Ett bra tag har det talats om det nya normala som väntade när vi skulle kunna börja återvända till kontoren när vaccinationerna förhoppningsvis pressat tillbaka pandemin så att vi kan börja leva lite mer som vanligt igen. Men de flesta har varit försiktiga med att försöka definiera vad det där nya normala egentligen skulle innebära. Jag började prata våren 2021 om att framtiden skulle bli hybrid och jag tror att de flesta nu är överens om just det.
Den digitala mognaden (inte tekniken) har tagit ett stort kliv under pandemins hemarbete
Illustration: Anna Malmsten
Före pandemin var den gängse uppfattningen att det inte gick att arbeta på distans, än mindre att samarbete. Trots att vi redan var många som gjorde det. För min del sedan 2008 ungefär. En av mina första tankar när alla andra blev hemskickade från kontoren våren 2020 var kanske inte särskilt medmänsklig eller kärleksfull: ”Äntligen kanske det blir slut på det där ifrågasättande Jaså du ”jobbar” hemma?” gärna med luftcitat runt jobbar. Som att arbete hemma var mindre värt än arbete på kontor. Inte på riktigt liksom.
Många var tvivlarna, alltså. Men nu har de flesta insett att det absolut gick att arbeta hemma. Kanske inte som vanligt. Kanske med en del nya utmaningar. Kanske de sociala aspekterna av arbetet blev lidande. Men det gick.
För många har det till och med gått över förväntan. Livspusslet blev lättare att lägga, produktiviteten gick upp (det finns statistik som bevisar det), pressen minskade och resultaten blev bättre just därför, miljön fick en andhämtningspaus, vi slapp pendlingens vedermödor och kostnader, och många höll sig friskare än på länge (bortsett från de stackare som drabbades av COVID-19 förstås).
Och vi har lärt oss en massa! Att mötas på distans, att sköta och planera vårt arbete själva, att överbrygga avstånd, att samarbeta på distans, att se bortom geografi när vi söker arbete, medarbetare eller specialister, bland annat.
Den digitala mognaden har tagit ett stort skutt, på bred front i arbetslivet.
Tekniken fanns sedan länge och vi var en hel del som redan var bekväma med den och hade ett digitalt mindset. Men nu har den breda massan i arbetslivet också sett möjligheterna och lärt sig att tänka bättre digitalt.
Det nya normala = hybridarbete
Illustration: Anna Malmsten
Egentligen skulle jag hellre kalla det flexibelt arbete eller arbete i distribuerade team, men för enkelhets skull använder jag samma uttryck som de flesta andra: hybrid.
Men vad innebär det då? I praktiken. Och varför?
Helt enkelt att vi ska vänta oss att varken sitta 100% tillsammans på kontoret eller 100% arbeta hemifrån utan någon sorts blandning, förmodligen dessutom varierande över tid och med variation i vem som arbetar var.
Vissa har lärt sig och ser stora fördelar med att arbeta hemma (eller någon annanstans ifrån) åtminstone några dagar i veckan. Andra kanske planerar var de arbetar efter vilka veckor de har barnen hos sig. Några (gärna många) väljer att arbeta hemma när de känner sig lite krassliga i stället för att gå till kontoret och antagligen smitta några kollegor. Ytterligare andra har upptäckt att distansarbete gör det möjligt för dem att arbeta fullvärdigt trots eventuella begränsningar i den egna rörligheten.
Men vi har också lärt oss hur vi kan engagera specialister på distans, vars kunskaper och erfarenhet vi gärna vill använda oss av men som inte kan komma till oss på plats av en eller annan bra anledning. Eller vi har insett att vi kan hinna med flera möten på olika långväga orter på samma dag om vi tar dem på distans. Förmiddagsmöte med Göteborg, eftermiddagsmöte med Stockholm och Luleå med avbrott för lunch hemma i Malmö, ungefär. Utan att behöva lägga tid på miljöbelastande resor. Vi har lärt oss att bättre utnyttja tid, erfarenhet och resurser genom att arbeta på distans.
Hybridarbete innebär att vi inte kan jobba på som vanligt, förstås
Hur vi arbetar tillsammans på kontor sitter i ryggmärgen på de flesta.
Att arbeta med alla på distans har de flesta lärt sig någorlunda (även om jag ibland fått intrycket av att många undermedvetet tänkt att det här jäkla hemarbetet är bara tillfälligt så vi behöver inte lära oss på riktigt att hantera det.)
Att arbeta, mötas och samarbeta när några är på plats och några på distans… ja då får vi tänka till!
Annars blir det lätt att vi får ett A-lag på kontoret och ett B-lag på distans, där uppdelningen enbart beror av var man väljer/kan arbeta, inte hur bra man arbetar eller vad man åstadkommer.
Det övergripande svaret är egentligen busenkelt och finns i de två första raderna i det här stycket:
För att hybridarbete ska fungera bra behöver vi tänka och designa ALLT för att fungera på distans & digitalt i första hand!
