Lagra, dela och redigera filer i molnet

Att kunna lagra, dela och – helst – redigera filer i molnet, enkelt och säkert, är en av grundpelarna i distanssamarbete.

För att det ska fungera smidigt, även över tid, behöver man verktyg med vissa karaktäristika som inte alltid är uppenbara från början.

Men man behöver också skaffa sig nya vanor och tillämpa dem. Konsekvent över tid och över hela teamet. Om en ”bryter kedjan” förlorar alla i effektivitet.

Bara fördelar jämfört med att ha alla filer lokalt

• Alla har tillgång till senaste versionen! Den finns i andra änden av länken. Slut på förvirringen om senaste versionen var den som bifogade det ena eller andra mailet. Följ länken till den aktuella versionen.
• Bli oberoende av din dator. Med alla filer lagrade i molnet kan du komma åt dem från mobilen, plattan eller en annan dator ifall din egen skulle lägga av. Dessutom slipper du flytta dem när det blir dags för en ny dator.
• Behåll kontroll över filerna. När du skickat iväg ett mail med filer bifogade har du också släppt kontrollen över filerna. Mottagaren kan göra vad hen vill med dem. Delar du en länk kan du alltid göra den oanvändbar eller kanske till och med sätta en begränsad giltighetstid på den.
• Redigera och kommentera tillsammans i stället för att en stackare ska behöva sammanställa motstridiga ändringar från olika håll, kanter och format.
• Spar minnesutrymme på dina enheter. Lagra allt i molnet och synkronisera bara det du vill ha till din dator, platta eller telefon. (beroende på molntjänst). Vissa är till och med så avancerade att du kan se på en enhet vad du valt att synkronisera till en annan. Förenklar att hitta vad du behöver.

Goda vanor gynnar produktivt samarbete

• Spara i molnet som standard. Välj vad du vill spara lokalt. Om du sparar allt i molnet blir du oberoende av din dator. Om den kraschar eller du får en ny. Bara logga in i din molntjänst och allt finns där. Dessutom enkelt att dela och samarbeta. Välj helt enkelt att spara till en mapp som synkroniseras. Du kan sedan välja att flytta i molnet till andra mappar som inte synkroniseras.
• Undvik versionskonflikter, alltså att flera redigerar lokalt samtidigt och sedan laddar upp olika versioner. Ni kan välja lite olika metoder, eller kombinera:
  • Redigera endast i molnet. De flesta formatteringsmöjligheter brukar finnas även för onlineredigering, men kanske inte alla avancerade – om någon nu använder dem.
  • Lås filer medan ni redigerar lokalt, om det går. Eller skriv en kommentar om att: NU REDIGERAR JAG!
  • Innan ni redigerar kan ni diskutera och komma överens med hjälp av att kommentera online.
  • I sammanhanget kan det vara värdefullt att ha möjlighet att kunna backa till tidigare versioner. I synnerhet om ni skulle ha oturen att råka ut för att någon kapar datorerna och kräver lösensumma för att låsa upp dem igen.
• Håll alla inom kanalen! Om ni kommit överens om en av metoderna ovan, se till att alla håller sig till den, vänligt men bestämt! Även chefer (som ibland kan vara de värsta syndarna). Acceptera inte att någon börjar skicka bifogade filer via epost om ni kommit överens om att dela och samarbeta i molnet.
• Arbeta så transparent som möjligt. Med gammalmodigt tänkande tror många att ”tjuvhållen kunskap är makt” men numera gäller snarare ”delad kunskap ger inflytande”. Använd därför gärna delade lagringsytor där alla kan lära av varandra och enkelt kan hjälpa till och bidra med förbättringsförslag.
• En ordning passar inte alla. Vi är alla vana vid att sortera i mappar, men alla strukturerar sina mappar olika. Det kan lätt bli att ”mappar är där värdefull kunskap gömmer sig”. Fundera över att göra tvärt om. I stället för att tvinga alla att leta i en och samma mappstruktur kanske ni kan använda etiketter istället och filtrera fram det ni söker.

Läs mer om hur du bäst arbetar med verktyg för distanssamarbete i stort och med specifika typer av verktyg här:

• Vanor viktigare än verktyg
• Gruppchatt – för löpande konversationer med en eller flera
• Distansmöten – hjälpare som kan bli stjälpare om du inte ser upp

Dela gärna med dig av fler tips i kommentarerna. Eller du kanske inte håller med? Du är hjärtligt välkommen att kommentera och förklara då också, så klart!