Brightsider på Twitter
Sök på Brightsider
Samarbetspartners
Andra länkar
The Social Swede blogg: The Social Swede (a.k.a. Bjebeje)
Realisation: Remote collaboration was the engine behind my engagement during my years with IBM
It took me a year to get sufficient perspective of the fifteen years I spent with IBM to realise just how much of my engagement and energy had been generated from the transparent collaboration and networking I had experienced with colleagues around the ENTIRE world. Not that I didn’t appreciate it at the time, but […]
Productive phone conferences
In these times of coronainduced travel restrictions, I expect that remote meetings will surge. And that many will feel inexperienced and uncertain on how to make those meetings productive and positive, as participant or as host or presenter. With fifteen years under my belt in international and global roles in one of the world’s most […]
Productive video conferences
In these times of coronainduced travel restrictions, I expect that remote meetings will surge. And that many will feel inexperienced and uncertain on how to make those meetings productive and positive, as participant or as host or presenter. With fifteen years under my belt in international and global roles in one of the world’s most […]
Productive web meetings
In these times of coronainduced travel restrictions, I expect that remote meetings will surge. And that many will feel inexperienced and uncertain on how to make those meetings productive and positive, as participant or as host or presenter. With fifteen years under my belt in international and global roles in one of the world’s most […]
Effective webinars
In these times of coronainduced travel restrictions, I expect that remote meetings will surge. And that many will feel inexperienced and uncertain on how to make those meetings productive and positive, as participant or as host or presenter. With fifteen years under my belt in international and global roles in one of the world’s most […]
Never take the absence of a no for a yes
Sales people are taught to never take no for an answer. Consultants should be taught never to take the absence of a now as a yes. As a consultant, you don’t have any executive powers towards your client. You consult. You analyse. You suggest. You explain. But you don’t decide. That’s the prerogative of your client. And […]
Think of your employer as a distribution channel of You
Uneven relationships usually don’t work out well in the long run (at least not for both parties). That old truth holds water for romantic relationships as well as for between countries and….on the job market. Employers complain about the low employee engagement revealed in their annual employee surveys. Duh! What do they really expect when […]
To walk in the shoes of someone else, you first have to take off your own
Know your customer! Understand the user! Know your enemy! We’ve all heard these calls. To best be able to sell to customers what they really need and will appreciate, to design things that people will use, appreciate and rave about to their friends and acquaintances – or to best beat your enemies – you first […]
Persistent Team Chat, Merely a Gilded Reincarnation of Reply-to-All Email?
Persistent team chat has been the darling of the collaboration scene for a while now. The most prominent one being Slack, but also Atlassian HipChat, Cisco Spark, Microsoft Teams and now Watson Workspace from my employer. Cool, fast, flexible are words often used to describe the greatness of most of those products. There’s been […]
Why you shouldn’t subcontract social media communications
Hardly any organisation can get by nowadays without a presence in social channels, but many still feel uncomfortable about how to do it. Luckily, most have realised that it’s not just like pushing your marketing messages onto some audience, as in traditional marketing (but some still do, unfortunately). So what’s the big difference? And what […]
Mingel i det digitala mötet!
Digitala möten, Jobba Bättre DigitaltKanske digitalt mingel inte blir riktigt samma sak som live, men fler kan vara med i alla fall
Hur skulle det vara att ordna digitalt mingel?
Kanske för ett AW eller med talarna efter ett större möte där flera personer presenterat? Många är ju mer bekväma med att ställa frågor i mindre grupper än inför alla kollegorna.
Välj bara ”Let participants choose room”.
Glöm inte at klicka på kugghjulet nere till vänster för att ge rummen namn som förenklar valet.
Zoom har gjort det busenkelt!
Numera kan du göra det! Dessutom busenkelt med breakout rooms i Zoom, som lanserat ett nytt alternativ för fördelning av deltagare till rummen. Att deltagarna kan välja vilket rum de vill ansluta till. Och dessutom själva växla rum om de vill ”vandra runt”. Namnge bara rummen efter ämnen, talarna eller något annat förnuftigt så kan deltagarna själva sköta resten.
Du kan göra samma sak utan Zoom
Ge inte upp om du inte har Zoom. De andra följer säkert efter så småningom. Men det behöver du inte vänta på.
Skapa bara flera möten som du namnger på samma sätt som jag nyss beskrev. Gör en lista med namnen och länkarna (klickbara), och sätt den i händerna på deltagarna på något sätt du själv väljer.
Sedan kan de ansluta och byta möten som de vill. Kanske att det kan vara en bra idé att inaktivera lobbyn eller väntrummet (eller vad just ditt mötesverktyg kallar det. Så ni slipper ha någon som ska hantera att släppa in deltagare.