-
-
-
- Arbetet på plats sitter ju i ryggmärgen, eller hur? Så det är ju inget vi behöver tänka så mycket på.
- Om det fungerar på distans fungerar det även på kontoret
- Ofta bättre till och med, eftersom mycket av det vi tvingas att göra för att det ska fungera på distans är att göra så som vi hade bort göra redan på kontoret men kunnat smita undan eftersom vi kunde släta över skönhetsfläckarna på plats.
Praktiska exempel inom olika områden
”Tänka distans & digitalt” låter ju enkelt, men kan tyckas lite ospecifikt så låt oss ta några exempel inom olika områden.
Ledarskap
Jobba på att odla medarbetarnas motivation, sätt tydliga, motiverande mål tillsammans och följ upp dem ofta, och ge dem utrymme, verktyg och möjlighet att göra sitt bästa jobb. Glöm Micromanagement! (fast det borde vi avskaffat för länge sedan redan). Självgående medarbetare är toppen både på distans och på kontoret.
Möten
Som mötesledare (en roll som blir viktigare än någonsin) ska du fokusera på distansdeltagarna. De som finns i konferensrummet hänger med i alla fall. Tydligt syfte, agenda och alla de där grejerna som vi borde gjort redan för länge sedan. Och presentera för det digitala mötet i första hand (och projicera på skärmen i konferensrummet. Och/eller på de egna skärmarna hos deltagarna i konferensrummet eftersom jag starkt rekommenderar att ALLA är med i det digitala mötet, även om man råkar vara på plats). Annars har vi ju två möten samtidigt, ett i rummet och ett på nätet. ALLA måste vara med i åtminstone det ena mötet och det enda möte som alla kan vara med i är det digitala, eller hur?
Kommunikation
Om all kommunikation sker online för alla, blir det också på lika villkor för alla. Ingen behöver känna sig på undantag. Ett bra intranät, med bra sök och ett fördelat redaktionellt ansvar mår nog alla organisationer bra av att ha. Ännu bättre med ett socialt intranät som gör det lätt för alla att kommunicera med och publicera för varandra.
Kultur
Upplevd brist på rättvisa och öppenhet är ett gift för organisationen. Bara misstanken om att kontorsnärvaro favoriseras kan skapa dålig stämning och destruktiva beteenden. Därför blir det otroligt viktigt att inte ge någon som helst näring till sådana känslor. (Det gäller så klart all annan sorts favorisering också, förstås.)
Även här kan ett socialt intranät göra underverk i kombination med tydliga signaler från ledningen. Den öppenhet och transparens som kan skapas kan göra underverk för medarbetarnas motivation. Och motivation är ju bara ett annat ord för frivillig ansträngning. Läs gärna Insikt: Distanssamarbetet var motorn bakom mitt engagemang under min tid på IBM
Samarbete
Redan när man börjar arbeta med kontorslandskap utan fasta platser tappar man den naturliga samlingsplatsen för teamet, än mer när man arbetar aktivitetsbaserat (alltså långt före COVID19). För att samarbetet ska fungera smidigt behöver man en alternativ, digital, samlingsplats för teamet (även om alltför få verkar ha tagit det steget). Den enda skillnaden vid hybridarbete blir då att medarbetarna ansluter till denna digitala samlingsplats från någonstans utanför kontoret. Faktum är att hybridarbete lika gärna skulle kunna kallas aktivitetsbaserat arbete som inte begränsas av kontorets ytterväggar.
Alltså, om man nu tar tag i sådant som fillagring, team-chattar och andra verktyg – både vad gäller teknik och arbetssätt – blir även arbetet på kontoret bättre strukturerat och smidigare.
Processer
Många processer är fortfarande datoriserade kopior av gamla pappersprocesser. Många har länge behövts ses över. Nu blir det än viktigare att göra det. Och kanske att då börja med att utgå från syftet med processen och tänka ut hur man kan nå syftet med digitala medel, inte hur man kan digitalisera nuvarande flöden. Lika bra att försöka utgå från mobilanvändning när vi ändå är igång, eller hur? Dags att digitalisera på riktigt! Ingen nackdel för någon på kontoret här heller, eller hur?
System
Våra system har ju ofta skapats för att stödja våra processer, så resonemanget kring processer kan ju överföras hit. Som en spegling av resonemangen ovan kring ledarskap och kultur kan vi ju passa på att våra system förändras från att styra medarbetarna och sammanställa rapporter till att förenkla för medarbetarna att göra sitt arbete och utveckla sin förmåga att göra sitt bästa och följa med i utvecklingen. Eller?
Hur tänker du kring hybridarbete i allmänhet eller mina exempel ovan? Skriv gärna en kommentar.
