OKR + GST = Motiverande Målstyrning

”Du får vad du mäter” är ett gammalt talesätt i affärsvärlden. Inte särskilt inspirerande. Men bara alltför sant. Hur många förändringsprojekt har inte misslyckats för att man inte ändrade målstyrningen till att stödja den önskade förändringen?

Men hur jobbar man med målstyrning egentligen? Alltför ofta är målen några enkelt mätbara siffror som man tittar på kvartalsvis eller möjligen en gång per månad för att se om man nått fram. När det som egentligen behövs är att de genomsyrar den dagliga verksamheten för alla medarbetare och följs upp kontinuerligt, minst varje vecka.

För närvarande är OKR den mest omskrivna målstyrningsmetodiken, men den når inte riktigt ända fram, i min mening. Här ska jag förklara hur den kan förbättras genom att kombineras med GST, Goal Setting Theory, med grund i den mest beforskade och bekräftade motivationsteorin, Self Determination Theory, till vad jag kallar Motiverande Målstyrning.

Låt oss börja med OKR

OKR – Objectives and Key Results – i stora drag

Formulerad av Andy Grove, pionjärad av John Doerr och med Google som mest lysande referens har OKR spridits allt snabbare från Silicon Valley. Jämfört med tidigare målstyrningsmetoder tar OKR steget från den strategiska nivån till den operationella. Utan att gå in alltför mycket på detaljer kan man strukturera OKR som i bilden.

Outcomes, resultaten, delas upp i två delar.

Objectives, som ska visa riktning, vartåt vi vill komma, men utan att vara mätbara. Dessutom ska de gärna vara ambitiösa. Spänna bågen, alltså.

Key Results går ut på hur vi mäter graden av resultatuppfyllelse. Är vi på rätt väg? Har vi nått ända fram till och med?

På svenska skulle man kunna säga Resultatmål och Resultatmått.

Outputs, Initiatives, är vad vi gör för att arbeta oss mot målen.

Varje Objective delas upp i flera Key Results som i sin tur kan stödjas av flera Initiatives.

Så långt är det knappas någon rocket science. Det viktiga kommer i HUR man arbetar med OKR.

OKR – det viktiga finstilta

1. Målhierarki: Organisationens övergripande OKR sätts först och underliggande OKR för olika enheter och personer sätts för att stödja dem, baserat på vad man arbetar med.
2. Engagerande: OKR ska kännas meningsfulla och relevanta för de/den som målen gäller. Detta betonar OKR mycket mer än äldre målstyrningsmetoder.
3. Utmanande: Om man når alla mål var de för lågt satta
4. Tydliga: Tänk S.M.A.R.T men byt M mot U. Alltså behåll Specific, Achievable, Relevant och Time-based men snöa inte in på att allt ska vara mätbart. Det viktiga är att det är Utvärderingsbart. Om man stirrar sig blind på att kunna mäta händer det alltför ofta att det går ut över Relevansen och det är värre (se vidare i inlägget).
5. Få: Inte för många Objectives. Tre-fyra som mest. Vem kan fånga tio bollar som kastas samtidigt? Få mål bidrar också till både tydlighet och relevans. Detta kanske inte skiljer sig så mycket från tidigare metodiker, men slarvas ofta med i praktiken.
6. Måltransparens: NU börjar OKR skilja sig mot gamla skolan! Med OKR ska det råda transparens kring allas mål, både för individer och olika delar av organisationen.
7. Frekvent och decentraliserad uppföljning av de ”lägre” målen. Här är nästa stora skillnad. OKR ska användas operationellt och kontinuerligt, följas upp minst varje vecka. Det ska vara en del av Business as Usual.

Men, fattas inte något i OKR?

Visst ger OKR en bättre nedbrytning och uppföljning av målen, men betyder det att vi blir bättre på att uppnå dem? Gör det oss bättre rustade att arbeta mot dem självständigt, utan micromanagement? Fattas inte något?

Motivation! Varför ska jag jobba hårt för att nå mina mål? För att slippa skämmas en gång i veckan?

I min bok är OKR en kanonmetodik för målnedbrytning, tydlighet och bättre uppföljning.

Men inte lika bra för måluppfyllelse. Och det är väl vad allt handlar om egentligen?

In på scenen kommer Goal Setting Theory!

Goal Setting Theory – med fokus på måluppfyllelse av motiverade medarbetare

GST har sitt ursprung i Self Determination Theory, den mest beforskade vetenskapliga motivationsteori vi har. Sveriges främsta expert på området är Stefan Söderfjäll, Fil. Dr i psykologi. SDT är också basen för det mesta som mina vänner på HejEngagemang! och jag gör inom ledarskap och medarbetarengagemang.