Förresten, I många mötesverktyg kan man göra så att det går att ansluta till möten vid andra tider än den schemalagda. Alltså skulle du kunna – tekniskt sett – planera in de där mötena vid olika tider om det ger bättre översiktlighet i kalendern. Många möten vid samma tid kan ju bli ganska svårt att manövrera i kalendern.
Med start i april 2021 publicerar jag ett tips för att jobba bättre digitalt varje måndag här och på LinkedIn – Måndagstipset.
Om du har något du undrar över eller tycker jag ska tipsa om är du hjärtligt välkommen att höra av dig. Antingen med en kommentar här eller genom att kontakta mig här: Kontakt
”Great minds think alike” – NOT!
Digitalt samarbete, Engagerat arbetsliv, OrganisationskulturAstrid Lindgren
Robyn
Malala Yousafzai
”Great minds think alike”, denna verbala klapp på axeln vi brukar ge varandra när två personer haft ungefär samma idé. Hur fel är inte den?!
För det är ju just det som ”great minds” INTE gör – tänker likadant som andra.
De tänker annorlunda. Det är det som gör dem ”great”.
De ser saker ur andra perspektiv.
De ser samband som vi andra inte ser. Lösningar vi andra inte ser.
De överför kunnande från ett område till ett annat – och skapar nya lösningar där andra kört fast.
De lyssnar bortom vad folk säger till vad de verkligen menar.
De lyssnar på och inspireras av andra än de uppenbara, vanliga auktoriteterna.
”Closed minds think alike” är närmre sanningen.
Hur det kan gå om man bara lyssnar på ”sina egna” har vi sett skrämmande exempel på inom politiken under det senaste decenniet, kanske tydligast i USA och UK, med deras skenande polarisering.
Det saknas inte exempel på hemmaplan, om än inte lika extrema eller katastrofala.
I grupper som sluter sig, bara lyssnar till varandra och bara kommunicerar med varandra tenderar man att utveckla group think – avsaknad av innovation och övertygelse om den egna förträffligheten.
Det är inte ”Great minds” som ”think alike”. Det är snarare ”Closed minds think alike” som gäller.
Man behöver inte zooma in på så extrema exempel som Trumpismen eller Brexit. Det räcker att titta på vilken organisation som helst som stänger ute externa influenser och insyn. De tenderar att stelna, tappa förmågan att se sig själv som andra ser dem liksom förmågan till innovation, inspiration och engagemang.
Det är illa nog i vanliga fall, men när omvärlden, tekniken, affärslogiken och marknadens preferenser förändras i så rasande takt som nu är det ett recept för undergång.
Entré på scenen för Mark Granovetter
Det är i detta sammanhang som det är dags att introducera Mark Granovetter. Egentligen gjorde han entré redan 1973 med sin doktorsuppsats ”The Strength of Weak Ties”, fortfarande det tongivande verket i nätverkssociologi.
Inför sin avhandling intervjuade han personer som nyligen hade fått nytt arbete. Han frågade bland annat ”Hur fick du höra om det lediga jobbet? Var det genom en vän?”. En överväldigande majoritet svarade ungefär ”Nej, faktiskt inte genom en vän. Snarare av en bekant”.
Granovetters tes blev alltså att det är genom våra ”svaga kontakter” som vi exponeras för nyheter, inspiration och gör upptäckter. Våra starka kontakter är alltför lika oss med alltför stort överlapp av intressen och referenser.
Det är alltså inte vid middagsbordet eller med de vanliga kontorskollegorna som de stora nyheterna skapas. Det är i mötet med folk som tänker annorlunda än vi själva, med annan erfarenhet eller annan kontext som vi hittar inspirationen till den nästa stora grejen.
Group think i team-mötet eller gruppchatten?
Slår vi samman Granovetters tes, ”Closed minds think alike” och den VUCA-värld vi lever i finns det anledning till oro.
Världen förändras i rasande takt runtom oss. Tio års digitalisering på tio veckor under 2020 säger vissa. Men vårt mindset och våra samarbetsmodeller har inte förändrats tio år, bara tekniken vi använder. Många nöjer sig med att förgäves försöka kopiera gamla sätt att jobba fast med nya verktyg. Som att kryssa i motvind med en motorbår bara för att ”det var ju så man lärde sig i seglarskolan”. Eller som att ”spara på filmen” med digitalkameran.
Fortfarande fokuserar vi våra ansträngningar till digitalt samarbete på dem vi redan känner. I gruppchatt, i digitala möten med inbjudna deltagare.
Samma gamla människor, vid samma gamla kaffemaskin – om än den digitaliserats. Var hittar vi de nya idéerna? Knappast vid skrivbordet intill. Eller vid kaffemaskinen intill, för den delen.
