Spotlight – smart doldis i Zoom

, ,
Vad är poängen med Spotlight och Pin i Zoom, egentligen?
Ja, den frågan kan man ju ställa sig – förutsatt att man först upptäckt att de finns.
Nästan aldrig har jag sett någon annan använda Spotlight. Inte har det blivit så ofta för egen del heller.
Det är ganska smart, faktiskt. Men man får tänka efter och ha lite fantasi.

Så här hanterar du Spotlight

Vi börjar med en förklaring:
Kanske Spotlight är som mest användbart vid större möten, men det är inte tvunget.
För att det ska fungera krävs minst tre deltagare med kameran på.

Henrik och Sara i spotlight

Du vet hur många mötesprogram ofta visar den som talar i större bild (beroende på inställningarna)? Vid stora möten kan det bli lite stökigt, särskilt om deltagarna har halvtaskig mikrofondisciplin. Det är illa nog med störande bakgrundsljud eller hostningar och harklingar. Om bilden dessutom växlar blir det ännu jobbigare.

Spotlight går ut på att värden eller en co-host kan välja en eller flera deltagare som visas på samma sätt – oavsett vem som talar för ögonblicket. Det blir lite mer stabilitet i vem som syns i rutan, utan växlingar för minsta harkling.
För deltagare finns Pin – som bara påverkar den egna skärmen – men fungerar likadant, i stort sett.
Spotlight hanterar du enklast genom att först öppna deltagarlistan.
Välj en deltagare, hovra med muspekaren över namnet så den lilla blå knappen dyker upp till höger
Klicka på den blå knappen vid namnet så menyn öppnas

  • plus Ulrika

    Välj Spotlight for Everyone för den första personen.

  • Add Spotlight om du vill lägga till personer i stor bild (upp till nio).
  • Eller Replace Spotlight om du vill ta bort spotlighten från någon.
Klart!
För att ta bort Spotlighten från någon deltagare gör du precis likadant men väljer Remove Spotlight
Du kan också starta genom att hovra med muspekaren över deltagarbilderna, men personligen föredrar jag från deltagarlistan.

Använd Spotlight till…

De uppenbara användningsområden för Spotlight är:

🟠Paneldiskussion

Sätt panelens deltagare i Spotlight så de syns tydligt och stabilt i bild.
Ungefär som att ha kameran riktad mot panelsoffan, fast deltagarna kan sitta var som helst i världen.
Välj själv om moderatorn också ska vara i Spotlight eller inte.

och Helen

🟠Frågestund

Sätt experten i fokus med Spotlight. Kanske även moderatorn.

🟠Förtydliga talarordningen

Kanske mest aktuellt ifall mötesdisciplinen brister eller diskussionen blir extra livlig.
Sätt den i Spotlight som har fått ordet. Även om andra kanske försöker avbryta så visar du visuellt vem som egentligen har ordet och det blir tydligt att den som avbryter gör just det. Avbryter alltså.

🟠Fler förslag?

Har du andra idéer om hur Spotlight kan komma till användning kan du gärna dela med dig i en kommentar.

För deltagare motsvaras Spotlight av Pin, men då bara för den egna skärmen

Men varför, kan man undra. Vad är poängen?
När jag höll stort webbinarium ”Bli vass på Zoom” januari 2021, i regi av He jEngagemang, nämnde jag att möjligheten fanns men också att jag inte kommit på vad det skulle vara bra för.
”Det kan vara ganska bra om den du Pinnar är teckenspråkstolken” kom det i chatten.
Så klart! Men så långt hade ju inte jag tänkt.
Säkert finns det andra fördelar med Pin, men ingen som jag kommit på ännu. Vet du?
Tack till Henrik Gustafsson, Sara Lawett, Ulrika Skoglund, Helen Gustavsson och Christer Järild för er hjälp att illustrera detta inlägg.
/0 Kommentarer/av

”Distansarbete är bara för vissa, inte för mig.” Eller?

,

Det kanske inte är alla förunnat att kunna sköta sitt arbete från beachen…

Är distansarbete en lyx som bara är vissa förunnad?

Tyvärr ligger det något i det. Det är bara att gå till butiken, göra en resa eller besöka sjukvården eller en fabrik för att bli påmind om att alla arbeten inte är lika lämpade för att göras på distans som andra.

Men vi som har arbeten som passar för distansarbete vill ju gärna utnyttja den möjligheten. Vi vill ju inte i onödan försvåra läggandet av livspusslet, smitta (eller bli smittad av) kollegor eller medresenärer, bli mindre produktiva eller belasta miljön och hushållsekonomin med onödiga resor, för pendling, möten, konferenser eller utbildningar. Så pass att det just nu tydligen cirkulerar protestlistor bland personalen både på Apple i USA och HM i Sverige mot företagens strävan att tvinga tillbaka medarbetarna till kontoren i en eller annan utsträckning och form.

Skapar distansarbetet ett nytt ”Vi mot dem”?

Risken blir ju uppenbar, eller hur. När vissa kan medan andra inte kan arbeta på ett sätt som passar livet bättre och minskar stressen.

Kanske du också har läst hur diskussioner uppstått i Kalifornien om att anställda vars löner tidigare satts för att att kompensera de skyhöga kostnaderna runt Silicon Valley nu riskerar att få sina löner sänkta om de framhärdar med att arbeta på distans från platser med lägre kostnader. Vad som är rätt eller fel i det fallet håller jag mig ifrån, men vi kan ju bara fundera ett ögonblick på hur vilka känslor det skulle kunna skapa hos medarbetare vars roll kräver närvaro i Silicon Valley ifall de andra kan flytta till bättre och billigare leverne men ändå behålla sina Kalifornienlöner.

