och utbildning i synnerhet, men ännu mer en fråga om att anpassa verktygen så att de passar medarbetarnas vardag, digitala mognad och de sammanhang de behövs. De måste göras till en del av ”hur jobbet görs”, inte något utöver ”det egentliga arbetet”.

Hur är dina erfarenheter av samarbete online? Av samarbetskultur och av målstyrning som stödjer samarbete och hjälpsamhet?

/0 Kommentarer/av

Samarbete är inte samma sak

,

Samarbete är ett kärt ämne inom arbetslivet. Särskilt i digitala medier. Oftast för att det inte fungerar. Dessutom allt viktigare eftersom allt färre av oss sitter tillsammans med de vi förväntas samarbeta med.

Men vad de flesta inte tänker på är att samarbete kan ta många olika former, med olika mål, medel, drivkrafter och hinder. OBS. Jag talar om samarbete, inte bara kommunikation, även om ett ökat samarbete brukar vara förbundet även med en ökad kommunikation

De viktigaste dimensionerna som definierar samarbete är:

  1. Antal inblandade
  2. Graden av öppenhet
  3. Nyttoeffekten
  4. Formatet/Produkten
  5. Tidsaspekten

 

1. Enstaka individer, ett team, en avdelning eller alla i organisationen?

Teamsamarbete är i fokus för närvarande. Främst gruppchattar, gärna med integrering av extra verktyg och funktionalitet. Jättebra att detta underlättats, men räcker det? I vår snabbföränderliga värld räcker det inte längre att bara ”ringa en vän” när man stöter på nya utmaningar. Risken är stor att utmaningarna är lika nya för dem. Då behöver vi nå bortom teamet, chefen eller våra gamla kompisar. Tänk så bra om vi kunde ”ropa till alla i organisationen” och fråga om någon där ute råkat på samma utmaning redan, kan och vill hjälpa dig.

2. Traditionellt har normalläget varit att begränsa insynen i samarbetet och kommunikationen

Standardfrågan, när man ska skapa en ny mapp är ju, ska den vara synlig bara för mig eller vill jag dela den med vissa namngivna individer. Men är innehållet verkligen så hemligt att det behöver undanhållas från alla kolleger? Är du så himla viktig? Men, vad skulle effekten bli ifall alla arbetade med öppenhet som normalläge? Om du skulle kunna söka överallt och hitta att Xho i Kina stött på precis samma problem som du och hur hen har löst det redan, så att du bara kan göra likadant? Hur mycket tid skulle du spara? Hur mycket bättre skulle din prestation bli?

3. Effekt eller effektivitet?

Nyttan med förbättrat samarbete mellan individer eller i team ligger nästan alltid i någon sorts effektivitet. Mindre förvirring om vilken som är den senaste versionen, effektivare kommunikation med kommentarer som alla kan se i stället för att fem personer skickar likadana eller motstridiga kommentarer till en stackare som ska försöka jämka samman allting. Och så vidare.

Nyttan med förbättrat öppet samarbete bortom teamet ligger snarare i förbättrad effekt (även om det finns effektivitetsvinster att göra också, t.ex. i minskat dubbelarbete). Här talar vi snarare om inspiration, innovation, korsbefruktning av idéer, kunskapsspridning, snabbare och bättre problemlösning genom att hitta riktiga experter bortom den egna kretsen, tydligare kommunikation mellan ledning och medarbetare (av t.ex. strategier och mål), bättre förståelse bland medarbetare var de passar in och vad andra gör, bättre förståelse hos ledningen om vad som verkligen händer ”där ute”.

4. Samarbetar vi om idéer och kunskap eller om att framställa dokument?

Fokus ligger tyvärr ofta bara på att samarbeta kring att framställa, dela och hålla reda på dokument. Visserligen behövs det, men vi behöver mer fokus på kunskap och relationer – mellan kolleger med gemensamma intressen och utmaningar – oavsett format eller medium.

5. Nu eller någon gång i framtiden? Båda!

Telefon, möten, chattar och videomöten bygger på att alla inblandade finns tillgängliga samtidigt. Bra ibland, men också begränsande. Vi behöver också kunna samarbete över tid, när önskan eller behov uppstår. Som med epost: Jag ställer frågan nu. Du svarar när du hinner. Eller diskussionsforum, bloggar, wikis, forum. Eller delade dokument för all del. Eller att kunskapen förblir tillgänglig fastän vi flyttar på oss eller slutar.

Vad gäller samarbete och kommunikation beklagar de flesta sig om samma, till synes motstridiga, problem. Vi har både för lite och för mycket. Samtidigt. Vi har för lite av det samarbete och den kommunikation vi vill ha och behöver. Men vi dränks i brus kring sådant som vi helst hade sluppit.

En orsak till detta är att vi ofta har för dåliga möjligheter – och kultur – för att samarbeta öppet bortom teamet, genom hela organisationen. Därför felanvänder vi verktyg som är bra till samarbete i begränsade grupper till att kommunicera med alldeles för många. Eller mer praktiskt och påtagligt: massmail som ingen vill ha, folk som svarar ”till alla”, gruppchattverktyg som överbelastas med tomt pladder mellan alldeles för många.

Samtidigt som jag naturligtvis uppskattar de förbättrade möjligheterna till förbättrat och effektiviserat samarbete mellan individer och team som kommit på senare år önskar jag att större ansträngningar lades på öppet samarbete och kommunikation bortom ”de närmaste”. Öppnare organisationer. För då förbättras möjligheterna för både organisationerna och medarbetarna att växa.

/0 Kommentarer/av