Fler inlägg på temat hittar du här:
Hybridarbete
Sociala intranät
Att värdera och belöna prestationer i hybrid- eller distansorganisationer
Hybrid, Ledarskap, Målstyrning, OrganisationskulturBild av Stephen Dawson från Unsplash
Knappt hade vi lärt oss att hantera digitala möten förrän vi skulle hantera hybridmöten med några på plats och andra på distans.
Men distans- och hybridarbete är ju inte bara en fråga om att hantera möten. Vi ska ju hantera medarbetare också – och deras prestationer.
Eller hur?
Återtåg eller uttåg?
För vad händer om de som arbetar helt eller delvis på distans börjar känna att deras kollegor som hovrar på kontoret verkar premieras vad gäller uppskattning, lön och befordran – utan att de åstadkommer ett dugg mer eller bättre? Det ”bästa” som då kan hända är att de också börjar hänga på kontoret… av fel anledning. Det sämsta är väl att de tappar motivationen eller ger sig av till andra som värderar deras prestationer högre, oavsett var de presterar?
(Det ”bästa” förresten. Vill vi ha en massa människor som hänger på kontoret för att synas och se upptagna ut fastän de egentligen hade kunnat prestera mycket bättre någon annanstans och dessutom sluppit slösa sin tid och belasta allas vår miljö för att motvilligt pendla i onödan till kontoret som egentligen inte behövs – för dem?)
Prestation eller närvaro?
Tsedal Neely, Professor vid Harvard Business School
Den dagen medarbetarna upplever att närvaro och/eller skenbar upptagenhet premieras över prestation och resultat, den dagen börjar utförsbacken för verksamheten. Detta var en av de aspekter av att få Hybridarbetet att fungera som Harvardprofessorn Tsedal Neeley nämnde i en HBR Ideacast som jag skrivit om tidigare: Få hybridarbetet att fungera. Hellre nu än senare.
Vad menar jag med ”premieras”?
”Premieras” kan betyda många saker. Till att börja med, de uppenbara som löneutveckling och befordran, men det finns ju mycket annat som vem som engageras i spännande eller stimulerande projekt, vem ledningen behandlar som experter på olika områden, urval till kurser och events etc. Du kan säkert komma på fler. Nämn gärna i en kommentar.
En bra start är att fokusera på outcome, inte input
Alla är vi väl överens om att det som är viktigt är vad vi åstadkommer, inte hur många timmar vi lägger ner på att åstadkomma det? Om vi når våra mål och får ”kontorstid” över är det väl bättre än om vi bara kan nå dem med en massa övertidstimmar? Förutsatt att de är förnuftigt definierade, förstås. Effektivitet och produktivitet brukar vara något vi eftersträvar, väl? Hur kommer det sig då att vi så ofta talar beundrande om de hårt arbetande? Är det inte bättre att arbeta smart?
Det mest idiotiska jag har hört inom ämnet under senare år är de organisationer som installerat program på medarbetarnas datorer som registrerar hur aktiva de är vid tangentbordet. Givetvis har smarta medarbetare skapat robotar som fejkar tangenttryckningar och därför ser extremt upptagna ut. Eller som den som använde mailens möjlighet att schemalägga utgående epost så att det såg ut som att hen jobbade och skickade epost nästan dygnet runt. Snacka om tecken på en felaktig kultur!
Nästa steg är att sätta mål som är platsoberoende
Från att fokusera på outcome borde steget inte vara långt att formulera mål som är oberoende av plats. Om en säljare når sin säljbudget och har bra kundrelationer borde det väl kvitta om hen gör det hemifrån, från kontoret eller från poolkanten? Huvudsaken är väl att målen nås? (så länge det sker på ett schysst sätt, så klart). Eller om någon annan arrangerar ett event vid köksbordet, cafébordet eller skrivbordet? Så länge eventet blir lyckat och håller budget, i alla fall.
Tredje steget blir att mäta resultat på ett platsneutralt sätt
När vi väl satt målen blir nästa uppgift att mäta resultaten. Även i det sammanhanget behöver vi göra det på sätt som är oberoende av var resultaten nås. Sätt som varierar med roll och mål, så klart. För att återgå till den där säljaren bör vi väl mäta försäljningssiffror och inte fysiska säljbesök, till exempel. Kanske kompletterat med något mått på kundnöjdhet. Att säga ”ok, vi mäter inte kundbesök, men antal kundkontakter” kanske låter bra men personligen betvivlar jag att det är en bra idé. Det skulle ju kräva att vi mätte kundkontakter i alla möjliga digitala kanaler (man vet ju inte alltid vilken kanal kunden föredrar att interagera via – WhatsApp kanske?) eller en befängd rapporteringsapparat som bara skapade extra jobb utan ökat värde.
Ett riktigt radikalt förslag
Prithwiraj Choudry, Associate Professor vid Harvard Business School
En annan Harvardprofessor, Prithwiraj Choudry, föreslog en radikal metod. ”Så länge högsta ledningen finns på kontoret kommer karriäristerna att flockas dit i förhoppningen att få lite ”facetime” med dem för att främja sin synlighet och karriär. Den enkla lösningen på det är att äv en högsta ledningen jobbar på distans. Då finns där ingen att flockas kring.”