Eller, hur ska vi hantera ifall två personer gör motsvarande jobb, på distans, den ena i ett högkostnadsland och den andra i ett lågkostnadsland. Vad avgör hur mycket de får betalt? Nyttan de gör för företaget eller den lokala lönebilden? Eller konkurrensen om talanger?

Upplevd rättvisa får ny aktualitet

Vad kan vi göra?

Jag överlåter de stora frågorna jag nämnde ovan till arbetsmarknadens parter och fokuserar istället på några andra aspekter:

  1. Måste distansarbete verkligen vara detsamma som hemarbete?
  2. Vilka delar av ”på-plats-rollerna” skulle kunna göras på distans?

Distansarbete = Hemarbete?

I mitt nyhetsbrev på LinkedIn 23 juni 2022 förde jag fram tankar kring om distansarbete verkligen måste innebära att vi arbetar hemifrån. Varför skulle inte möjligheterna att sköta arbetet från någon annanstans än skrivbordet på kontoret inte kunna innebära att vi flyttar det ut i verksamheten, närmre ”Sanningens ögonblick”. Att det administrativa arbetet kommer ut på golvet, mitt där det är action. Bland maskiner, kunder, klienter, handläggare, vårdande personal och de andra som ofta klagat på bristen på verklighetskontakt bland ”kontorsmänniskorna”.

Vad skulle inte det kunna innebära i form av reducerad byråkrati, mer verklighetsnära processer och system och – viktigt i blogginläggets sammanhang – minskade avstånd mellan medarbetare med olika typer av roller.

Kanske vi snarare skulle tala om FLEXIBELT ARBETE?

Leta upp distansarbete även för dem på plats

I ett tidigare inlägg här, Få hybridarbetet att fungera. Hellre nu än senare, refererade jag till Harvardprofessorn Tsedal Neeley som bland annat tog upp vikten av rättvisa. Som ett sätt att minska känslan av orättvisa tog hon upp hur man bör sträva efter att, för de vars arbete kräver närvaro på en viss plats, anstränga sig rejält för att identifiera delar som ändå skulle kunna göras på distans. Kanske utbildning, kanske någon administrativ uppgift, rapportering…ja VAD SOM HELST! Bara något som utan större svårighet går att göra på en annan plats än den vanliga arbetsplatsen.

❓Hur tänker du?

  • Vilka typer av arbetsuppgifter för ”på-platsarbetare” kan trots allt göras på distans?
  • Vad skulle vi vinna på att flytta distansarbetet närmre ”frontlinjen” istället för till hemmafronten?
/0 Kommentarer/av

Presentera som Hollywood gör film

,

Du kan inte övertyga den som sover, eller kollar mailen, eller Insta, eller…

Nr 3, Golden Retrievern, är din publik vid digitala möten

Distraktionerna är många och enkla att kasta sig in i, och ”vem märker väl om jag bara gör något annat en liten stund?”

 

Om tråkiga presentationer var ett gissel redan före C19 så har de digitala mötena gjort dem till rena katastrofen.

Istället för att deltagarna bara blir uttråkade och kanske zoomar ut kan de nu enkelt börja göra något helt annat. Dessutom blir det mycket svårare att se vilka som är med och vilka du har förlorat, särskilt om de inte har kameran på.

Omväxling, förändring och något nytt

Länge har jag predikat att det absolut viktigaste för att inte misslyckas med digitala presentationer är ett ständigt flöde av omväxling. Om en lång presentation med massor av bilder var tråkig i konferensrummet är den rena döden på skärmen. Döden för åhörarnas engagemang och uppmärksamhet liksom för budskapets effekt. Det gäller att hålla deltagarna engagerade HELA tiden.

Gör som Hollywood, introducera något nytt var 6:e till 7:e minut.

När jag lyssnade på Linda Björcks LinkedInpodden, Nr 170 (!!!) – ”Därför ska du använda video på LinkedIn” nämnde Helene Åberg från Stockholm Pixelhouse att vi kunde lära oss av hur Hollywood gör filmer. Tydligen är tumregeln att introducera något nytt med 6-7 minuters mellanrum. En ny scen, en ny karaktär, en överraskande twist på storyn till exempel. För de har lärt sig av erfarenhet att efter den tiden tappar publiken fokus. Det duger nog som tumregel även för oss som presenterar i digitala möten.

Vilken sorts omväxling kan vi arbeta med i digitala möten då?

Listan är lång, men här kommer några förslag. Lägg gärna till dina egna i en kommentar.