Vi kanske blir effektivare, snabbare, med lägre felprocent och färre missförstånd på vägen. Men bara på att producera samma vaddetnuärförnågot som vi redan gjort, inte på att bryta ny mark, kläcka nya idéer, möta en förändrad omvärld.
Öppenhet och konversation göder innovation
Vi måste våga kommunicera utanför boxen. Samarbeta bortom våra förstahandskontakter. Där inspirationen och olikheterna finns.
Är man soloflygare som jag eller del av en mindre organisation innebär det samarbetspartners och mycket hängande i nätverk, för närvarande mest online i t.ex. LinkedIn, kanske på Twitter eller numera på Clubhouse.
Men klart, då får man ju vara försiktig att inte sprida sådant som borde stannat inom den egna organisationen. Är man en större organisation, eller kanske inte fullt så stor men decentraliserad eller distribuerad, finns det stor potential i att kommunicera och samarbeta öppet inom organisationen, med kollegor som arbetar inom liknande område eller har liknande intressen – men som man inte känner sedan tidigare. Tekniskt är det lätt att göra med hjälp av ett socialt intranät, ett Enterprise Social Network, med profiler, inlägg, grupper och nätverk som på LinkedIn, plus bloggar, forum, onlinedokument och fildelning.
Utmaningen ligger mer i våra tankemodeller: Att vända sitt standardtänk från att spara allt på egna hårddisken och bara dela på begäran, till att spara allt i molnet och bara begränsa tillgång vid behov. Från att bara bara samarbeta och hjälpas åt mellan kollegor man redan känner till att fråga andra om hjälp och att glatt dela med sig av den egna expertisen till främmande kollegor som behöver den. Och att ges tid och kanske till och med erkännande för sina ansträngningar att hjälpa kollegor ”bortom horisonten” – för hela organisationens bästa. Att skapa en kultur som bygger på att ingen förväntas kunna allt men att alla har värdefull expertis på något, om än aldrig så litet. Och att det är ok att fråga och att dela med sig av arbete under utveckling – just för att locka kunniga kollegor att bidra med sin expertis i att förfina resultatet.
Öppenhet och konversation göder också medarbetarnas engagemang
Engagemang kan ju översättas till frivillig ansträngning. Vilken ledare önskar inte det från sin organisation. Ytterligare ett starkt skäl att ändra sitt sätt att tänka. Med öppen kommunikation och kunskapsdelning göder vi autonomin, den vanligtvis försummade faktorn bakom vår motivation (enligt Self Determination Theory). Vilken ledare vill inte ha medarbetare som är motiverade, engagerade, innovativa och som hjälper varandra till att lösa problem, med nöjdare kunder, och större produktivitet som resultat?
Inte förrän jag lämnat IBM insåg jag hur mycket Connections, det interna nätverket betytt för mitt stora engagemang under de åren. Att det varit motorn i min professionella utveckling visste jag redan, däremot. Det har jag berättat om i Insikt: Distanssamarbetet var motorn bakom mitt engagemang under min tid på IBM
Andra inlägg som beskriver hur det kan fungera och vilka fördelarna är – både för medarbetarna och organisationen:
Håller du med?
Hur föreslår du att vi kan arbeta för större öppenhet för inspiration och nya idéer i vårt nya distribuerade, digitala arbetssätt?
Inbjudande inbjudningar till dina digitala möten
Digitala mötenBra möten börjar redan med inbjudan.
Den ska vara inbjudande, lätt att förstå och lätt att följa. De digitala mötestjänsterna ger inte särskilt mycket hjälp på vägen. Zoom är inget undantag. Här kommer, därför, mina tips på hur du skapar inbjudningar som ger ditt möte en flygande start!
I sammanhanget behandlar jag tre olika typer av möten, alla med fokus på Zoom (i denna bloggpost i alla fall*):
Möte med vanliga gänget
Det vanliga gänget är – förhoppningsvis – redan vana vid att använda och ansluta till Zoom-möten. Alltså behöver du inte lägga så mycket tid på att göra inbjudan inbjudande. Däremot kan du bädda för ett bra möte, med lite vanlig vettig ”möteshygien”. Så när du omvandlar Zooms automatiska inbjudan till en kalenderinbjudan för mötet se då till att:
Möten med personer du inte brukar ha möten med, kanske kunder, partners eller möjliga kunder
Nu kan du inte längre vara lika säker på att de är vana vid att hantera Zoom och inbjudningar till Zoom-möten. Alltså gäller det att göra inbjudan lätt att förstå och följa. Särskilt vill du undvika att de får problem att ansluta till mötet, kommer för sent eller stör dig i dina sista förberedelser. Du kan kanske inte ens vara säker på att deras arbetsgivare tillåter dem att ansluta till Zoom eller installera Zoom-appen på sin enhet! Tyvärr alltför vanligt inom offentlig sektor och andra som hellre stänger access än anstränger sig att göra accessen säker. Ännu har jag inte hittat någon annan lösning än att de kanske kan ansluta via en privat enhet.