Hur tänker du kring målstyrning, prestationer och befordringsgång i distans- och hybridorganisationer?
Skriv gärna en kommentar.
Spotlight – smart doldis i Zoom
Digitala möten, Hybrid, Jobba Bättre DigitaltSå här hanterar du Spotlight
Henrik och Sara i spotlight
Du vet hur många mötesprogram ofta visar den som talar i större bild (beroende på inställningarna)? Vid stora möten kan det bli lite stökigt, särskilt om deltagarna har halvtaskig mikrofondisciplin. Det är illa nog med störande bakgrundsljud eller hostningar och harklingar. Om bilden dessutom växlar blir det ännu jobbigare.
plus Ulrika
Välj Spotlight for Everyone för den första personen.
Använd Spotlight till…
🟠Paneldiskussion
och Helen
🟠Frågestund
🟠Förtydliga talarordningen
🟠Fler förslag?
För deltagare motsvaras Spotlight av Pin, men då bara för den egna skärmen
”Distansarbete är bara för vissa, inte för mig.” Eller?
Distansarbete - Distribuerade team, Jobba Bättre DigitaltDet kanske inte är alla förunnat att kunna sköta sitt arbete från beachen…
Är distansarbete en lyx som bara är vissa förunnad?
Tyvärr ligger det något i det. Det är bara att gå till butiken, göra en resa eller besöka sjukvården eller en fabrik för att bli påmind om att alla arbeten inte är lika lämpade för att göras på distans som andra.
Men vi som har arbeten som passar för distansarbete vill ju gärna utnyttja den möjligheten. Vi vill ju inte i onödan försvåra läggandet av livspusslet, smitta (eller bli smittad av) kollegor eller medresenärer, bli mindre produktiva eller belasta miljön och hushållsekonomin med onödiga resor, för pendling, möten, konferenser eller utbildningar. Så pass att det just nu tydligen cirkulerar protestlistor bland personalen både på Apple i USA och HM i Sverige mot företagens strävan att tvinga tillbaka medarbetarna till kontoren i en eller annan utsträckning och form.
Skapar distansarbetet ett nytt ”Vi mot dem”?
Risken blir ju uppenbar, eller hur. När vissa kan medan andra inte kan arbeta på ett sätt som passar livet bättre och minskar stressen.
Kanske du också har läst hur diskussioner uppstått i Kalifornien om att anställda vars löner tidigare satts för att att kompensera de skyhöga kostnaderna runt Silicon Valley nu riskerar att få sina löner sänkta om de framhärdar med att arbeta på distans från platser med lägre kostnader. Vad som är rätt eller fel i det fallet håller jag mig ifrån, men vi kan ju bara fundera ett ögonblick på hur vilka känslor det skulle kunna skapa hos medarbetare vars roll kräver närvaro i Silicon Valley ifall de andra kan flytta till bättre och billigare leverne men ändå behålla sina Kalifornienlöner.
Eller, hur ska vi hantera ifall två personer gör motsvarande jobb, på distans, den ena i ett högkostnadsland och den andra i ett lågkostnadsland. Vad avgör hur mycket de får betalt? Nyttan de gör för företaget eller den lokala lönebilden? Eller konkurrensen om talanger?
Vad kan vi göra?
Jag överlåter de stora frågorna jag nämnde ovan till arbetsmarknadens parter och fokuserar istället på några andra aspekter:
Distansarbete = Hemarbete?
I mitt nyhetsbrev på LinkedIn 23 juni 2022 förde jag fram tankar kring om distansarbete verkligen måste innebära att vi arbetar hemifrån. Varför skulle inte möjligheterna att sköta arbetet från någon annanstans än skrivbordet på kontoret inte kunna innebära att vi flyttar det ut i verksamheten, närmre ”Sanningens ögonblick”. Att det administrativa arbetet kommer ut på golvet, mitt där det är action. Bland maskiner, kunder, klienter, handläggare, vårdande personal och de andra som ofta klagat på bristen på verklighetskontakt bland ”kontorsmänniskorna”.
Vad skulle inte det kunna innebära i form av reducerad byråkrati, mer verklighetsnära processer och system och – viktigt i blogginläggets sammanhang – minskade avstånd mellan medarbetare med olika typer av roller.
Leta upp distansarbete även för dem på plats
I ett tidigare inlägg här, Få hybridarbetet att fungera. Hellre nu än senare, refererade jag till Harvardprofessorn Tsedal Neeley som bland annat tog upp vikten av rättvisa. Som ett sätt att minska känslan av orättvisa tog hon upp hur man bör sträva efter att, för de vars arbete kräver närvaro på en viss plats, anstränga sig rejält för att identifiera delar som ändå skulle kunna göras på distans. Kanske utbildning, kanske någon administrativ uppgift, rapportering…ja VAD SOM HELST! Bara något som utan större svårighet går att göra på en annan plats än den vanliga arbetsplatsen.