  1. Växla mellan att visa presentation och att tala i helbild. Ett bra sätt är att prata i helbild och sedan sammanfatta med en enkel bild (Tack Anna Bellman för det tipset)
  2. Byt mellan vad du presenterar. Om du presenterar bilder, stick in en film eller ett ljudklipp, eller kanske en demo
  3. Be din co-host att läsa upp eventuella frågor från chatten (för du bör alltid ha en co-host som håller koll på chatten, besvarar vissa frågor direkt och sparar andra till att be dig svara live). Co-hosten kan gärna nämna vem som ställt frågan, för att ytterligare engagera deltagarna
  4. Ställ en fråga till deltagarna, antingen att besvara i chatten eller med något verktyg som Svava, Mentimeter eller något annat. Även om den inte tillför mycket till innehållet så skapar den omväxling
  5. Nämn en deltagare vid namn. Ställ en riktad fråga till en namngiven deltagare (som kan förväntas ha något vettigt att komma med) eller – om det är riktigt illa – till någon som verkar ha zoomat ut.
  6. Ta in en annan talare. Eller kan ni ha en dialog ni båda hela tiden. Som en intervju snarare än en presentation.
  7. Växla mellan att presentera fakta och att illustrera konsekvenserna av det du presenterar med en engagerande berättelse.
  8. Skicka ut deltagarna i breakout rooms. Alla ÄLSKAR breakout rooms.
  9. Bryt för en bensträckare, eller kanske lättgympa – minst en gång i timmen. På IBM brukade vi tala om en ”one function break”. Så kort att man hinner hämta en nypa luft, förgifta den och sig själv med en cigg, fylla på med kaffe…eller tvärt om. Men bara en av dessa. Inte två.

Lycka till sedan med att trollbinda dina åhörare!

Bidra gärna med dina egna förslag eller erfarenheter i en kommentar nedan.

/0 Kommentarer/av

Stöp om statusmötet!

, ,
Stöp om statusmötet genom att separera själva rapporterandet från mötet.

Otroligt spännande möte. Eller? Bild av Mark Hillary på Flickr.

Du som läst mina tidigare inlägg har haft många chanser att notera att statusmöten är min favorittyp av möten att racka ner på. Men varför då?

  1. De är vanligtvis ett förbannat slöseri med tid
  2. De är demotiverande (även om vissa chefer kanske tror tvärt om)

Innan jag går in på de båda punkterna ska jag bara förtydliga förloppet på det typiska statusmöte som jag rackar ned på, för att undvika missförstånd. De statusmöten (ibland kallade avstämningsmöten) som jag vänder mig mot brukar karaktäriseras av:

  • De brukar befolkas av ett team och en chef. Typiskt ett säljteam, en projektgrupp, avdelningschefer eller kanske en grupp utvecklare.
  • Alla deltagare är med hela tiden, oavsett om mötet är digitalt eller på plats.
  • Alla turas om att rapportera till chefen hur ”det” går inom deras ansvarsområde och chefen kommenterar rapporterna medan övriga lyssnar
  • Tanken är kanske att detta ska leda till någon sorts synkronisering och lärande från diskussionen, men det sker alltför sällan
  • I stället sitter åhörarna och antingen våndas i väntan på att de ska behöva rapportera (för att något inte gått som väntat) eller är uttråkade medan övriga grillas
  • Ofta har man någon sorts visuellt underlag, kanske ett Excelark som chefen visar (och kanske uppdaterar live) på skärmen/duken eller presentationsbilder som deltagarna uppdaterar inför varje möte (förhoppningsvis efter någon sorts likadan mall för alla)
  • ungefär….

Känner du igen dig?

Statusmötet som slöseri med tid

Den ende som statusmötet möjligen är effektivt för är chefen – kanske. Hela teamet samlat vid samma tillfälle och en möjlighet att kommunicera med alla samtidigt. Men behövs ett statusmöte för det? Det kan man väl göra utan att behöva rapportera status, en i taget?

För alla andra är statusmötet ett gigantiskt slöseri med tid! Hur ofta uppstår det där lärandet eller den där synkroniseringen egentligen? Sällan, eller hur? Men när det väl händer skiftar mötet helt karaktär och blir intressant, eller hur?

Du sitter där och lyssnar på hur någon rapporterar något till chefen, något som är fullkomligt irrelevant för din del av verksamheten. I stället för att vara produktiv och åstadkomma något. Vad hade alla ni deltagare kunnat göra för nytta istället under samma tid?

En timme per deltagare (gissar jag), en gång per vecka. Det blir många timmar.

Dessutom, eftersom statusmötena är utspridda över tid, måste alla deltagare förbereda sig, fräscha upp minnet kring vad som åstadkommits sedan sist och sammanställa det – vilket tar tid, förstås. Tid som kunnat användas till något produktivt.

Det demotiverande statusmötet

Förmodligen är det tänkt att rapporterande inför övriga ska bidra till att medarbetarna ska prestera bättre, antingen för att få glänsa inför övriga eller för att slippa skämmas. Morot eller piska, alltså. = stenåldersmotivation, alltså. Den som inte redan gör sitt bästa i teamet, för de uppsatta målens skull och för teamets bästa, tror någon på allvar att de anstränger sig extra för att slippa schavottera i statusmötet? Och de som ligger bra till, är det ett resultat av ansträngningar att få glänsa på statusmötet? Jag tillåter mig att betvivla det.

Snarare blir det så att de som har negativa avvikelser att rapportera bara mår dåligt och bryts ner efter hand ifall det fortsätter och de som har positiva avvikelser blir uttråkade av att sitta och slölyssna på alla ”losers” i väntan på sin tur och dessutom lätt kan bli nonchalanta för att allt går deras väg.