Zooms automatiska inbjudningstext är på engelska och innehåller mer information än de flesta behöver. Och det är just detta som brukar följa med till kalenderinbjudan
Bara genom att redigera texten på tre ställen och lägga till en tomrad blir det genast lite mer inbjudande och lättare att förstå.
Beroende på mötets mål och karaktär kan det ju vara på sin plats att fundera på punkterna jag nämnde för ”Möten med vanliga gänget” också. Det kanske inte skadar med både syfte, agenda och länkar till instuderingsmaterial inför andra möten också?
Öppna möten med registrering
Du kanske vill ha ett öppet möte för att sprida kunskap om vad du/ni har att erbjuda? Eller bara dela med dig av något du tror att andra kan ha nytta av? Då kan du arrangera ett öppet möte med registrering. Zoom hanterar det suveränt!
Som exempel kan vi ta registreringssidan till webbinariet Bli vass på Zoom från 20 januari 2021:
Att göra en sådan här registreringssida är faktiskt busenkelt!
1. Börja med att klicka i Required vid Registration. Då dyker det upp flera nya saker att hantera.
2. Den text du skriver i Description visas som beskrivning av mötet, alltså den stora texten i inbjudan ovan. Kanske bäst att skriva först i ett vanligt dokument och sedan klistra in i rutan.
3. Den här sortens automatiska mail fastnar ofta i skräppost-filtret. Därför kan det vara bra att uppmana de som registrerar sig att kolla i sin skräppost. Bekräftelsen – med den viktiga, individuella länken – skickas på direkten. Så om de inte har fått den inom bara några minuter är det något skumt. Jag missade att göra detta vid exemplet ovan och fick ett antal mail från deltagare som undrade när länken skulle komma. I något fall hade den redan hunnit raderas ur skräpposten och de fick registrera om sig.
4. Om du klickar på Branding kan du ladda upp en banner och en logotyp. I exemplet ovan nöjde jag mig med att ladda upp Hej Engagemangs logotyp. (En banner måste någon ju tillverka också och det hade jag inte tålamod med)
5. De som registrerar sig för mötet får ju ett bekräftelsemail som du bör ägna dig åt en stund. Klicka på Edit längst nere till höger
6. Bekräftelsen som skickas ut är ju ganska lik en vanlig inbjudan till Zoom-möten med kan tyvärr inte redigeras i samma utsträckning. Man kan bara lägga till egen text i rutorna du ser i bilden ovan. Du kan skicka ett testmail som går till kontohavaren och ingen annan. Om du saknar tillgång till den mailadressen kan du ju prova att registrera dig och se vad du får.
7. Här ser du hur texten jag matade in i rutorna kan se ut i bekräftelsemailet.
8. Om du vill se vilka som anmält sig kan du (eller någon med administratörsaccess) se det under: ADMIN => Account Management => Reports. Den listan låter sig inte lätt arbetas med, tyvärr.
9. Vill du, som jag gjorde vid webbinariet i exemplet, maila alla med en kompletterande instruktion eller en mer personlig påminnelse än Zooms automatiska måste du exportera en CSV-fil från Reports och sedan knepa och knåpa med den i Excel eller Numbers för att kunna få ut epostadresserna i ett användbart format.
Svårare är det inte att göra inbjudande inbjudningar till Zoom!
Kommentarer och förslag till förbättringar eller andra metoder är hjärtligt välkomna. Frågor också, så klart.
”Arbete tenderar att ta så lång tid som står till dess förfogande” sägs det. Det gäller för möten också.
Digitala möten, ProduktivitetMöten utgör ofta en stor del av vår arbetstid. Ändå är vi ofta kassa på det. Är det inte dags att ändra på det? Både för digitala möten och möten på plats.
Parkinsons lag säger att arbete tar så lång tid som man ger det. Resultatet varierar däremot, så klart.
Men det är ju likadant med möten, nästan. Vad gäller möten får man nog lägga till ett ”…minst…”.
Om man sätter av en timme till mötet, tar mötet en timme och kanske lite till.
Likadant om man sätter av en halvtimme.
Varför envisas vi då med att planera in möten på hela timmar, eller halva – undantagsvis?
Dessutom på jämna hela eller halva klockslag?!
Resultatet blir ju ofta att nästa möte börjar direkt efter när det förra skulle slutat. Utan tid för förflyttning emellan, vare sig fysiskt eller mentalt. Utan tid för efterarbete eller förarbete.