❓Hur tänker du?
Digitala möten – är de egentligen svårare eller är svårigheterna bara andra än de vi vant oss vid i konferensrummet?
Digitala möten, Digitalt samarbeteÄr möten i konferensrummet så problemfria som vi mindes dem?
Under de senaste två årens hemarbete har det ofta gnällts friskt över svårigheterna med digitala möten: mik på/av, kamera på/av, skärmdelning, uppkoppling och så vidare. Det verkar som om gammaldags möten var helt smidiga och problemfria. Men var de det?
När många nu återvänt till kontoren, åtminstone delvis, misstänker jag att en del vaknar upp ur sin minnesförlust. För ibland har det verkar som om vi drabbats av kollektiv minnesförlust vad gäller utmaningarna med att arbeta och ha möten på kontoret.
Låt mig ge några exempel från min egen erfarenhet:
Känner du igen någon av punkterna? Några? Alla?
För min del är svaret: Alla! Inte bara en gång.
Men digitala möten då? Menar jag att de är problemfria?
Inte alls. Visst finns det utmaningar även med digitala möten. Nya utmaningar som kräver nya lösningar, upplärning och kanske att vi tänker lite annorlunda. För den stora skillnaden är att de gamla problemen jag listade ovan är just gamla problem där vi redan har beprövade lösningar på det mesta:
För att hantera utmaningarna med digitala möten tvingas vi däremot lära nytt, anpassa oss, testa och riskera att misslyckas. Därför tycker vi att de är jobbiga.
Nya utmaningar. Nya, obekanta, lösningar.
Digitala möten: Nya problem – OK, men också nya möjligheter!
Punkterna 1-6 reduceras till nästan ingenting för digitala möten:
Punkt 7-9 – projektorstrulet – ersätter vi med att vi ska lära oss att dela skärm och att ge rätt deltagare tillåtelse att göra det
Punkt 10-16 (samtliga) löser vi genom att använda digitala whiteboards eller verktyg som till exempel Svava
Känner du igen min lista över mötes-strul? Något jag har glömt?
Hur resonerar du kring knepigheterna med digitala möten i förhållande till de möjligheter och förenklingar de medför?
Om du är nyfiken på hur vi kan skapa bättre digitala möten är jag värd för en rad spännande nätverksträffar under 2022 som du kan läsa om och anmäla dig till här:
Bra mål är M.A.K.T.
Motiverande MålstyrningPresentera som Hollywood gör film
Digitala möten, Jobba Bättre DigitaltDu kan inte övertyga den som sover, eller kollar mailen, eller Insta, eller…
Nr 3, Golden Retrievern, är din publik vid digitala möten
Distraktionerna är många och enkla att kasta sig in i, och ”vem märker väl om jag bara gör något annat en liten stund?”
Om tråkiga presentationer var ett gissel redan före C19 så har de digitala mötena gjort dem till rena katastrofen.
Istället för att deltagarna bara blir uttråkade och kanske zoomar ut kan de nu enkelt börja göra något helt annat. Dessutom blir det mycket svårare att se vilka som är med och vilka du har förlorat, särskilt om de inte har kameran på.
Omväxling, förändring och något nytt
Länge har jag predikat att det absolut viktigaste för att inte misslyckas med digitala presentationer är ett ständigt flöde av omväxling. Om en lång presentation med massor av bilder var tråkig i konferensrummet är den rena döden på skärmen. Döden för åhörarnas engagemang och uppmärksamhet liksom för budskapets effekt. Det gäller att hålla deltagarna engagerade HELA tiden.
Gör som Hollywood, introducera något nytt var 6:e till 7:e minut.
När jag lyssnade på Linda Björcks LinkedInpodden, Nr 170 (!!!) – ”Därför ska du använda video på LinkedIn” nämnde Helene Åberg från Stockholm Pixelhouse att vi kunde lära oss av hur Hollywood gör filmer. Tydligen är tumregeln att introducera något nytt med 6-7 minuters mellanrum. En ny scen, en ny karaktär, en överraskande twist på storyn till exempel. För de har lärt sig av erfarenhet att efter den tiden tappar publiken fokus. Det duger nog som tumregel även för oss som presenterar i digitala möten.
Vilken sorts omväxling kan vi arbeta med i digitala möten då?
Listan är lång, men här kommer några förslag. Lägg gärna till dina egna i en kommentar.
Lycka till sedan med att trollbinda dina åhörare!
Bidra gärna med dina egna förslag eller erfarenheter i en kommentar nedan.
Stöp om statusmötet!
Digitala möten, Jobba Bättre Digitalt, LedarskapOtroligt spännande möte. Eller? Bild av Mark Hillary på Flickr.
Du som läst mina tidigare inlägg har haft många chanser att notera att statusmöten är min favorittyp av möten att racka ner på. Men varför då?