Lösningen: Separera själva rapporterandet från mötet – som kan kortas eller användas till något bättre

Min lösning är enkel:

  • Rapportera separat och löpande
  • Använd mötestiden till att diskutera åtgärder mot avvikelserna och eventuella koordineringsbehov/-möjligheter

HUR man gör det finns det mängder av lösningar för som jag inte tänker gå in på i detalj. Det kan variera från ett gemensamt Excelark alla kan uppdatera online, via någon sorts kanban-plattform, eller bloggande och kommenterande till någon sorts dedicerat projektstyrningssystem. Men principerna är enkla:

  1. Alla rapporterar löpande online
    • Vinst 1: Statusen är alltid aktuell, inte bara inför statusmötet. Chefen kan gå in när som helst och få en uppfattning om läget (och därmed reagera snabbare, vid behov)
    • Vinst 2: Deltagarna slipper slösa tid på att utforska minnet för att kunna sammanställa sin rapport inför mötet
  2. Man har en deadline med marginal inför mötet så att chefen (och övriga) har en rimlig chans att studera och reflektera över statusen inför mötet
  3. I det sammanhanget finns möjlighet för alla att lyfta om de behöver hjälp med något – ett dilemma eller att klara av eller hinna med någon uppgift, om de ser någon möjlighet till eller behov av koordination eller om de har några förslag
  4. Sedan ägnas mötet till att diskutera sådant som lyfts av deltagarna (i punkt 3) eller liknande saker som chefen eller övriga observerat vid genomläsning i förväg
  5. Naturligtvis ska tillfället tas att fira milstolpar eller exceptionella prestationer!
  6. Givetvis anpassas mötets längd och kanske även deltagandet efter vad som ska diskuteras

Tror du också att ett sådant möte blir mer givande, mer engagerande och mer utvecklande att vara med på?

Hur har ni lyckats göra något bättre än det traditionella, tråkiga, destruktiva statusmötet?

/0 Kommentarer/av

1 tips som löser ALLA utmaningar med det nya – hybrida – normala

, ,

Ett bra tag har det talats om det nya normala som väntade när vi skulle kunna börja återvända till kontoren när vaccinationerna förhoppningsvis pressat tillbaka pandemin så att vi kan börja leva lite mer som vanligt igen. Men de flesta har varit försiktiga med att försöka definiera vad det där nya normala egentligen skulle innebära. Jag började prata våren 2021 om att framtiden skulle bli hybrid och jag tror att de flesta nu är överens om just det.

Den digitala mognaden (inte tekniken) har tagit ett stort kliv under pandemins hemarbete

Illustration: Anna Malmsten

Före pandemin var den gängse uppfattningen att det inte gick att arbeta på distans, än mindre att samarbete. Trots att vi redan var många som gjorde det. För min del sedan 2008 ungefär. En av mina första tankar när alla andra blev hemskickade från kontoren våren 2020 var kanske inte särskilt medmänsklig eller kärleksfull: ”Äntligen kanske det blir slut på det där ifrågasättande Jaså du ”jobbar” hemma?” gärna med luftcitat runt jobbar. Som att arbete hemma var mindre värt än arbete på kontor. Inte på riktigt liksom.

Många var tvivlarna, alltså. Men nu har de flesta insett att det absolut gick att arbeta hemma. Kanske inte som vanligt. Kanske med en del nya utmaningar. Kanske de sociala aspekterna av arbetet blev lidande. Men det gick.

För många har det till och med gått över förväntan. Livspusslet blev lättare att lägga, produktiviteten gick upp (det finns statistik som bevisar det), pressen minskade och resultaten blev bättre just därför, miljön fick en andhämtningspaus, vi slapp pendlingens vedermödor och kostnader, och många höll sig friskare än på länge (bortsett från de stackare som drabbades av COVID-19 förstås).

Och vi har lärt oss en massa! Att mötas på distans, att sköta och planera vårt arbete själva, att överbrygga avstånd, att samarbeta på distans, att se bortom geografi när vi söker arbete, medarbetare eller specialister, bland annat.

Den digitala mognaden har tagit ett stort skutt, på bred front i arbetslivet.

Tekniken fanns sedan länge och vi var en hel del som redan var bekväma med den och hade ett digitalt mindset. Men nu har den breda massan i arbetslivet också sett möjligheterna och lärt sig att tänka bättre digitalt.

Det nya normala = hybridarbete

Illustration: Anna Malmsten

Egentligen skulle jag hellre kalla det flexibelt arbete eller arbete i distribuerade team, men för enkelhets skull använder jag samma uttryck som de flesta andra: hybrid.

Men vad innebär det då? I praktiken. Och varför?

Helt enkelt att vi ska vänta oss att varken sitta 100% tillsammans på kontoret eller 100% arbeta hemifrån utan någon sorts blandning, förmodligen dessutom varierande över tid och med variation i vem som arbetar var.

Vissa har lärt sig och ser stora fördelar med att arbeta hemma (eller någon annanstans ifrån) åtminstone några dagar i veckan. Andra kanske planerar var de arbetar efter vilka veckor de har barnen hos sig. Några (gärna många) väljer att arbeta hemma när de känner sig lite krassliga i stället för att gå till kontoret och antagligen smitta några kollegor. Ytterligare andra har upptäckt att distansarbete gör det möjligt för dem att arbeta fullvärdigt trots eventuella begränsningar i den egna rörligheten.

Men vi har också lärt oss hur vi kan engagera specialister på distans, vars kunskaper och erfarenhet vi gärna vill använda oss av men som inte kan komma till oss på plats av en eller annan bra anledning. Eller vi har insett att vi kan hinna med flera möten på olika långväga orter på samma dag om vi tar dem på distans. Förmiddagsmöte med Göteborg, eftermiddagsmöte med Stockholm och Luleå med avbrott för lunch hemma i Malmö, ungefär. Utan att behöva lägga tid på miljöbelastande resor. Vi har lärt oss att bättre utnyttja tid, erfarenhet och resurser genom att arbeta på distans.