Dagen fylls av möte på möte på möte på möte. När mötena sedan tagit slut sitter man – kanske – och försöker sammanfatta för sig själv vilka uppgifter man fick sig tilldelat och vad viktigt eller intressant som sades på mötet. Eller är man bara för trött för att göra det och hoppas att det kommer i mötesminnet som någon skulle skriva – så småningom.
Inte har det blivit ett dugg bättre under 2020 av att de flesta mötena blivit digitala. Kanske till och med värre eftersom det är så lätt att glömma den mentala ställtiden som behövs mellan möten och därför travat mötena ännu tätare.
Jag misstänker att en stor del av grunden till problemet är vanlig lättja:
Alltså är det busenkelt att ta ett första steg för att bryta den onda cirkeln:
Nästa steg kräver mer ansträngning. Dem har du säkert läst tidigare dessutom:
Har du några egna tips för mer produktiva möten som öppnar för mer produktiv tid bortom mötena, och mindre stress? Kommentera gärna.
En chefs framgång beror på medarbetarnas
LedarskapDet viktiga för chefen för ett lag grävare är inte att själv vara bäst på att gräva. Utan att få laget att gräva bäst, orka längst, se till att de har bäst spadar, att de underhåller spadarna så att de håller länge och att de lär sig ny teknik så att de hänger med utvecklingen.
För grävarna är det spadarna som är arbetsredskapen.
För chefen är det grävarna.
Jag vet att detta är löjligt förenklat, men det gör det också tydligare att chefens viktigaste kvaliteter inte är att kunna göra medarbetarnas jobb, fast bättre, utan att få medarbetarna att vara bäst på sitt jobb. Och att chefens framgång beror på medarbetarnas.
Visserligen är det möjligt att med maktmedel få medarbetarna att prestera extra, fast inte i längden. Antingen sliter man ut dem eller kommer de att göra revolt på ett eller annat sätt.
För varaktig framgång måste chefen arbeta med arbetarna. Det ligger liksom i själva ordet. Om chefen missbrukar sitt chefskap byts första stavelsen i ordet från ”med” till ”mot” och det vore ju inte så bra, eller hur?
Hur är det i verkligheten i våra organisationer?
Jag är rädd att svaret på de flesta frågorna, alldeles för ofta är nej.
Vad tror du?
Hellre ett nej…
Det egna drivet, KonsultlivPhoto by Isaiah Rustad on Unsplash
För många år sedan fick jag anledning att fundera över vilka kollegor jag helst arbetade med på projekt. Det var så länge sedan att jag faktiskt glömt vad anledningen var.
Det gick ganska snabbt att skriva ner en lista.
Men sedan kom jag att fundera över varför jag helst arbetade med just dem. Det tog lite längre tid att besvara, men efter en stund stod svaret klart för mig: Det var de som jag kunde lita på levererade i tid och vad vi kommit överens om, eller åtminstone ringde i larmklockan i god tid om de insåg att de skulle få problem. Med andra ord, de som var självgående. De som jag inte behövde kolla och stämma av med, så att jag lugnt kunde ägna mig åt något annat som krävde min insats och uppmärksamhet. De som jag kunde vara säker på inte skulle komma efter deadline, utan leverans för att ”de inte haft tid”.
Plötsligt slog det mig!
De som levererade i tid utan att man behövde oroas var samma personer som oftast svarade nej när man bad dem om att göra något!
AHA! Kunde det finnas ett samband? Kunde det vara så att de sade nej till vissa saker så att de kunde vara säkra på att kunna leverera de saker de redan lovat?
Den dagen fick jag en helt annan respekt för när någon säger nej till att ta på sig en uppgift. Den respekten håller i sig än idag.
Engagemang, Inspiration och Innovation – investeringar i framtiden för både organisation, kunder och medarbetare
Digitalt samarbete, Organisationskultur, People Powered Business”Medarbetarna är vår viktigaste resurs”. Kanske gäller det vissa mer än andra?
Jag inledde den här serien inlägg med att konstatera att Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Då vill det till att människorna i fråga är mer engagerade än souvenirförsäljerskan på bilden. En person som bara utför sina ålagda arbetsuppgifter själlöst, utan engagemang, utan glädje och vars tankar är överallt annars än på arbetet och uppgiften, gör inte mycket skillnad. Och utan engagemang blir det inte mycket innovation heller. Dessutom ligger kanske även hälsan risigt till.