Innan jag går in på de båda punkterna ska jag bara förtydliga förloppet på det typiska statusmöte som jag rackar ned på, för att undvika missförstånd. De statusmöten (ibland kallade avstämningsmöten) som jag vänder mig mot brukar karaktäriseras av:
Känner du igen dig?
Statusmötet som slöseri med tid
Den ende som statusmötet möjligen är effektivt för är chefen – kanske. Hela teamet samlat vid samma tillfälle och en möjlighet att kommunicera med alla samtidigt. Men behövs ett statusmöte för det? Det kan man väl göra utan att behöva rapportera status, en i taget?
För alla andra är statusmötet ett gigantiskt slöseri med tid! Hur ofta uppstår det där lärandet eller den där synkroniseringen egentligen? Sällan, eller hur? Men när det väl händer skiftar mötet helt karaktär och blir intressant, eller hur?
Du sitter där och lyssnar på hur någon rapporterar något till chefen, något som är fullkomligt irrelevant för din del av verksamheten. I stället för att vara produktiv och åstadkomma något. Vad hade alla ni deltagare kunnat göra för nytta istället under samma tid?
En timme per deltagare (gissar jag), en gång per vecka. Det blir många timmar.
Dessutom, eftersom statusmötena är utspridda över tid, måste alla deltagare förbereda sig, fräscha upp minnet kring vad som åstadkommits sedan sist och sammanställa det – vilket tar tid, förstås. Tid som kunnat användas till något produktivt.
Det demotiverande statusmötet
Förmodligen är det tänkt att rapporterande inför övriga ska bidra till att medarbetarna ska prestera bättre, antingen för att få glänsa inför övriga eller för att slippa skämmas. Morot eller piska, alltså. = stenåldersmotivation, alltså. Den som inte redan gör sitt bästa i teamet, för de uppsatta målens skull och för teamets bästa, tror någon på allvar att de anstränger sig extra för att slippa schavottera i statusmötet? Och de som ligger bra till, är det ett resultat av ansträngningar att få glänsa på statusmötet? Jag tillåter mig att betvivla det.
Snarare blir det så att de som har negativa avvikelser att rapportera bara mår dåligt och bryts ner efter hand ifall det fortsätter och de som har positiva avvikelser blir uttråkade av att sitta och slölyssna på alla ”losers” i väntan på sin tur och dessutom lätt kan bli nonchalanta för att allt går deras väg.
Lösningen: Separera själva rapporterandet från mötet – som kan kortas eller användas till något bättre
Min lösning är enkel:
HUR man gör det finns det mängder av lösningar för som jag inte tänker gå in på i detalj. Det kan variera från ett gemensamt Excelark alla kan uppdatera online, via någon sorts kanban-plattform, eller bloggande och kommenterande till någon sorts dedicerat projektstyrningssystem. Men principerna är enkla:
Tror du också att ett sådant möte blir mer givande, mer engagerande och mer utvecklande att vara med på?
Hur har ni lyckats göra något bättre än det traditionella, tråkiga, destruktiva statusmötet?
1 tips som löser ALLA utmaningar med det nya – hybrida – normala
Distansarbete - Distribuerade team, Hybrid, Jobba Bättre DigitaltEtt bra tag har det talats om det nya normala som väntade när vi skulle kunna börja återvända till kontoren när vaccinationerna förhoppningsvis pressat tillbaka pandemin så att vi kan börja leva lite mer som vanligt igen. Men de flesta har varit försiktiga med att försöka definiera vad det där nya normala egentligen skulle innebära. Jag började prata våren 2021 om att framtiden skulle bli hybrid och jag tror att de flesta nu är överens om just det.
Den digitala mognaden (inte tekniken) har tagit ett stort kliv under pandemins hemarbete
Illustration: Anna Malmsten
Före pandemin var den gängse uppfattningen att det inte gick att arbeta på distans, än mindre att samarbete. Trots att vi redan var många som gjorde det. För min del sedan 2008 ungefär. En av mina första tankar när alla andra blev hemskickade från kontoren våren 2020 var kanske inte särskilt medmänsklig eller kärleksfull: ”Äntligen kanske det blir slut på det där ifrågasättande Jaså du ”jobbar” hemma?” gärna med luftcitat runt jobbar. Som att arbete hemma var mindre värt än arbete på kontor. Inte på riktigt liksom.
Många var tvivlarna, alltså. Men nu har de flesta insett att det absolut gick att arbeta hemma. Kanske inte som vanligt. Kanske med en del nya utmaningar. Kanske de sociala aspekterna av arbetet blev lidande. Men det gick.
För många har det till och med gått över förväntan. Livspusslet blev lättare att lägga, produktiviteten gick upp (det finns statistik som bevisar det), pressen minskade och resultaten blev bättre just därför, miljön fick en andhämtningspaus, vi slapp pendlingens vedermödor och kostnader, och många höll sig friskare än på länge (bortsett från de stackare som drabbades av COVID-19 förstås).