Hybridarbete innebär att vi inte kan jobba på som vanligt, förstås

Hur vi arbetar tillsammans på kontor sitter i ryggmärgen på de flesta.

Att arbeta med alla på distans har de flesta lärt sig någorlunda (även om jag ibland fått intrycket av att många undermedvetet tänkt att det här jäkla hemarbetet är bara tillfälligt så vi behöver inte lära oss på riktigt att hantera det.)

Att arbeta, mötas och samarbeta när några är på plats och några på distans… ja då får vi tänka till!

Annars blir det lätt att vi får ett A-lag på kontoret och ett B-lag på distans, där uppdelningen enbart beror av var man väljer/kan arbeta, inte hur bra man arbetar eller vad man åstadkommer.

Det övergripande svaret är egentligen busenkelt och finns i de två första raderna i det här stycket:

För att hybridarbete ska fungera bra behöver vi tänka och designa ALLT för att fungera på distans & digitalt i första hand!

För att hybridarbete ska fungera bra behöver vi tänka och designa ALLT för att fungera på distans & digitalt i första hand!

        • Arbetet på plats sitter ju i ryggmärgen, eller hur? Så det är ju inget vi behöver tänka så mycket på.
        • Om det fungerar på distans fungerar det även på kontoret
        • Ofta bättre till och med, eftersom mycket av det vi tvingas att göra för att det ska fungera på distans är att göra så som vi hade bort göra redan på kontoret men kunnat smita undan eftersom vi kunde släta över skönhetsfläckarna på plats.

Praktiska exempel inom olika områden

”Tänka distans & digitalt” låter ju enkelt, men kan tyckas lite ospecifikt så låt oss ta några exempel inom olika områden.

Ledarskap

Jobba på att odla medarbetarnas motivation, sätt tydliga, motiverande mål tillsammans och följ upp dem ofta, och ge dem utrymme, verktyg och möjlighet att göra sitt bästa jobb. Glöm Micromanagement! (fast det borde vi avskaffat för länge sedan redan). Självgående medarbetare är toppen både på distans och på kontoret.

Möten

Som mötesledare (en roll som blir viktigare än någonsin) ska du fokusera på distansdeltagarna. De som finns i konferensrummet hänger med i alla fall. Tydligt syfte, agenda och alla de där grejerna som vi borde gjort redan för länge sedan. Och presentera för det digitala mötet i första hand (och projicera på skärmen i konferensrummet. Och/eller på de egna skärmarna hos deltagarna i konferensrummet eftersom jag starkt rekommenderar att ALLA är med i det digitala mötet, även om man råkar vara på plats). Annars har vi ju två möten samtidigt, ett i rummet och ett på nätet. ALLA måste vara med i åtminstone det ena mötet och det enda möte som alla kan vara med i är det digitala, eller hur?

Kommunikation

Om all kommunikation sker online för alla, blir det också på lika villkor för alla. Ingen behöver känna sig på undantag. Ett bra intranät, med bra sök och ett fördelat redaktionellt ansvar mår nog alla organisationer bra av att ha. Ännu bättre med ett socialt intranät som gör det lätt för alla att kommunicera med och publicera för varandra.

Kultur

Upplevd brist på rättvisa och öppenhet är ett gift för organisationen. Bara misstanken om att kontorsnärvaro favoriseras kan skapa dålig stämning och destruktiva beteenden. Därför blir det otroligt viktigt att inte ge någon som helst näring till sådana känslor. (Det gäller så klart all annan sorts favorisering också, förstås.)

Även här kan ett socialt intranät göra underverk i kombination med tydliga signaler från ledningen. Den öppenhet och transparens som kan skapas kan göra underverk för medarbetarnas motivation. Och motivation är ju bara ett annat ord för frivillig ansträngning. Läs gärna Insikt: Distanssamarbetet var motorn bakom mitt engagemang under min tid på IBM

Samarbete

Redan när man börjar arbeta med kontorslandskap utan fasta platser tappar man den naturliga samlingsplatsen för teamet, än mer när man arbetar aktivitetsbaserat (alltså långt före COVID19). För att samarbetet ska fungera smidigt behöver man en alternativ, digital, samlingsplats för teamet (även om alltför få verkar ha tagit det steget). Den enda skillnaden vid hybridarbete blir då att medarbetarna ansluter till denna digitala samlingsplats från någonstans utanför kontoret. Faktum är att hybridarbete lika gärna skulle kunna kallas aktivitetsbaserat arbete som inte begränsas av kontorets ytterväggar.

Alltså, om man nu tar tag i sådant som fillagring, team-chattar och andra verktyg – både vad gäller teknik och arbetssätt – blir även arbetet på kontoret bättre strukturerat och smidigare.

Processer

Många processer är fortfarande datoriserade kopior av gamla pappersprocesser. Många har länge behövts ses över. Nu blir det än viktigare att göra det. Och kanske att då börja med att utgå från syftet med processen och tänka ut hur man kan nå syftet med digitala medel, inte hur man kan digitalisera nuvarande flöden. Lika bra att försöka utgå från mobilanvändning när vi ändå är igång, eller hur? Dags att digitalisera på riktigt! Ingen nackdel för någon på kontoret här heller, eller hur?

System

Våra system har ju ofta skapats för att stödja våra processer, så resonemanget kring processer kan ju överföras hit. Som en spegling av resonemangen ovan kring ledarskap och kultur kan vi ju passa på att våra system förändras från att styra medarbetarna och sammanställa rapporter till att förenkla för medarbetarna att göra sitt arbete och utveckla sin förmåga att göra sitt bästa och följa med i utvecklingen. Eller?