Detta är det sista inlägget av sex på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera och samarbeta öppet online istället för att särarbeta. Den inledande del ett är Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Övriga delar, inklusive denna, är:
Där människor och idéer möts frodas innovation och engagemang
Fundera en stund över denna video om var bra idéer kommer ifrån, av Steven Johnson (som säkert blir glad om ni köper hans bok)
Är det inte just sådana miljöer vi vill och behöver skapa och stödja i våra organisationer? Miljöer där idéer och människor möts, både planerat och slumpvis och där man kan hitta både likasinnade att samarbeta med och oliksinnade att inspireras av. Sedan länge har framsynta arkitekter skapat kontorsmiljöer som uppmuntrar till slumpvisa möten, men hur gör vi när medarbetarna sitter åtskilda? Oavsett om det är hemma, på olika kontor eller kontinenter, eller på olika platser i det aktivitetsbaserade kontoret? Hur gör vi för att involvera både kunder, partners och leverantörer?
Mitt svar är givet: Med hjälp av en öppen företagskultur och digitala samarbetsverktyg.
I onlinegrupper, diskussioner och genom att följa kollegors uppdateringar, kanske särskilt de som inte är allra närmast, ökar förståelsen för både företagets och kollegornas verksamhet, liksom för din egen betydelse för resultaten. Chanserna för slumpvisa möten med idéer, kunskap och intressanta personer mångdubblas. Dessutom sträcker den sig långt bortom kontorets kaffemaskin och de vanliga lunchkompisarna. Jordmånen för både engagemang och innovation blir en helt annan.
Om du har specialintressen du vill utveckla eller idéer du vill testa, men saknar resurser eller nödvändig kunskap, blir det oändligt mycket lättare att hitta likasinnade att odla intressena med eller att sätta samman ett virtuellt team av volontärer med kompletterande kunskaper för att utveckla idéerna vidare. Ett paradis för intraprenörer.
Image by Memed_Nurrohmad from Pixabay
Feedback – ju oftare och spontanare desto bättre
Tänk bara på en så enkel sak som feedback. I vanliga fall är feedback något som medarbetare får sällan, oftast från chefer i utvecklingssamtalets regisserade trandans. Hur inspirerande blir det inte då att plötsligt få en Like från någon avlägsen kollega som du kanske känner, men inte nödvändigtvis, på den där presentationen du nyss delade eller på ditt blogginlägg? Eller när du ser vem och hur många som laddat ner din Excelsnurra? Eller ett förbättringsförslag från någon med erfarenhet av precis det du arbetar med? Hur mycket mer motiverande blir de inte då att utveckla och sprida ditt kunnande?
De flesta företag som öppnar digitala samarbetsplattformar gör det med effektivitet i sikte, som jag beskrev i mitt tidigare inlägg Effektivitet- Lättare att hitta och dra nytta av experter och gjorda erfarenheter. Min övertygelse, och den viktigaste skillnaden från gruppchattar och liknande verktyg som innebär samarbete bara med namngivna kollegor, är att på sikt är boosten för innovation och medarbetarnas engagemang och inspiration långt viktigare.
Samarbete kring dokument i all ära. Samarbete och band mellan människor är oändligt mycket mer inspirerande.
Hur ser du på värdet av medarbetarengagemang och innovation, och vad företagen kan göra för att stödja det?
Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com. Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.
Bättre effekt – av investerad ansträngning, tack vare mer direkta informationskanaler
Digitalt samarbete, Organisationskultur, People Powered Business”Whisper”, foto: ElizaC3
Minns du viskleken från när du var barn? En person viskade något till en annan, som viskade till en tredje, som viskade till den fjärde och så vidare. Till slut återberättade den sista det budskap som hen hört. Vanligtvis var det förvrängt till oigenkännlighet och alla hade jättekul åt hur tokigt det blivit.
Det som var en kul lek som barn är tyvärr alltför vanligt inom arbetslivet, åtminstone när det gäller kommunikation. Är det inte budskapet från ledningen som blir tolkat och förvrängt på sin väg ut till de anställda så är det de anställdas frågor eller försök till kommunikation uppåt i hierarkin.
Detta är det femte av sex inlägg på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera och samarbeta öppet online istället för att särarbeta. Den inledande del ett är Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Övriga delar, inklusive denna, är:
Foto: Broin, licens: Creative Commons CC0
I tider av snabb förändring har man inte råd att använda viskleken för företagsledningens kommunikation till medarbetarna om vart man är på väg, varför och hur det ska gå till. Inte råd, vare sig tidsmässigt eller för risken att budskapet filtreras eller förvanskas på vägen. Dessutom är ju förståelse för företagets ”Why” och riktning en viktig komponent i medarbetarnas engagemang. Ingen bra idé att slösa bort den potentialen genom att inte ta tillvara på de möjligheter som finns till klar och direkt kommunikation.