Och vi har lärt oss en massa! Att mötas på distans, att sköta och planera vårt arbete själva, att överbrygga avstånd, att samarbeta på distans, att se bortom geografi när vi söker arbete, medarbetare eller specialister, bland annat.
Tekniken fanns sedan länge och vi var en hel del som redan var bekväma med den och hade ett digitalt mindset. Men nu har den breda massan i arbetslivet också sett möjligheterna och lärt sig att tänka bättre digitalt.
Det nya normala = hybridarbete
Illustration: Anna Malmsten
Egentligen skulle jag hellre kalla det flexibelt arbete eller arbete i distribuerade team, men för enkelhets skull använder jag samma uttryck som de flesta andra: hybrid.
Men vad innebär det då? I praktiken. Och varför?
Helt enkelt att vi ska vänta oss att varken sitta 100% tillsammans på kontoret eller 100% arbeta hemifrån utan någon sorts blandning, förmodligen dessutom varierande över tid och med variation i vem som arbetar var.
Vissa har lärt sig och ser stora fördelar med att arbeta hemma (eller någon annanstans ifrån) åtminstone några dagar i veckan. Andra kanske planerar var de arbetar efter vilka veckor de har barnen hos sig. Några (gärna många) väljer att arbeta hemma när de känner sig lite krassliga i stället för att gå till kontoret och antagligen smitta några kollegor. Ytterligare andra har upptäckt att distansarbete gör det möjligt för dem att arbeta fullvärdigt trots eventuella begränsningar i den egna rörligheten.
Men vi har också lärt oss hur vi kan engagera specialister på distans, vars kunskaper och erfarenhet vi gärna vill använda oss av men som inte kan komma till oss på plats av en eller annan bra anledning. Eller vi har insett att vi kan hinna med flera möten på olika långväga orter på samma dag om vi tar dem på distans. Förmiddagsmöte med Göteborg, eftermiddagsmöte med Stockholm och Luleå med avbrott för lunch hemma i Malmö, ungefär. Utan att behöva lägga tid på miljöbelastande resor. Vi har lärt oss att bättre utnyttja tid, erfarenhet och resurser genom att arbeta på distans.
Hybridarbete innebär att vi inte kan jobba på som vanligt, förstås
Hur vi arbetar tillsammans på kontor sitter i ryggmärgen på de flesta.
Att arbeta med alla på distans har de flesta lärt sig någorlunda (även om jag ibland fått intrycket av att många undermedvetet tänkt att det här jäkla hemarbetet är bara tillfälligt så vi behöver inte lära oss på riktigt att hantera det.)
Att arbeta, mötas och samarbeta när några är på plats och några på distans… ja då får vi tänka till!
Annars blir det lätt att vi får ett A-lag på kontoret och ett B-lag på distans, där uppdelningen enbart beror av var man väljer/kan arbeta, inte hur bra man arbetar eller vad man åstadkommer.
Det övergripande svaret är egentligen busenkelt och finns i de två första raderna i det här stycket:
För att hybridarbete ska fungera bra behöver vi tänka och designa ALLT för att fungera på distans & digitalt i första hand!
Praktiska exempel inom olika områden
”Tänka distans & digitalt” låter ju enkelt, men kan tyckas lite ospecifikt så låt oss ta några exempel inom olika områden.
Ledarskap
Jobba på att odla medarbetarnas motivation, sätt tydliga, motiverande mål tillsammans och följ upp dem ofta, och ge dem utrymme, verktyg och möjlighet att göra sitt bästa jobb. Glöm Micromanagement! (fast det borde vi avskaffat för länge sedan redan). Självgående medarbetare är toppen både på distans och på kontoret.
Möten
Som mötesledare (en roll som blir viktigare än någonsin) ska du fokusera på distansdeltagarna. De som finns i konferensrummet hänger med i alla fall. Tydligt syfte, agenda och alla de där grejerna som vi borde gjort redan för länge sedan. Och presentera för det digitala mötet i första hand (och projicera på skärmen i konferensrummet. Och/eller på de egna skärmarna hos deltagarna i konferensrummet eftersom jag starkt rekommenderar att ALLA är med i det digitala mötet, även om man råkar vara på plats). Annars har vi ju två möten samtidigt, ett i rummet och ett på nätet. ALLA måste vara med i åtminstone det ena mötet och det enda möte som alla kan vara med i är det digitala, eller hur?
Kommunikation
Om all kommunikation sker online för alla, blir det också på lika villkor för alla. Ingen behöver känna sig på undantag. Ett bra intranät, med bra sök och ett fördelat redaktionellt ansvar mår nog alla organisationer bra av att ha. Ännu bättre med ett socialt intranät som gör det lätt för alla att kommunicera med och publicera för varandra.