 

Hur tänker du kring hybridarbete i allmänhet eller mina exempel ovan? Skriv gärna en kommentar.

 

Fler inlägg på temat hittar du här:

Hybridarbete
Sociala intranät

 

 

 

 

/0 Kommentarer/av

Slipp skamvrå och dålig stämning i mötet – undvik sen ankomst

, , ,

Vem vill stå i skamvrån för sen ankomst?

Problemet med sen ankomst till möten har alltid funnits. Orsakerna verkar variera från otur och plötsliga förhinder, via att andra fyller våra kalendrar med dåligt planerade möten till ren nonchalans och ”Jag, MITT och MIN TID är viktigare än du, ditt och din tid”.

På senare tid verkar det ha blivit ännu vanligare genom de digitala mötena, särskilt som vi tenderar att planera nästa möte att starta vid exakt samma klockslag som det förra planeras sluta. Som om vi inte behövde tid att ställa om hjärnan mellan möten och att allting alltid skulle fungera smidigt med tekniken. Bara att öppna kalendern/mailet och börja leta efter länken vid starttiden för mötet kommer automatiskt att göra så att du kommer några minuter sent.

Tips för dig som deltagare

Här kommer några enkla tips för dig som deltagare. Har du andra tips är du välkommen att dela med dig av dem i en kommentar.

  1. Logga in några minuter tidigt. Du kanske får vänta på värden någon minut, eller i väntrummet/lobbyn, men då kan du ju göra något annat så länge eller tänka igenom dina eventuella punkter i mötet medan du väntar. Det kan också vara så att värden låter er deltagare komma in en stund i förväg för att småsnacka med varandra. Du vet det där som så många sagt att de saknat med digitala möten och längtat efter i möten på plats? Det är fullt möjligt att göra även online.
  2. Lämna föregående möte i tid för att hinna ansluta till nästa. Avisera det gärna i början av mötet. ”Jag måste lämna fem minuter tidigt för att hinna i tid till nästa möte.”
  3. Se till – i god tid – att din mötesapp är uppdaterad. Zoom, t.ex. uppdaterar nästan varje måndag. Om din app är gammal kan du antingen sakna funktioner som värden tänkt använda eller bli försenad när den automatiskt börjar uppdatera precis när mötet börjar.
  4. Läs igenom inbjudan redan när du får den.
    • Kolla vilken mötesapp som ska användas, kolla att du har den (om det behövs) och vet hur den funkar
    • Är där något du behöver förbereda, läsa eller ta till dig i förväg?
    • Behöver du verkligen vara med på HELA mötet? Kolla gärna med värden i förväg ifall bara några delar är relevanta för dig. Du kanske kan skippa resten för att använda din tid till något bättre. Det är ju så smidigt att smita in och ur digitala möten som jag gjort inlägg om tidigare på LinkedIn.
  5. Efter 18 månader av pandemihemarbete behöver jag väl inte längre påminna om att ha tillräckligt med batteri (även i headsetet) eller kabel och att ha letat upp en lämplig miljö vad gäller uppkoppling, integritet, ljus, ljud och bakgrund. För många möten jag har varit med i har inletts med att någon deltagare visserligen har anslutit i tid, men sedan slösat fem minuter av övrigas tid på att leta efter en bättre plats att vara på under mötet, ibland med kameran på som i bästa fall visar omgivningen, i sämre fall deltagaren själv ur alla möjliga konstiga vinklar som man ibland helst hade sluppit se.

Tips för dig som leder möten

För dig som värd varierar metoderna från diskreta till drastiska. Anpassa efter omständigheterna.

  1. Starta inte mötet .00 eller .30. Kanske kvart över eller kvart i? Eftersom alla andra envisas med att planera sina möten på jämna hela eller halva timmar får dina deltagare en kvarts buffert.
  2. Planera så mötet tar slut fem eller tio minuter före .00 eller.30 så deltagarna får lite ställtid till nästa möte. Gissa om du kommer att bli poppis! Och förhoppningsvis sätta ett bra exempel för de andra som planerar möten för dig och deltagarna i dina möten.
  3. Alla behöver kanske inte vara med från början eller ända till slutet? Någon kanske kan ansluta senare, vänta i väntrummet/lobbyn tills det är dags? Så kan de göra något produktivt så länge och slipper irriteras och demotiveras av att slösa tid på sådant som inte angår dem. Det är ju så smidigt att smita in och ur digitala möten som jag gjort inlägg om tidigare på LinkedIn.
  4. Inled mötet med ärenden som inte kräver att alla är med. Så blir ditt möte lite mindre känsligt för om någon kommer sent. Incheckning kanske? Veckans hissning eller liknande.
  5. Börja inte om för eftersläntrare. Det slösar bara bort tid för dem som faktiskt var med från början.
  6. Var tydlig i inbjudan om det är extra viktigt att komma i tid.
  7. Man kan ju vara mer drastisk: Låt eftersläntrarna hänga i väntrummet/lobbyn till det blir en lämplig paus i mötet då du kan släppa in dem alla på en gång, i stället för att distrahera med varje enskild person.

Har du några egna, andra favoriter att dela med dig av?

/0 Kommentarer/av

No more ”Do you see my screen now?”

,

Do you see my screen now?

How many times haven’t we heard this question in digital meetings since the spring of 2020.

Completely unnecessarily!

No more ”Do you see my screen?”