Osäkerheten och den snabba takten hos förändringarna gör dessutom att kommunikationen i andra riktningen är viktigare än någonsin. Dels för att ledningen ska kunna försäkra sig om att budskapet nått fram och förståtts, dels för att medarbetarna ska kunna efterfråga kompletterande information för att försäkra sig om att de verkligen förstår. Men också som hjälp för ledningen att tidigt uppfatta vad som händer ”där ute”, som jag beskrev i Smidighet och snabbhet – alertare känselspröt och snabbare reaktion tidigare i denna serie inlägg. Det är inte mycket lönt att ha en massa spanare där ute om de inte ges möjlighet att skicka sina spaningar till ledningscentralen.
En bra samarbetsplattform ger allt detta, och mer därtill
Med hjälp av bloggar – text eller video – kan ledningen föra ut sitt budskap till alla medarbetare direkt och utan mellanhänder. Med hjälp av kommentarsmöjligheten kan medarbetarna reagera och ställa frågor ifall något var otydligt. Eftersom kommentarerna är synliga för alla kan du se ifall någon redan skrivit vad du tänkte och lägga en röst (en like, alltså) i stället för att upprepa vad andra redan kommenterat. I sammanhanget är det viktigt att ledningen verkligen läser och besvarar kommentarerna. Allt annat vore slöseri med värdefull feedback (på budskap eller tydlighet) och skulle riskera att omintetgöra förtroendet för att ledningen bryr sig om medarbetarna.
För enkel gräsrotspublicering , i grupp, av mer beständig och strukturerad information är wikis ett utomordentligt redskap. Perfekt för policies, instruktioner, handböcker och liknande. Även wikisidor brukar kunna kommenteras. Kommunikationen i andra riktningen är mer mångfacetterad, men förenklas av transparensen som uppstår i en bra samarbetsplattform. Om ledningen vill veta vad medarbetarna tycker, vilka utmaningar de har och behöver hjälp med, vilka möjligheter de ser och vilka spaningar de gjort mot horisonten…är det bara att lyssna. Kanske till och med ta hjälp av analysprogram som annars ofta används för externa sociala medier för att fånga upp och belysa trender och brännande ämnen. ”Lyssna” på statusuppdateringar, ”lyssna” på diskussioner i forum, på bloggar, samla in idéer och få hjälp att värdera dem i förslagsforum. Möjligheterna är nästan oändliga.
Vad tycker du? Är det inte på tiden att medarbetarna slipper famla sig fram i osäkerhetens dimma och att ledningen får en chans att dra nytta av all den information och erfarenhet som medarbetarna bygger upp, i stället för att den ska fastna i mailkedjor eller konversationer runt fikabordet? Har du egna erfarenheter att dela med dig av?
Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com. Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.
Effektivitet- Lättare att hitta och dra nytta av experter och gjorda erfarenheter
Digitalt samarbete, Organisationskultur, People Powered BusinessDet finns nog bättre användning för vår tid och energi att uppfinna hjulet igen, och igen, och igen.
Cartwheel, Ulster American Folk Park. Foto:Kenneth Allen, licens: CC BY-SA 2.0
Tänk om jag kunde bygga vidare på vad någon annan gjort. Utan att behöva börja på ruta Ett!
Vem har inte känt så? När tiden varit knapp, klockan varit mycket eller man harvat med något tungt och tråkigt som bara måste har gjorts tidigare och finnas någonstans – om jag bara visste var.
I mitt förra blogginlägg i serien skrev jag om hur ökad öppenhet och bättre digitalt samarbete kan hjälpa oss att övervinna utmaningar och svårigheter. Det kan också hjälpa oss att spara tid. Tid som vi kan använda till något bättre.
’Detta är det fjärde av sex inlägg på ämnet om fördelar för företag och medarbetare av att kommunicera och samarbeta öppet online istället för att särarbeta. Den inledande del ett är Ju snabbare hjulen snurrar desto viktigare blir människorna. Övriga delar, inklusive denna, är:
Bygg vidare i stället för att bygga om – igen
En timme av dubbelarbete kan aldrig fås tillbaka. Det kan bli ett förfärligt slöseri för företag och organisationer när medarbetare gör om sådant som andra redan gjort, eller parallella initiativ startas, helt enkelt på grund av bristande transparens. Dessutom blir det lätt förvirring och halvtaskig kvalitet.
Men att fixa det är enkelt. Det behövs faktiskt bara tre saker för att det ska börja fungera:
Vad man sedan väljer att använda den sparade tiden och energin till är en annan sak. Är det fråga om övertidsarbete på kvällar och helger, är det nog bäst att använda den till att umgås med familj och vänner, till återhämtning eller friskvård i naturen eller gymet. Men när man sparar tid inom ramarna för arbetsdagen kan man ju antingen hinna producera mer, kompetensutveckla sig (se gärna mitt inlägg ”Smidighet och snabbhet” i serien – om hur enkelt det blir att bygga professionell kompetens i en öppen organisation) eller låta sig inspireras till nytänkande och innovationer, av all denna kunskap och inspiration som blivit tillgänglig.
