Det finns inga universalverktyg för digitalt samarbete

Schweiziska arméknivar i all ära, men de funkar inte att hugga ved med. Lika lite som att epost och chatt är rätt plats att lagra filer.

Vi människor verkar omöjliga med att upprepa våra gamla misstag. Samma tabbar – ny design.

Tidigare felanvände vi eposten till all sorts kommunikationen. Resultatet blev att epost blev ett av favoritobjekten för kontorsgnället, vid sidan av kaffet, alla möten och cheferna.

Numera tävlar de digitala mötena och gruppchattverktygen om samma tveksamma ledarroll. Så går det när vi ständigt söker efter enkla lösningar. De kanske verkar enkla i början, men när vi försöker använda dem till allt, blir det snabbt som att banka  skruvar med en hammare, bara för att vi råkar ha en hammare i handen och veta hur man använder den.

Låt mig säga en gång för alla: Det finns inga universalverktyg för digitalt samarbete.

Det finns en anledning till att flera av gruppchattverktygen heter något med ”Teams” och att man talar om kanaler och grupper. Rätt använda kan de vara kanonbra för att samarbete i team, med en definierad grupp av människor, ofta med en rad olika smarta verktyg integrerade.

Men de är kass när det gäller att kommunicera med alla medarbetarna i organisationen. Försök inte ens. Ni kommer bara att skapa en kakafoni, en fors av inlägg som ingen hinner fiska upp förrän strömmen fört bort dem med rasande hastighet. Eller kommer medarbetarna att slösa massor av tid på att försöka hänga med eller leta upp grejer som forsat förbi.

Kommunikation med alla hör hemma på intranätet, gärna på ett socialt intranät om jag får bestämma. I artiklar, i bloggar, kanske i videoformat. Och med möjlighet för kommentarer, frågor, diskussion och förtydliganden. Där de går att hitta. Så man slipper fiska inlägg i en fors.

När vi ändå är inne på ämnet har många av de där verktygen en möjlighet att avisera alla i en kanal genom att skriva ett @-tecken och sedan ”all” eller något i den stilen. Använd den möjligheten med största återhållsamhet för att inte skapa en orientalisk bazaar där alla försöker överrösta varandra med att skrika ut att ”nu har jag postat något som jag tycker är jätteviktigt att alla läser”.

I grunden är ju gruppchattarna bara en väldigt förbättrad version av epostens ”Svara alla”. Och det uppskattar vi väl när någon gör? Eller inte, kanske?

En sak som epost och gruppchattar har gemensamt är att ingetdera är byggt för att fungera bra som arkiv för dokument eller andra filer. Det är upplagt för förvirring om vilken version som är den senaste, i vilken grupp eller mailtråd som den bifogade filen fanns. Nej, kom överens om var ni ska spara filerna och dela dem därifrån med länkar i mail och chattar! Då finns den senaste versionen alltid vid slutet av länken. Om stället ni sparar filerna på heter Dropbox, Google Drive, OneDrive, SharePoint, Box är sekundärt, bara ni sparar dem på ett ställe och delar dem därifrån. Allt annat är en fråga om pengar, policies och om filerna bara ska delas internt eller även externt.