Instead of asking this superfluous question, revealing your insecurity at handling modern meetings, find out yourself what they see! Simply join the meeting on a second device – as participant. Use your mobile phone or your iPad as in did for the picture. Or on a PC if you usually use a Mac or the other way around.*

Just make sure to avoid joining the audio part of the meeting, to avoid disturbing sound feedback.

 

You actually get two extra benefits:

  • *You get a better understanding of the meetings looking different on different devices (especially between mobile units and computers, but also between PC and Mac)
  • If you use breakout rooms, your ”participant device” will get assigned to one of the rooms which will give you a visual indication of how things are going in there. Do they look comfortable or confused?

You might want to rename your extra device to indicate that it is a passive participant. I sometimes rename mine ”Peter’s ghost participant”.

/0 Kommentarer/av

Vill du hålla webbinarium? Kanske ett ”Allemanswebbinarium” i Zoom?

,

Vill du hålla webbinarium men inte är pigg på att ta extrakostnaden på toppen av Zoomlicensen? (Ja, sorry, detta tipset är bara möjligt i Zoom för närvarande.) Alltså en föreläsning med begränsade möjligheter för deltagarna att ställa frågor till dig eller interagera med varandra. Eller, helt enkelt, minskad risk för dem att störa din föreläsning.

Eller du kanske vill kombinera webbinarium med breakout rooms? (som av någon outgrundlig anledning inte ingår i Zooms vanliga webbinarietjänst)

Då är detta för dig!

Detta är också för dig som vill minska risken för att deltagare råkar störa dina möten. Eller att de kanske gör det med avsikt.

Använd Zooms stora möjligheter att kontrollera deltagarnas möjligheter till att hålla ”Allemanswebbinarium” OCH ha breakout rooms, om du vill!

Zooms ger väldigt stora möjligheter att kontrollera deltagarnas rättigheter i mötet. Dessa kan du använda dig av för att skapa något som liknar webbinariernas envägskommunikation.

Nycklarna till detta hittar du i Säkerhetsmenyn, Deltagarlistan och i Chatten (och faktiskt även när du satte upp mötet från början, åtminstone delvis.) Flera av dessa inställningar, men inte alla, blir kvar till nästa möte. Därför är det klokt att gå igenom dem före VARJE möte!

Säkerhetsmenyn

I säkerhetsmenyn kan du styra mycket av vad deltagarna kan göra i mötet.

Som du ser i bilden kommer mina deltagare att kunna chatta och ändra hur deras namn visas för övriga deltagare och för dig, värden så som jag beskrivit tidigare.

Men jag har stängt av deras möjlighet att dela sin skärm och att starta både mikrofon och kamera.

Om du delar skärm bör du kolla ifall de har möjlighet att Annotate. Den möjligheten vill du nog oftast stänga av. Åtminstone om du inte vill att de ska kunna rita på det material du delar på skärmen, som på en whiteboard. Vill du köra workshop kan det däremot vara bra att använda. Tyvärr kan du inte stänga av den möjligheten förrän du verkligen delar skärm, och behöver göra det varje gång du delar skärm, om du inte stoppat den i Settings för ditt konto på Zoom.us.

Deltagarlistan

I deltagarlistan kan du se till att alla deltagare kommer in i mötet med mikrofonen av, som jag gjort här till höger. Knappen Mute All som du ser överst i mitten av bilden har många hittat, men den tystar bara de deltagare som är i mötet när du trycker på den. Om du inte har valt Mute All Upon Entry kan eftersläntrare komma in i mötet med mikrofonen på och störa mötet ändå. Så att du för köra Mute All flera gånger om. Jag har varit med på sådana möten flera gånger – som deltagare. Skitjobbigt!

Zoom ber dig att bekräfta ditt val ==>

Chatten

I chatten kan du numera styra vem deltagarna kan chatta med. Hur du vill göra är din sak och påverkas så klart av antalet deltagare och ämnets natur, men du har möjlighet att låta dem:

  • Inte chatta alls, bara lyssna. Kanske extra relevant med väldigt många deltagare.
  • Chatta bara med dig som värd och med co-hosts.
  • Chatta med alla, men bara med alla.
  • Även chatta med varandra enskilt.

Min personliga preferens är att öppenhet alltid är bäst, men det kan ju ibland bli så att chatten får eget liv och distraherar från det budskap som du eller andra för fram i presentationer och diskussioner. Då skulle även jag kunna tänka mig att jag själv eller en co-host begränsar möjligheterna för deltagarna att chatta publikt eller enskilt med varandra.

MED möjlighet till Breakout rooms!

En extra fin fördel med att använda Zooms vanliga möten till webbinarium på det här viset är att möjligheten till breakout rooms blir oförändrad. Zooms regelrätta webbinarietjänst har ju inga breakout rooms.

Då kan man ju tänka sig att man inleder med mer enkelriktad kommunikation i webbinarieform och sedan delar upp deltagarna i grupprum där de kan diskutera vidare och sedan återsamlas. Eller att ha en serie webbinarier som följs av breakout rooms där deltagarna kan ställa följdfrågor till olika föreläsare i olika rum!

Se även Mingel i det digitala mötet!

Har du fler tips eller funderingar kring att styra upp deltagarna i Zoom-möten? Skriv gärna en kommentar!

 

 

 

/0 Kommentarer/av

Vill du byta namn? I Zoom-mötet alltså?

,

Vill du ändra ditt namn? I Zoom-mötet alltså?Har du hittat funktionen i Zoom som heter ”Rename”?