Enklare tillgång till experter och expertis spar både tid och förbättrar kvalitet
I den transparenta organisationen flyttas fokus delvis från experter – som individer, alltså – till expertis – själva kunnandet, och definitionen av expertisområden utgår från kollegornas och verksamhetens behov, inte från ledningen. Expertisområdena tenderar att bli mer handfasta och fokuserade. Från ”Projektledningsmetodik” till ”bra metoder att hantera agenda och uppföljning och statusmöten” ungefär. Expertisen demokratiseras, skulle man kunna säga. (Den som kan hjälpa mig med pivottabeller i MS Excel blir min hjälte och expert, men skulle nog inte klassificerats som sådan av företagsledningen)
Givetvis, när expertisen definieras av dem som behöver den, när den därmed också delas mellan fler personer och dessutom blir lättare tillgänglig – både genom att den går att hitta i konversationen och delade dokument, och genom att det blir lättare att både hitta och kommunicera med de som har expertisen, blir besparingarna i tid väsentliga både för företag och medarbetare. Dessutom blir förutsättningarna för höjd kvalitet desto bättre.
Snabbare onboarding i nya roller och projekt
I stället blir det: ”Välkommen Nisse. Här är länken till vårt grupprum med all information och historik i projektet. Där finns en onboardingaktivitet som du kan arbeta dig igenom med länkar till procedurer, kontrakt och rapporter. I forumet kan du se hur vi arbetat med kravspecen och förstå varför vi löst saker på det sätt vi gjort. Och alla protokoll och inspelningar fråm styrgruppsmötena finns där också. Här av dig om det är något du inte hittar. Förresten, du bör nog go med i den här öppna gruppen för folk i din nya roll. Där kan du lära dig av kollegor som arbetar med samma saker, fast i andra projekt runt om i världen.”
Under min tid på IBM användes social onboarding mycket på IBM, både för nyanställda medarbetare i grupperna ”Soon2BBlue” (preboarding) och ”New2Blue” (första två åren), men även för integration av medarbetare vid uppköp och outsourcingaffärer.
Hur mycket snabbare tror du Nisse kan bli – och känna sig – produktiv. Hur mycket tid sparar Kim? Känner du igen dig i frustrationen över att tvingas återuppfinna hjulet? Eller lättnaden över att slippa? Vad är en expert för dig? När du behöver hjälp, är det expertisen du söker eller måste du få tag i experten?
Denna serie inlägg bygger på inlägg jag skrev för IBM Sveriges Thinkblogg medan jag fortfarande arbetade där. Jag har även publicerat engelska versioner på TheSocialSwede.com. Bortsett från att teamchattar och skärmmöten blivit vanligare har inga förutsättningar förändras, utom möjligen att hjulen snurrar ännu snabbare nu.
När är man som mest entusiastisk för jobbet och arbetsgivaren?
Onboarding/PreboardingPhoto by Bruce Mars on Unsplash
Är det inte tiden mellan att man skrivit på kontraktet och första arbetsdagen?
När huvudet redan lämnat gamla jobbet men ännu inte mött de mer vardagliga aspekterna av det nya.
Ett gyllene tillstånd att fånga för nya arbetsgivare! Men hur många arbetsgivare jobbar med preboarding egentligen? Hur många rekryterande bolag tar vara på entusiasmen hos inkommande talanger? Gör ni? Hur, i så fall? Gör ni introduktion till företaget och teamet, bara? Eller inkluderar ni hela processflödet och pappersarbetet? Om ni inte gör det, varför inte?
Tänk bara att få in nyanställda som redan har farten uppe, i stället för att deras första arbetsvecka ska ägnas åt att komma in i de administrativa systemen, veva igång datorer och telefoner, installera och lära sig nya program. Snacka om kalldusch för entusiasmen.
Vad kan tänkas ingå i preboarding?
Här är några – ganska många – förslag på vad som kan ingå.
Information
Aktiviteter
Process/Administration
Lång lista, jag vet. Allt kan man ju inte göra men jag hoppas att den kan tjäna till inspiration. Kommentera gärna mina förslag eller kom med egna.
Vill ni ha hjälp med Preboarding hjälper jag gärna till. Hör av er bara!
Givetvis får man vara försiktig med att delge nyanställda konfidentiell information, men med ett signerat anställningskontrakt och kanske ett NDA borde det egentligen inte vara riskablare än att göra det till anställda, eller?