Vinn tid och kontroll på att inte skicka filer….
…som bilagor, alltså. Ladda upp och dela en länk i stället. LIKA GILTIGT i chatt som epost.
- Slipp förvirring om vilken version som gäller – den finns alltid i slutet av länken.
- Kom runt begränsningar över storleken på bilagor.
- Slut på att någon stackare ska behöva jämka samman flera personers motstridiga förändringar. I många fildelningsverktyg kan ni redigera online – samtidigt.
- Behåll kontrollen – En skickad bilaga kan du inte fånga in igen, vare sig du skickat den till fel person eller om omständigheterna ändras. En delad fil kan du alltid sluta dela.
- Översikt över vem som har tillgång till dina filer.
- Minska effekten av om hårddisken kraschar. Dina filer finns kvar i molnet.
- Många verktyg för fildelning kan du integrera i ditt mailprogram. Ännu enklare att göra rätt!
Tänk bara på:
- Var konsekvent med vilka verktyg som används för #fildelning – av dig själv och inom teamet.
- Men se till att använda proffsverktyg i tjänsten, inte konsumentverktyg – säkerhet, integritet och GDPR är viktiga för din arbetsgivare även om kanske inte för dig.
- Om du kan använda samma verktyg externt som internt blir livet enklare.
- Med bra fildelningstjänster kan du synkronisera lokala mappar till molnet. Du kan arbeta precis som vanligt och spara i mappar lokalt – som sedan synkroniseras till molnet.
- Riktigt bra fildelningstjänster synkroniserar inte ALLT mellan molnet och din hårddisk utan bara det du väljer att spara lokalt. Alltså kan stora filer och sådant du sällan behöver vila i molnet utan att ta plats på hårddisken.
- Nästan alla epost- och chattprogram har inbyggda funktioner för att skicka bilagor. De frestar med enkelhet för stunden, men leder till ineffektivitet i längden. Låt bli dem, helt enkelt.
- Det är lätt att falla tillbaka i gamla vanor, men ju mer konsekvent du är, desto enklare blir det i längden. Även om andra säkert kommer att gnälla i början.
(punkterna ovan är allmängiltiga, gör ingen större skillnad på vilka verktyg du använder)
Har jag missat något argument för att dela istället för att bilägga?
Någon där emot?
Har du några egna knep, favoritverktyg eller funktioner för att hantera filer effektivt?
Eller några härliga bloopers att berätta om?
Eller kanske exempel på när du verkligen haft nytta av att dela, inte bilägga?