Med den kan du ändra hur ditt namn visas för övriga deltagare i Zoom-mötet. Om värden har tillåtit det, alltså.

Om du inte har ett eget Zoomkonto kan det ofta bli så att det som visas är bara ditt förnamn eller kanske din epostadress, kanske som du matat in dem vid något tidigare Zoom-möte i ett annat sammanhang.

VARFÖR ändra sitt namn i Zoom?

  • Många stora organisationer har kryptiska e-postadresser. Initialer och några siffror, till exempel. Om den visas kan det bli lite svårt för övriga deltagare att hålla reda på vem du är.
  • Du kanske har registrerat dig med din privata e-postadress tidigare och den följer med till jobbmöten. Eller tvärt om.
  • Ditt namn kanske är svårt för andra eller stavas på ett ovanligt sätt?
  • Du kanske är egenföretagare, som jag, och vill att ditt  företagsnamn ska synas tydligt – eller till och med dina kontaktuppgifter
  • Det kanske kan vara intressant att betona på vilken ort du befinner dig.

Eller

  • Det finns kanske en bra anledning för dig att vilja vara anonym? I synnerhet om mötet spelas in. Ofta säger ju då mötesledaren att om deltagarna inte vill vara med på inspelningen blir de tvungna att lämna mötet. Icke! Byt i stället till ett fantasinamn och stäng kameran så kan du fortsätta vara med. (Du kanske vill förklara för värden i chatten)

HUR ändrar man då sitt namn i Zoom?

Förutsatt att inte mötesvärden stängt av möjligheten för deltagare att byta namn är det ganska enkelt.

Du kan göra det på TVÅ olika ställen:

  • Deltagarlistan
    1. För muspekaren till höger om ditt eget namn i listan
    2. Två blå knappar dyker upp: Mute och More. Klicka på More, så öppnar sig en meny i stil med denna
    3. Välj Rename och ändra ditt namn.
    4. Klart!
  • Deltagarbilderna
    1. Uppe till höger finns en grupp små rutor där du kan ställa in hur bilderna av deltagare och presentatörer visas för dig
    2. Välj Gallery View, alltså att alla deltagare visas i lite stora rutor
    3. Leta upp din egen bild eller dina initialer (om du inte laddat upp en bild av dig själv)
    4. Om du för muspekaren till övre högra hörnet av din ruta dyker en liknande blå knapp upp, med tre små prickar i
    5. Klickar du på den öppnas en liknande meny där Rename finns med.
    6. Välj Rename och ändra ditt namn
    7. Klart!

Som deltagare behöver du inte vara orolig för att råka ändra någon annans namn av misstag. Det kan bara värdar och co-hosts göra. På ungefär samma sätt.

Än så länge har jag inte hittat samma möjlighet i MS Teams. Men det kommer säkert så småningom.

/0 Kommentarer/av

Håll kontakt med ditt team – vare sig de är på kontoret eller på språng

, ,

”Min dörr är alltid öppen. Ni kan komma och tala med mig när som helst” har man ju hört chefer säga.

En bra ambition för de i teamet som är på kontoret! Men för de som inte är där, då?

De som är på resande fot? De som är baserade på något annat kontor? Eller de som arbetar hemifrån?

Risken är stor att teamet delas upp i ett A-lag på kontoret och ett B-lag på distans.

Och att ha två team i ett lag fungerar nog bara i amerikansk fotboll där man ju har ett offensivt team och ett defensivt. Men inte annars. Inte i arbetslivet.

 

 

Det gäller att hålla kontakten med HELA teamet. Då finns det två enkla och bra metoder.

Ring dem!

Inget nytt, jag vet. Men det fungerar fantastiskt bra särskilt om du gör det ofta. Och när du ringer har jag två bra tips som båda kommer från Johan Book:

  • 50/50-regeln – En chef som Johan arbetade med träffade medlemmarna i sitt team högst en gång i månaden men fick ändå fantastiska resultat, både i medarbetarundersökningen och vad gäller lönsamheten. Han ringde sina medarbetare VARJE DAG och pratade 50% bull och 50% business.
  • Tre frågor – Johan har också berättat om sin första chef, hans bästa. Nästan varje dag ställde han samma frågor: 1) Hur går det idag? 2) Hur mår du? och 3) Är det något jag kan göra för att ditt jobb ska bli enklare och roligare?

Tänk så enkelt det kan vara.

Någon som känner sig nostalgisk?

Digital öppen dörr

Om du vill ha öppen dörr, öppna den för alla genom att göra den digital. Det här tipset fick jag av Malin Holm. Stort tack för det.

Bjud in medarbetarna till ett återkommande digitalt möte med frivillig närvaro. I det digitala mötet, se till att aktivera väntrummet (Lobby i MS Teams och Waiting Room i Zoom. Då kan du lätt låta någon vänta i väntrummet medan du talar med kollegan som kom först. Ungefär som i gamla tider när lampan lyste röd eller gul utanför chefens stängda dörr. Med den skillnaden att medan man väntar i det digitala väntrummet kan man ju faktiskt göra något produktivt.

Dessutom kan du, åtminstone i Zoom, skicka meddelanden till de som väntar i Waiting Room via chatten, till exempel med en gissning på hur länge till de kommer att behöva vänta eller be att få återkomma till dem senare.. Du ser ju vem som väntar.

 

Har du andra förslag till hur man som chef kan hålla öppen dörr och bra kontakt med hela sitt team, oavsett var de befinner sig? Skriv gärna en kommentar.

 

/0 Kommentarer/av