Möten utgör ofta en stor del av vår arbetstid. Ändå är vi ofta kassa på det. Är det inte dags att ändra på det? Både för digitala möten och möten på plats.
Parkinsons lag säger att arbete tar så lång tid som man ger det. Resultatet varierar däremot, så klart.
Men det är ju likadant med möten, nästan. Vad gäller möten får man nog lägga till ett ”…minst…”.
Om man sätter av en timme till mötet, tar mötet en timme och kanske lite till.
Likadant om man sätter av en halvtimme.
Varför envisas vi då med att planera in möten på hela timmar, eller halva – undantagsvis?
Dessutom på jämna hela eller halva klockslag?!
Resultatet blir ju ofta att nästa möte börjar direkt efter när det förra skulle slutat. Utan tid för förflyttning emellan, vare sig fysiskt eller mentalt. Utan tid för efterarbete eller förarbete.
Dagen fylls av möte på möte på möte på möte. När mötena sedan tagit slut sitter man – kanske – och försöker sammanfatta för sig själv vilka uppgifter man fick sig tilldelat och vad viktigt eller intressant som sades på mötet. Eller är man bara för trött för att göra det och hoppas att det kommer i mötesminnet som någon skulle skriva – så småningom.
Inte har det blivit ett dugg bättre under 2020 av att de flesta mötena blivit digitala. Kanske till och med värre eftersom det är så lätt att glömma den mentala ställtiden som behövs mellan möten och därför travat mötena ännu tätare.
Jag misstänker att en stor del av grunden till problemet är vanlig lättja:
- Standardinställningen för möten i våra digitala kalendrar är ofta 60 minuter, eller möjligtvis 30
- Vi har inte lärt oss kalenderprogrammen tillräckligt väl för att upptäcka att den går att förändra
- ”Alla” är vana vid att möten börjar på hela eller halva timmar, så det blir enklast så
Alltså är det busenkelt att ta ett första steg för att bryta den onda cirkeln:
- Bestäm dig för vad som ska vara din standardtid för möten. Mitt förslag är 20 eller 40 minuter.
- Ändra sedan standardinställningen i ditt kalenderprogram.
- Om man fortsätter att starta möten på hela eller halva timmar får man då 10 eller 20 minuter luft mellan möten. För kaffe, vatten, biobreaks, ett snabbt samtal eller meddelande, för att förbereda eller efterarbeta. För lite frisk luft eller en kort ”kontorsstretch” för ryggen och axlarna, kanske? Eller för att minska effekten av att mötet drar över.
- Om du är djärv börjar du planera in möten på udda tider. Kanske kvart över eller kvart i?
- Var beredd på att folk i början kommer för tidigt eller för sent. De har inte läst inbjudan ordentligt utan bara antagit att det var som vanligt. Det har hänt mig mer än en gång.
- När du gör din inbjudan kan du ju dessutom ”skruva” på inställningarna för påminnelser, så att de kommer vid strategiska tider för att fånga deltagarnas uppmärksamhet.
- Om du är riktigt ambitiös skickar du dessutom en manuell påminnelse i god tid där du poängterar tiden och syftet med mötet, och om några särskilda förberedelser förväntas.
Nästa steg kräver mer ansträngning. Dem har du säkert läst tidigare dessutom:
- Agenda och syfte redan i inbjudan (som repeteras i början av mötet och i eventuella påminnelser)
- Fila extra noga på rubriken för mötet och på inbjudan för att maximera deltagarnas engagemang och förberedelser
- Bifoga länkar till material för förberedande genomläsning och poängtera vikten av att det görs i förväg
- Kanske ”flippa mötet” alldeles? Min favorit! Att dela alla presentationer, rapporter och andra underlag i förväg och tydligt deklarera att mötestiden BARA ska användas till att diskutera och fatta beslut, inte till att presentera.
- Sist, men först, fundera på om mötet behövs över huvud taget. Om det är ett rent statusmöte, till exempel, borde ni kunna rapportera status i ett delat dokument eller online på annat sätt, så kan alla rapportera när det passar dem (före deadline, så klart) och sedan använda mötestiden till att förbättra status i stället för att rapportera. Eller till ett av de där spontana mötena som är så mycket mer energigivande!
Har du några egna tips för mer produktiva möten som öppnar för mer produktiv tid bortom mötena, och mindre stress? Kommentera gärna.