Kultur
Upplevd brist på rättvisa och öppenhet är ett gift för organisationen. Bara misstanken om att kontorsnärvaro favoriseras kan skapa dålig stämning och destruktiva beteenden. Därför blir det otroligt viktigt att inte ge någon som helst näring till sådana känslor. (Det gäller så klart all annan sorts favorisering också, förstås.)
Även här kan ett socialt intranät göra underverk i kombination med tydliga signaler från ledningen. Den öppenhet och transparens som kan skapas kan göra underverk för medarbetarnas motivation. Och motivation är ju bara ett annat ord för frivillig ansträngning. Läs gärna Insikt: Distanssamarbetet var motorn bakom mitt engagemang under min tid på IBM
Samarbete
Redan när man börjar arbeta med kontorslandskap utan fasta platser tappar man den naturliga samlingsplatsen för teamet, än mer när man arbetar aktivitetsbaserat (alltså långt före COVID19). För att samarbetet ska fungera smidigt behöver man en alternativ, digital, samlingsplats för teamet (även om alltför få verkar ha tagit det steget). Den enda skillnaden vid hybridarbete blir då att medarbetarna ansluter till denna digitala samlingsplats från någonstans utanför kontoret. Faktum är att hybridarbete lika gärna skulle kunna kallas aktivitetsbaserat arbete som inte begränsas av kontorets ytterväggar.
Alltså, om man nu tar tag i sådant som fillagring, team-chattar och andra verktyg – både vad gäller teknik och arbetssätt – blir även arbetet på kontoret bättre strukturerat och smidigare.
Processer
Många processer är fortfarande datoriserade kopior av gamla pappersprocesser. Många har länge behövts ses över. Nu blir det än viktigare att göra det. Och kanske att då börja med att utgå från syftet med processen och tänka ut hur man kan nå syftet med digitala medel, inte hur man kan digitalisera nuvarande flöden. Lika bra att försöka utgå från mobilanvändning när vi ändå är igång, eller hur? Dags att digitalisera på riktigt! Ingen nackdel för någon på kontoret här heller, eller hur?
System
Våra system har ju ofta skapats för att stödja våra processer, så resonemanget kring processer kan ju överföras hit. Som en spegling av resonemangen ovan kring ledarskap och kultur kan vi ju passa på att våra system förändras från att styra medarbetarna och sammanställa rapporter till att förenkla för medarbetarna att göra sitt arbete och utveckla sin förmåga att göra sitt bästa och följa med i utvecklingen. Eller?
Hur tänker du kring hybridarbete i allmänhet eller mina exempel ovan? Skriv gärna en kommentar.
Fler inlägg på temat hittar du här:
Hybridarbete
Sociala intranät
Fisken ruttnar från huvudet. Organisationer också.
Konsultliv, Ledarskap, OrganisationskulturOm du ser vatten på golvet, leta efter läckan i taket påstod någon att man säger i Vietnam.
Det är inte bara fiskar som ruttnar från huvudet. Det gäller organisationer också säger konsult-Peter. De ”små” medarbetarna skapar sällan de stora problemen.
De stora problemens ursprung hittar man uppåt i hierarkin
Efter några decennier i arbetslivet, varav många år som konsult med inblick i en lång rad organisationer är min reflexreaktion inför problem att söka mig uppåt i hierarkin, inte nedåt. Det är få personer på golvet som har så stort inflytande att de kan skapa stora problem. Men vänder man blicken uppåt så….
Bland alla möjliga och omöjliga sätt som ledningspersoner kan skapa problem skulle jag vilja nämna några av mina favoritdumheter. Vad säger du om:
Har du några andra favoritdumheter inom arbetslivet att dela med dig av?
Eller har du några uppmuntrande, bra exempel?
Slipp skamvrå och dålig stämning i mötet – undvik sen ankomst
Digitala möten, Jobba Bättre Digitalt, Organisationskultur, ProduktivitetVem vill stå i skamvrån för sen ankomst?
Problemet med sen ankomst till möten har alltid funnits. Orsakerna verkar variera från otur och plötsliga förhinder, via att andra fyller våra kalendrar med dåligt planerade möten till ren nonchalans och ”Jag, MITT och MIN TID är viktigare än du, ditt och din tid”.
På senare tid verkar det ha blivit ännu vanligare genom de digitala mötena, särskilt som vi tenderar att planera nästa möte att starta vid exakt samma klockslag som det förra planeras sluta. Som om vi inte behövde tid att ställa om hjärnan mellan möten och att allting alltid skulle fungera smidigt med tekniken. Bara att öppna kalendern/mailet och börja leta efter länken vid starttiden för mötet kommer automatiskt att göra så att du kommer några minuter sent.
Tips för dig som deltagare
Här kommer några enkla tips för dig som deltagare. Har du andra tips är du välkommen att dela med dig av dem i en kommentar.
Tips för dig som leder möten
För dig som värd varierar metoderna från diskreta till drastiska. Anpassa efter omständigheterna.
Har du några egna, andra favoriter att dela med dig av?