Self Determination Theory utgår, i korthet, från tre grundläggande mänskliga behov som är grunden för vår motivation:

• Kompetens – Vi vill känna oss kompetenta. Alltså inte bara vara det utan även känna att vi är det. Och till den känslan är feedback och erkännande väldigt viktigt.
• Samhörighet – Vi människor är flockdjur. Vi vill känna oss som en del av något större. Och – än en gång – känna att flocken inkluderar oss. Eftersom många av oss är nybörjare på distanssamarbete har just samhörigheten fått sig en knäck sedan COVID-19 skickade iväg oss från kontoret. Men det går att övervinna (men det skriver jag om på annan plats)
• Autonomi – brukar vara mesta bristvaran i arbetslivet. Just därför är micromanagement så otroligt demotiverande. ”Om ni nu anställde mig för att jag var kompetent för uppgiften, kan ni inte låta mig göra den på bästa möjliga sätt?”

GST utgår från att vi är kompetenta för vår uppgift och att vi själva bäst kan avgöra hur vi når satta mål. Alltså, i korthet, att VAD vi ska uppnå bestäms uppifrån, men HUR vi ska nå dit avgör vi bäst själva.

Goal Setting Theory fokuserar på det som OKR försummar – Outputs/Initiatives.

Dessutom, och det gör stor skillnad, definieras Outputs i SDT som Egen prestation. Vad jag kan göra själv. Alltså utan beroenden av andra, eller möjlighet att lasta andra för att man inte gjort vad man skulle.

Prestationsmål – Vad ska jag uppnå för att stödja resultatmålet?

Lärandemål – Hur behöver jag stärka min kompetens för att lyckas med det? Vad behöver jag lära mig?

Process/Beteendemål – Vilka beteenden och aktiviteter bidrar till de individuella prestationerna?

GST – det finstilta

Mycket av det finstilta i Goal Setting Theory är samma som i OKR:s sju punkter ovan, men med några justeringar:

• Frekvent och decentraliserad uppföljning av de ”lägre” målen. – Utöver frekvent uppföljning betonar GST autonomin. Det är inte chefen som följer upp målen med medarbetaren. Det är medarbetaren som bjuder in chefen till en utvärdering, gärna i form av ett Retrospektiv. Inför specifika aktiviteter eller projekt arbetar man med AAR, Aftere Action Reviews som görs i snabbast möjliga anslutning till den specifika aktiviteten, inte nödvändigtvis som en del av den ordinarie ”uppföljningslunken”. Uppföljning nerifrån och upp, alltså.
• Decentralisering/Individualisering – vid sättandet av Prestations-, Lärande- och Process/Beteendemål. Individerna/avdelningarna bidrar starkt till HUR de kan bidra till att Resultatmålen uppnås.
• Påverkbarhet av fördelade mål – (läs Relevans) Prestations-, Lärande- och Process/Beteendemålen ska vara påverkbara för den som har dem. Sätt inte individuella mål för sådant som kräver ett team. Låt dem gälla för teamet.
• Rättvisa – (detta är en egen reflektion, inte från GST-skolboken) Mål som upplevs som orättvisa arbetar man mot för att man måste, inte för att man vill. Alltså saknas autonom motivation att uppnå dem. De påverkar dessutom känslan av samhörighet negativt. Och upplevs inte heller som Relevanta. Detta ställer givetvis krav på hur mål bryts ner och fördelas.

OKR + GST = Motiverande Målstyrning

Alltså blir det busenkelt att kombinera OKR och GST enligt bilden nedan. Vi tar Outcomes från OKR och outputs från GST! Resultatet blir en operationell nedbrytning av mål i kombination med motivation att nå målen. Kan det bli bättre?

En effekt värd att tänka på av att Outputmålen ska gå att uppfylla på egen hand, är att det blir extremt tydligt att det är bara resultatmålen som bryts ner och distribueras ut. ALLA Outputmål definieras underifrån och för att kunna uppnås utan hjälp eller påverkan från andra.

• Hur mycket bättre resultat skulle ni kunna nå om ni jobbade så här?
• Hur mycket enklare skulle det bli att hantera distansarbete?
• Hur mycket mer motiverade och mer självgående skulle medarbetarna bli?
• Hur skulle det påverka personalomsättningen, medarbetarindex och hur attraktiva ni är för talanger?

Om du vill läsa och lyssna mer om Self Determination Theory och Goal Setting Theory kan du hitta det här:

• Stefan Söderfjäll – Behovsanpassat ledarskap
• Stefan Söderfjäll – En liten bok om mål
• HejEngagemang! – Engagemangspodden (där är så många avsnitt på ämnet att du för leta själv)